presentation d'un nouveau collaborateur

Mail pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Mis à jour le 4 janvier 2023

L’entreprise s’enrichit prochainement d’un nouveau collaborateur ? Pour l’accueillir de la meilleure façon possible et pour optimiser son intégration dans l’entreprise, avertir les salariés de cette arrivée est une excellente initiative. Ces derniers sauront alors comment il se prénomme, mais aussi quel est son parcours et dans quelle équipe on peut le trouver. L’envoi d’un mail de présentation est un bon outil pour faire cet exercice. Bien qu’il existe également d’autres moyens pour l’annoncer. Quand envoyer un mail pour présenter un nouveau salarié ? Quels sont les outils à préférer pour réaliser cette annonce ? Découvrez toutes nos réponses, mais aussi 2 modèles de mail gratuits pour vous inspirer.

Modèle de mail pour annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié

Vous êtes en panne d’inspiration sur le contenu d’un message visant à présenter l’intégration prochaine d’un talent dans l’entreprise ? Nous vous proposons 2 modèles de mail simples et efficaces pour vous aider. 

Ces exemples sont personnalisables.

Modèle de mail manager pour annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié :

Téléchargez notre modèle de mail RH pour annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié en format word. 

Notre conseil  : formulez un objet de mail attractif qui donne envie de vous lire.

Pourquoi envoyer un mail de présentation d’un nouveau collaborateur ?

Une nouvelle recrue va bientôt intégrer votre équipe, vous devez à présent lui réserver le meilleur accueil possible . 

L’information des arrivées dans l’entreprise doit être une étape de l’ onboarding . Au même titre que l’envoi d’un welcome pack ou de la remise d’un livret d’accueil d’entreprise .

Au-delà du signal fort envoyé aux salariés en poste que l’entreprise s’enrichit d’une nouvelle compétence, le mail de présentation d’un nouveau collaborateur aide à son identification au sein de la société. On sait tout de suite qui il est, dans quelle équipe il va travailler et sur quel poste.

Créant ainsi des effets bénéfiques pour tous :

• Pour le nouveau salarié : une intégration facilitée dans l’entreprise dès le premier jour.
• L’envoi d’un signal fort en interne que l’entreprise est capable d’attirer de nouveaux talents.
• La création d’un sentiment d’appartenance accélérée permettant de sécuriser le recrutement.

Quand envoyer un mail pour présenter un nouveau collaborateur ?  

Annoncer l’arrivée prochaine d’un collaborateur est un exercice délicat. Une annonce trop anticipée ou trop tardive risque de ne pas être suivie d’effets.

En réalité, il existe 2 moments adéquats pour envoyer ce type de message :

• La semaine de l’arrivée du collaborateur .
• Le jour même .

C’est pourquoi, vous pouvez parfaitement doubler les envois. C’est-à-dire, envoyer un mail détaillé annonçant l’intégration prochaine d’un salarié. Puis, le Jour J, rappeler plus brièvement son arrivée afin de lui réserver le meilleur accueil. 

Qui peut présenter le nouveau collaborateur à l’entreprise ?

En matière de recrutement, c’est généralement au service des ressources humaines qu’il incombe la tâche d’annoncer les arrivées.

Mais la règle n’est pas figée dans le marbre. Le PDG de l’entreprise , le manager du nouveau collaborateur, ou tout autre personne qui est légitime de procéder à cette annonce peut l’entreprendre.

Créez une trame de fiche profil pour faciliter l’onboarding

Vous pouvez faire un modèle général de trame de fiche profil nouveau collaborateur au format Word ou Excel. Puis, pour chaque arrivée dans l’entreprise, « enregistrez-la sous » et nommez précisément le document en précisant l’identité du nouveau et la date d’arrivée dans les locaux. 

Par exemple, Fiche profil de [Prénom Nom] du [Date]. Ainsi, vous ne perdrez pas votre modèle initial sur votre ordinateur et pourrez toujours partir de celui-ci avant de personnaliser le document.

Votre trame de travail peut par exemple préciser :

• Le nom et le prénom du nouveau.
• L’équipe ou le service qu’il va intégrer.
• Le nom de son manager direct.
• Sa date d’arrivée effective dans les locaux.
• Le type de contrat (CDD ou CDI).
• Son parcours professionnel.
• Son dernier poste.

Variez les moyens pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Le mail est l’outil de travail traditionnel utilisé pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Mais il peut être remplacé par d’autres outils de communication tout aussi performants, utilisés dans l’entreprise. 

Via l’outil de messagerie instantanée (Slack, Teams…)

Pour éviter d’alourdir les boites mails, les entreprises se dotent de messageries instantanées comme Slack ou Teams. 

Elles peuvent servir de canal d’information pour l’entreprise, y compris pour annoncer l’arrivée d’une nouvelle recrue. D’autant plus, si une chaîne « Infos RH  » existe. 

Le message sera alors plus court qu’un mail traditionnel.

Téléchargez notre exemple Figaro Recruteur pour l’arrivée d’un nouveau collaborateur au format pptx. 

Via LinkedIn, pour soigner votre marque employeur

Annoncer qu’une entreprise recrute est toujours un important signal de pérennité et de croissance. 

En publiant un post sur les recrutements, le réseau social professionnel LinkedIn permet de véhiculer une marque employeur plus forte . Elle renforce ainsi son attractivité auprès de potentiels candidats.

Ce type de message doit s’inscrire dans un plan de recrutement global.

À noter  : vous pouvez aussi faire cette annonce sur les réseaux sociaux de l’entreprise et sur son site corporate.

Via l’organisation d’un petit-déjeuner d’arrivée

Un petit-déjeuner d’arrivée convivial est un excellent moyen d’intégrer efficacement une nouvelle recrue dans la société. Il permet à tous de s’identifier et d’échanger de manière informelle entre collègues.

Il ne doit cependant pas effacer totalement l’envoi d’un mail de bienvenue, car généralement toute l’entreprise n’est pas conviée à ce type d’événement.

Via une visite des bureaux et des points informels

Organiser une visite des bureaux de certains collaborateurs avec qui le nouveau salarié aura l’occasion de travailler est une étape importante dans son onboarding. C’est le moment idéal pour qu’il se présente et pour lui souhaiter la bienvenue dans l’entreprise.

Lorsque les enjeux de travail sont importants, il est aussi possible de prévoir des points informels en one to one pour approfondir les échanges.  

Bon à savoir  : si vous soulez sortir des sentiers battus en matière de présentation d’un nouveau dans l’entreprise, vous pouvez aussi réaliser une courte vidéo de lui et la joindre dans un message. 

Le mail de présentation d’un nouveau collaborateur est une étape fondamentale dans le parcours d’intégration de ce dernier. Il ne doit pas être négligé pour permettre aux salariés en poste de lui réserver le meilleur accueil possible. Par la même occasion, pour renforcer son sentiment d’appartenance dans l’entreprise et sécuriser le recrutement. N’hésitez pas à utiliser et à personnaliser nos modèles de message de bienvenue pour vous inspirer.

Mathilde Hardy

Plus de ressources pour aller plus loin, autres articles intégrer un nouveau collaborateur, mail pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur , comment rédiger une lettre de réponse positive à une candidature (modèle) , les avantages en nature que les candidats réclament , derniers articles.

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Comment présenter un nouveau collaborateur : les 5 bonnes pratiques

Publié le 27/05/2019

Vous avez trouvé votre futur conducteur de travaux, futur commercial ou prochain chef de rayon ? Savoir présenter un nouveau collaborateur est une enjeu crucial pour une entreprise, afin qu’il puisse réussir sa prise de poste.

Elle doit tout mettre en œuvre lors de la phase d’intégration de celui-ci, aussi appelée Onboarding. Cette étape importante permettant de :

• Créer du lien
• Donner une première impression positive
• Véhiculer les valeurs et la culture de l’entreprise
• Solidifier l’engagement

Cette étape primordiale passe par la présentation du nouveau salarié auprès des collaborateurs mais également du monde extérieur. Elle est déterminante dans l'expérience collaborateur .

20% des nouveaux arrivants dans une entreprise ont envie de la quitter dès le premier jour. D’après une étude de l’Observatoire du SIRH

En tant que chargé des Ressources humaines ou manager, vous pouvez rendre l’arrivée d’une nouvelle recrue plus facile. C’est pourquoi nous avons réuni 5 bonnes pratiques pour présenter un nouvel arrivant.

#1 – Prévenir l’arrivée d’un nouveau collaborateur sur l’outil de communication interne

L’intégration d’un nouvel arrivant, ça se prépare ! Pour commencer, il faut prévenir les équipes de l’arrivée du nouveau collaborateur. C’est le plus important. Parler avec les équipes en amont permettra de mettre tout le monde au courant au même moment.

82% des entreprises ne se sentent pas prêtes le jour de l’arrivée d’un nouveau collaborateur D’après une étude menée par Deloitte

Il s’agit d’éviter les déconvenues et de les impliquer au processus d’intégration. Cette annonce est une action de communication interne importante.

Mais comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ? Le plus efficace est de faire une publication via votre outil digital de communication interne . Précisez-leur certains éléments importants : 

• L'intitulé de son poste
• Les missions qui lui seront confiées
• La date d’arrivée
• Quelques informations générales

N’hésitez pas à vous munir d’outils de création de contenus. Ils vous aideront à créer une présentation originale du nouveau collaborateur et à l’accompagner dans sa nouvelle aventure professionnelle. Un exemple :

"Bonjour à tous, l’équipe commerciale s’agrandit dès lundi prochain. Nous accueillerons Benjamin qui nous rejoint en tant que Chef de produit. Il aura pour missions de gérer la vie de notre produit phare, de sa conception à sa distribution, et sera en charge de toute la stratégie de promotion.

Vous aurez l’occasion de le rencontrer et de faire connaissance lors d’un petit-déjeuner d’accueil, ce lundi, à 9h30. Merci de lui réserver un accueil chaleureux.

À bientôt !" C’est peut être l’occasion de désigner le nom de son parrain ou de sa marraine. Le système de parrainage est un dispositif précieux dans la phrase d’onboarding, permettant de faciliter l’arrivée du nouvel arrivant. Le mentor désigné est présent et aide le nouveau salarié à bien s’intégrer dans l’entreprise et à prendre ses marques.

#2 – Organiser un petit-déjeuner dédié à l’accueil d’un nouveau collaborateur

Afin de lui apporter des repères dès son arrivée, vous pouvez accueillir votre nouvelle recrue autour d’un petit-déjeuner. L’idée de ce petit-déjeuner est de faire connaissance et de créer une atmosphère conviviale propice aux échanges. Le petit-déjeuner fait partie du kit de l’onboarding du nouveau salarié !

Réunissez les différents collaborateurs ou les membres de son environnement de travail proche. Ce sera une première occasion de le présenter à ses nouveaux collègues et de le mettre à l’aise.

N’oubliez pas de prévenir vos collaborateurs à l’avance. Via un mail, une publication sur votre outil de communication interne ou directement par votre messagerie instantanée . Vous n’êtes pas adepte des petits-déjeuners ? Optez dans ce cas pour un déjeuner, c’est tout aussi convivial et l’attention sera tout autant appréciée.

#3 – Laisser un nouveau collaborateur se présenter à travers une courte biographie

Vous pouvez également utiliser votre propre outil de communication pour laisser votre nouveau collaborateur se présenter. Suggérez-lui de faire une courte biographie qui permettra à ses collègues de mieux le connaître :

• Qui est-il ?
• D’où il vient-il ?
• Quelles sont ses expériences professionnelles passées ?
• Quelles sont ses passions ?

Libre à lui de choisir ce qu’il souhaite partager. Il peut également sortir de l’ordinaire et proposer un message plus original avec par exemple :

• Un portrait chinois
• Une infographie
• Un message audio
• Une vidéo 

#4 – Annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur sur les réseaux sociaux

Profitez donc de l’arrivée d’un nouveau collaborateur pour créer du contenu novateur . Ce dernier se sentira réellement intégré au sein de sa nouvelle entreprise. C’est en plus pour vous l’occasion d’ interagir avec votre communauté en partageant la vie de votre entreprise.

Vous pouvez par exemple annoncer son arrivée sur des réseaux sociaux comme LinkedIn, Facebook ou Instagram. Le présenter en dehors de l’entreprise vous aidera à nouer une relation positive et de confiance avec votre nouvelle recrue. Il se sentira tout de suite comme un élément à part entière de l’entreprise. Vous pouvez par exemple créer une courte vidéo. Ce format très apprécié est parfaitement adapté à des réseaux sociaux comme LinkedIn ou Facebook. Pour gagner du temps, n’hésitez pas à recycler le contenu utilisé sur votre outil de communication interne. Le texte de la publication pour annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur est un contenu simple à recycler.

Valoriser le travail des salariés et la vie interne de l’entreprise en publiant du contenu, des photos et des vidéos sur vos réseaux sociaux vous permettra de mettre en valeur votre marque employeur .

#5 – Présenter un nouveau collaborateur à l’ensemble des services grâce à une visite des locaux

La visite des locaux permet au nouvel arrivant de prendre ses marques et découvrir les bureaux, mais pas seulement. Il aura ainsi une vue d’ensemble sur l’organisation, et fera connaissance avec les membres de chaque équipe. Le collaborateur pourra leur poser des questions, échanger avec eux, et cette visite l’aidera à retenir plus rapidement les prénoms de chacun. Vous avez désormais les bases pour améliorer l'expérience d'un nouveau collaborateur .

La réussite de l’intégration se mesure par la fidélisation du nouveau salarié , mais aussi par sa disposition à :

• Comprendre la culture de l’entreprise
• S'intégrer dans l’organisation de travail et dans l'organigramme
• Avoir de bonnes relations professionnelles

Car ne l’oublions pas : l’intégration d’un nouvel arrivant est un processus permanent et important tout au long de sa période d’essai qui permet de créer une solide relation avec sa nouvelle entreprise.

Vous souhaitez améliorer l'expérience collaborateur au sein de votre entreprise ? Découvrez comment Steeple améliore la vie au travail de plus de 250 000 collaborateurs

Foire aux questions (FAQ)

L'expérience collaborateur (ou employee experience) représente l’ensemble du cycle de vie du collaborateur au sein de l’entreprise. Elle démarre dès la phase de recrutement (préboarding) et jusqu’à sa sortie des effectifs (offboarding). 

Elle est déterminante pour la vie du salarié dans l’entreprise.

  Consultez notre page dédiée Qu'est-ce que l'expérience collaborateur ?

L’expérience collaborateur peut être améliorée de différentes façons. En premier lieu, il est primordial de mettre en place une communication interne efficace et accessible aux salariés.

Ensuite, d’autres éléments pourront venir la compléter :

• la mise en place d’avantages sociaux
• la création d’une politique de mobilité interne
• un équilibre vie privée/vie professionnelle…

La transformation digitale tient une part importante dans l’engagement des collaborateurs. Mais attention à ne plus déployer de trop nombreux outils. L’idéal est d’avoir un seul outil qui permette de créer du lien avec les collaborateurs.

Communication interne, mobilité interne, cooptation : utiliser un seul et même outil comme Steeple et son app Jobs est un vrai gain de temps.

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À propos de l'auteur

Cléophée Piron

Chargée de contenus

Je crée des contenus marketing sur les thématiques suivantes : communication interne, ressources humaines, management, expérience collaborateur, QVT, événements internes, RSE...

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• Ressources Humaines

7 bonnes pratiques pour présenter un nouveau collaborateur

Votre entreprise connaît une grande vague de recrutement, et les nouvelles embauches pleuvent. Quel plaisir de voir votre structure croître avec de nouveaux arrivants motivés !

Seulement, vous le savez : une mauvaise intégration présente des risques significatifs pour votre entreprise. Difficultés à prendre son poste de travail, rupture de contrat avant même la fin de la période d’essai… Autant de soucis que vous souhaitez éviter.

Pour ce faire, vous devez réfléchir à comment réussir la présentation d’un nouveau collaborateur, moment-clé pour faciliter son intégration.

Vous êtes au bon endroit ! A la fin de cet article, vous aurez en poche 7 bonnes pratiques pour présenter un nouveau collaborateur à vos équipes , et rendre l’intégration des nouveaux entrants dans votre entreprise mémorable.

Envoyer un email de présentation en interne

L’un des moyens traditionnellement utilisés pour faire la présentation d’un nouveau collaborateur est d’ envoyer une newsletter interne qui met en avant le nouvel arrivant . Il peut s’agir d’un email spécialement dédié à la présentation des nouveaux collaborateurs, ou bien un encart intégré à votre newsletter habituelle.

Le grand avantage de cette méthode est que vos collaborateurs seront tous au courant de cette nouvelle arrivée, l’email étant l’un de leurs outils de travail de prédilection.

Dans cet email, vous pouvez présenter votre nouveau salarié de manière détaillée , en incluant son nom, son prénom, le poste et le pôle qu’il intègre, sa date d’arrivée, ainsi que le manager sous la responsabilité duquel il travaillera.

Pensez à rendre cette présentation de votre nouveau collaborateur aussi attractive que possible, en incluant dans votre newsletter des formats de contenu dynamiques. Vous pouvez y joindre l’organigramme de l’entreprise mis à jour avec l’intégration des nouveaux collaborateurs, une citation créée par eux à propos de leur futur poste, ou encore une photo ou une vidéo d’eux qui se présentent.

Prenez soin également d' envoyer cet email aux nouveaux salariés en question, sur les boîtes mails professionnelles qu’ils utiliseront dès le premier jour, ou bien sur leur boîte personnelle, si vous l’envoyez avant leur arrivée. Cela leur permettra de se sentir déjà inclus dans la structure, avant même d’y avoir fait leurs premiers pas.

Partager le profil LinkedIn du nouveau collaborateur

Deuxième méthode qui peut être intéressante : partager le profil LinkedIn du nouvel embauché à l’ensemble de l’entreprise , via une newsletter interne, l’Intranet, ou tout autre outil de communication interne.

LinkedIn étant un formidable outil de réseautage, vos collaborateurs existants pourront y ajouter les nouvelles recrues, pour en apprendre plus sur elles en amont de leur arrivée . Via ce réseau social, ils pourront également les accueillir et les féliciter pour leurs premières semaines au sein de l’entreprise.

Mettre en place un programme d’intégration bien huilé

La bonne intégration d’un nouveau salarié n’est pas seulement l’affaire d’une prise de poste rapide et efficace. Cette période d’intégration, et a fortiori la présentation d’un nouveau collaborateur, demande de mettre en place un véritable process, qui permet d’insuffler la culture de l’entreprise et les bonnes pratiques professionnelles qui vont s’ancrer dans son quotidien. Si votre collaborateur commence un nouveau poste en télétravail, découvrez nos 10 bonnes pratiques pour réussir son onboarding à distance .

C’est là qu’un parcours d’intégration (aussi appelé onboarding en anglais) est crucial. A chaque embauche, le nouvel employé peut passer par différentes phases, telles que :

• Un moment de présentation informel , pour commencer sa première journée. Par exemple, un petit déjeuner d’équipe avec les salariés avec lesquels il collaborera de près peut lui permettre d’avoir une première approche de son nouvel environnement de travail. Une vidéo de présentation d'équipe originale peut également être un bon moyen de briser la glace !
• La réception d’un livret d’accueil , contenant toutes les étapes par lesquelles il doit passer pour passer une bonne intégration : signature de son contrat de travail, récupération de son matériel informatique, formations diverses et variées… Ajoutez à ce livret d’accueil des petites attentions, comme des goodies ou un simple cadeau de bienvenue : cela fera toute la différence en matière de fidélisation.
• Une visite des locaux , à faire faire par différents collaborateurs si possible. Chaque collaborateur peut alors présenter une partie de l’entreprise, un process-clé, ou un logiciel que les nouveaux arrivants doivent connaître pour bien s’intégrer.
• Un rapport d’étonnement , à faire faire aux recrues à la fin de leurs premiers jours dans l’entreprise. Ce rapport leur permet de s’exprimer sur la manière dont ils ont vécu leur plan d’intégration, et donc, d’améliorer votre onboarding en continu.

N’hésitez pas à envoyer en amont à toute nouvelle recrue son pré -boarding , soit toutes les informations-clés à propos de ce qui va se déroule dans les premiers jours d’intégration . Cet élément est très rassurant pour vos nouveaux employés.

Laisser votre nouveau collaborateur créer une vidéo de présentation

C’est un fait : la vidéo est le format de contenu le plus engageant qui soit, que ce soit pour les cibles externes de votre entreprise ou pour vos collaborateurs internes. Pourquoi ne pas activer son pouvoir pour la présentation d’un nouveau collaborateur ?

Proposez à votre nouvelle recrue de se filmer , très simplement, avec son smartphone , et guidez-le avec quelques questions auxquelles il peut répondre. Mêlez des questions professionnelles traditionnelles (sur son parcours, ou le poste qu’il va occuper dans l’entreprise), et des questions plus originales.

Voici quelques exemples de questions originales, qui peuvent vous aider à diffuser une vidéo de présentation qui attirera l’attention de vos employés :

• Si on devait te donner un surnom par rapport à tes qualités professionnelles, quel serait-il ?
• As-tu une anecdote drôle liée à ton travail à nous partager ?
• Quelle est ta morning routine au bureau ?
• As-tu une passion inavouable ?

Proposez-lui assez de questions pour qu’il puisse sélectionner celles avec lesquelles il est le plus à l’aise, pour créer un contenu authentique.

Par la suite, vous pourrez faire un montage vidéo en interne , en mettant en avant le branding de votre entreprise dessus, et en faisant quelques coupures pour obtenir une vidéo dynamique.

Où partager cette vidéo de présentation de votre nouveau collaborateur ? Lors d’une réunion d’ onboarding , sur les réseaux internes de l’entreprise (newsletter, Intranet, messageries de communication instantanée type Slack ou Microsoft Teams…), voire même sur les réseaux sociaux externes , si vous obtenez l’accord formel du collaborateur en question.

Vous envisagez de créer une vidéo de présentation des collaborateurs mais ne savez pas par où commencer ? Laissez PlayPlay vous guider vers la solution idéale. Notre outil intuitif vous aide à mettre en scène l'histoire de votre équipe avec créativité et facilité.

Qu'il s'agisse de présenter un nouveau membre ou de célébrer une équipe entière, PlayPlay rend chaque vidéo unique et mémorable. Faites le choix d'un outil qui offre qualité et simplicité pour tous vos projets vidéo. Transformez votre communication avec PlayPlay dès aujourd'hui !

Mettre en place un système de parrainage

Les premiers mois d’intégration d’un collaborateur sont cruciaux pour le fidéliser. Et, en tant que responsable de la communication interne ou RH, vous ne pouvez pas être disponible à 100% de votre temps pour vos nouveaux venus.

C’est là qu’un système de parrainage est intéressant. Désignez un parrain ou une marraine à votre nouvelle recrue , dont le rôle sera de l’accompagner, de la guider dans ses premiers pas dans l’entreprise. Ce rôle peut également inclure une part de tutorat, pour aider les nouveaux à intégrer la culture et les bonnes pratiques de l’entreprise.

Prenez soin de bien formaliser ce système de parrainage. Par exemple, fixez dans le planning des premiers jours de votre recrue des réunions , où le parrain et le filleul peuvent se retrouver pour échanger, et pour que la nouvelle recrue pose ses questions.

Enfin, songez à choisir un parrain ou une marraine dans un autre pôle que celui où la nouvelle recrue travaille . Cette bonne pratique permet d’étendre son réseau en interne, d’éviter de siloter la communication d’équipe, et de diffuser la culture d’entreprise dans toute l’organisation.

Organiser un événement pour la présentation du nouveau collaborateur

L’intégration des nouveaux venus dans votre entreprise est un événement à part entière : pourquoi ne pas marquer le début de cette phase d’intégration par un événement interne digne de ce nom ?

Déjeuner, verre plutôt informel après les horaires de travail, team building type chasse au trésor ou escape game : la clé de la réussite d’un événement qui vise à intégrer un nouveau collaborateur est avant tout la créativité, l’originalité . Faites en sorte que cet événement soit mémorable, tant pour les nouveaux embauchés que pour les collaborateurs existants.

Attention à bien ménager, au cours de cet événement, un moment où le collaborateur peut se présenter, sous la forme qu’il veut (PowerPoint, vidéo, discours, portrait chinois…).

Mais réussir l’intégration d’une nouvelle recrue par un événement, c’est aussi laisser s’établir des moments informels entre les collaborateurs et elle. Laissez des plages de respiration dans votre planning d’événement : les synergies doivent s’opérer naturellement entre les différents membres de l’équipe.

Partager l’arrivée du votre nouvelle recrue sur les réseaux sociaux

Dernière bonne pratique de présentation d’un nouveau collaborateur : le fait de partager une publication sur vos réseaux sociaux pour l’accueillir. Une astuce qui vous permet à la fois de célébrer l’arrivée d’un nouveau salarié , mais également de travailler votre marque employeur sur Internet .

Vous pouvez diffuser ces posts…

• Sur les profils de votre entreprise , comme la page Entreprise LinkedIn ou la page Facebook
• Sur les profils personnels des managers des nouvelles recrues - uniquement s’ils sont volontaires, dans le cadre d’un programme d’ employee advocacy (employés-ambassadeurs)

Pour déjouer les algorithmes des réseaux sociaux, et faire en sorte que ces publications soient bien visibles sur les plateformes, pensez à adopter des formats de contenu engageants, comme la vidéo . Vous pouvez par exemple interviewer rapidement votre nouvelle recrue à son poste de travail fraîchement pris, ou bien créer une vidéo résumant toutes les nouvelles arrivées dans votre entreprise à chaque fin de mois.

Avec ces 7 bonnes pratiques en tête, vous êtes prêt à agrémenter votre processus de recrutement d’une intégration réussie de vos nouveaux collaborateurs. De quoi les fidéliser dès leur arrivée dans l’entreprise !

Besoin d’un outil pour créer des vidéos de présentation de manière simple, sans compétences techniques ? Découvrez PlayPlay, l’outil de création vidéo accessible à tous, qui vous permet de créer des vidéos de qualité agence, en partant de modèles personnalisables de contenus dynamiques.

💡 Envie d'en savoir plus sur l'usage de la vidéo pour les Ressources Humaines ?

Vous pouvez faire usage de la vidéo pour présenter un nouveau collaorateur. Oui, mais pour quoi d'autre ?

Vous pouvez également réaliser des interviews vidéo ou bien faire des vidéos de recrutement par exemple. Soyez créatifs !

Votre métier : la communication. Pas le montage vidéo.

Transformez vos messages en vidéos. En quelques minutes.

Par Juliette Pauthe

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28 Juil 2023

Vous avez recruté un nouveau talent pour renforcer votre équipe ? Félicitations ! Mais ce n’est pas tout : il faut maintenant lui réserver un accueil chaleureux et lui faciliter son intégration dans l’entreprise. Pour cela, il est essentiel de savoir comment présenter un nouveau collaborateur à vos clients, à vos partenaires et à vos autres salariés.

C’est une étape clé pour créer du lien, donner une bonne image de votre entreprise et fidéliser votre nouvelle recrue. Dans cet article, nous vous donnons 7 bonnes pratiques pour réussir la présentation d’un nouveau collaborateur.

Pourquoi présenter un nouveau collaborateur ?

Présenter un nouveau collaborateur n’est pas une formalité à négliger. C’est un acte de communication interne et externe qui a de nombreux bénéfices :

• Pour le nouveau collaborateur : il se sent accueilli, valorisé et intégré dans l’entreprise. Il prend connaissance de son environnement de travail, de ses missions et de ses interlocuteurs. Il développe son sentiment d’appartenance et son engagement.
• Pour l’entreprise : elle montre qu’elle est dynamique, qu’elle se renouvelle et qu’elle attire des talents. Elle véhicule ses valeurs, sa culture et sa vision. Elle renforce la cohésion d’équipe et la confiance entre les salariés.
• Pour les clients et les partenaires : ils sont informés des changements au sein de l’entreprise, des compétences et des responsabilités du nouveau collaborateur. Ils peuvent établir une relation de confiance et de proximité avec lui.

Quand présenter un nouveau collaborateur ?

Il n’y a pas de règle universelle sur le moment idéal pour présenter un nouveau collaborateur. Tout dépend du contexte, du type de poste, du secteur d’activité et de la taille de l’entreprise. Mais voici quelques conseils généraux :

• Prévenez les équipes concernées avant l’arrivée du nouveau collaborateur. Cela permet de les impliquer dans le processus d’intégration, d’éviter les surprises et les malentendus.
• Présentez le nouveau collaborateur dès son premier jour de travail, ou dans les jours qui suivent. Cela permet de créer un climat convivial, de faciliter les échanges et les collaborations.
• Présentez le nouveau collaborateur aux clients et aux partenaires dès qu’il est opérationnel, ou dès qu’il doit interagir avec eux. Cela permet de rassurer, d’informer et de fidéliser.

Comment présenter un nouveau collaborateur en interne ?

Il existe plusieurs moyens pour présenter un nouveau collaborateur à vos salariés. Voici quelques exemples :

Envoyer un email de présentation

C’est le moyen le plus simple et le plus rapide pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur à toute l’entreprise ou à une partie des salariés. L’email doit contenir les informations suivantes :

• Le nom, le prénom et la photo du nouveau collaborateur
• L’intitulé de son poste et ses missions principales
• Son parcours professionnel et ses compétences
• Ses coordonnées (email, téléphone, bureau)
• Quelques informations personnelles (loisirs, passions, anecdotes)
• Un message de bienvenue chaleureux

Partager le profil LinkedIn du nouveau collaborateur

C’est une façon originale et moderne pour présenter un nouveau collaborateur à vos salariés. Vous pouvez partager le lien de son profil LinkedIn sur votre outil de communication interne, ou l’inviter à le faire lui-même.

Cela permet de mettre en avant son parcours, ses compétences, ses recommandations et ses publications. Cela favorise aussi le réseautage et la visibilité du nouveau collaborateur.

Mettre en place un programme d’intégration

C’est une étape essentielle pour présenter un nouveau collaborateur à vos salariés. Le programme d’intégration, aussi appelé onboarding, consiste à accompagner le nouveau collaborateur dans sa prise de poste, à lui transmettre les informations nécessaires et à le former. Il peut comporter les éléments suivants :

• Une visite des locaux et une présentation des équipes
• La remise d’un livret d’accueil et d’un welcome pack
• La désignation d’un parrain ou d’une marraine qui va guider le nouveau collaborateur
• Des réunions régulières avec le manager et les collègues
• Des formations sur les outils, les processus et les produits de l’entreprise
• Des évaluations et des feedbacks sur la période d’essai

Laisser le nouveau collaborateur créer une vidéo de présentation

C’est une méthode créative et ludique pour présenter un nouveau collaborateur à vos salariés. Vous pouvez lui proposer de réaliser une courte vidéo dans laquelle il se présente, explique son parcours, ses missions et ses motivations.

Vous pouvez ensuite diffuser la vidéo sur votre outil de communication interne, ou lors d’un événement dédié. Cela permet de donner la parole au nouveau collaborateur, de montrer sa personnalité et de susciter l’intérêt des autres salariés.

Organiser un événement pour la présentation du nouveau collaborateur

C’est une occasion conviviale et festive pour présenter un nouveau collaborateur à vos salariés. Vous pouvez organiser un événement spécifique, comme un petit-déjeuner, un déjeuner, un apéritif ou une soirée.

Vous pouvez aussi profiter d’un événement existant, comme une réunion d’équipe, un séminaire ou une fête d’entreprise. L’objectif est de réunir les salariés autour du nouveau collaborateur, de favoriser les échanges informels et de créer du lien.

Comment présenter un nouveau collaborateur en externe ?

Il est également important de présenter un nouveau collaborateur à vos clients et à vos partenaires. Voici quelques exemples :

C’est le moyen le plus courant et le plus professionnel pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur à vos clients et à vos partenaires. L’email doit contenir les informations suivantes :

• L’intitulé de son poste et son rôle dans la relation avec le client ou le partenaire
• Ses coordonnées (email, téléphone)
• Un message rassurant sur la continuité et la qualité du service
• Une invitation à prendre contact avec le nouveau collaborateur

Partager l’arrivée du nouveau collaborateur sur les réseaux sociaux

C’est une façon moderne et dynamique pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur à vos clients et à vos partenaires. Vous pouvez publier un post sur les réseaux sociaux de votre entreprise (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram…) dans lequel vous présentez le nouveau collaborateur, ses missions et ses atouts.

Vous pouvez aussi lui demander de partager le post sur ses propres réseaux sociaux. Cela permet de valoriser le nouveau collaborateur, de renforcer votre image de marque employeur et de toucher une large audience.

Utiliser un outil de communication interne

C’est une méthode innovante et interactive pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur à vos clients et à vos partenaires. Vous pouvez utiliser un outil de communication interne, comme PlayPlay, qui vous permet de créer facilement des contenus visuels attractifs.

Vous pouvez par exemple réaliser une vidéo, une infographie, un podcast ou un article pour présenter le nouveau collaborateur, son parcours, ses missions et ses objectifs. Vous pouvez ensuite diffuser le contenu sur votre site web, votre blog, votre newsletter ou vos réseaux sociaux. Cela permet de capter l’attention de vos clients et de vos partenaires, de leur apporter de la valeur ajoutée et de les fidéliser.

Présenter un nouveau collaborateur est une étape importante pour son intégration dans l’entreprise. C’est aussi une opportunité pour communiquer sur votre entreprise, vos valeurs et vos projets. Il existe de nombreux moyens pour présenter un nouveau collaborateur, en interne comme en externe.

Le plus important est de choisir le moyen le plus adapté à votre contexte, à votre cible et à votre message. N’oubliez pas de personnaliser la présentation du nouveau collaborateur, de mettre en avant ses compétences et ses motivations, et de lui souhaiter la bienvenue.

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Six bonnes pratiques pour réaliser la présentation d’un nouveau collaborateur à l’équipe

Un nouveau membre de votre équipe est sur le point d’arriver ? Vous savez que les premiers jours de son parcours d’intégration marquent une étape cruciale pour favoriser sa fidélisation et son engagement . Rater ce jalon peut être une catastrophe :  20 % des nouveaux arrivants dans une entreprise ont envie de la quitter dès le premier jour, selon une étude de l’observatoire du SIRH.

Pour créer un sentiment d’appartenance et éviter la déception, la présentation du nouveau ou de la nouvelle collaborateur-rice à l’équipe est une étape clé . Mais comment procéder ? En lisant cet article, vous repartirez avec les meilleures pratiques pour réussir cet exercice.

Table des matières

Diffuser un email de présentation en interne

Que ce soit via une newsletter interne ou via un simple mail rédigé pour l’occasion, il est essentiel de prévenir vos équipes en amont de l’arrivée de la nouvelle recrue.

Précisez dans le corps du mail certains éléments importants :

• l’intitulé du poste ;
• la date d’arrivée ;
• les missions confiées ;
• quelques informations générales sur son parcours professionnel.

Vous pouvez y ajouter une photo et une citation de la nouvelle recrue.

Si vous optez pour la newsletter interne, vous pouvez également profiter de l’occasion pour intégrer un organigramme à jour ainsi que des éléments dynamiques, tels qu’une vidéo de présentation de la nouvelle recrue ou un lien vers son profil LinkedIn.

Partager la venue de la nouvelle recrue sur les réseaux sociaux

Vos équipes vous suivent aussi sur les réseaux sociaux. C’est donc l’occasion idéale de communiquer auprès d’une audience plus large sur l’arrivée du nouveau ou de la nouvelle employé-e . Cela boostera votre marque employeur en montrant que vous prenez soin de bien intégrer vos nouvelles recrues.

Vous pouvez diffuser l’arrivée du ou de la nouvel-le employé-e :

• sur votre page entreprise (sur LinkedIn ou Facebook par exemple) ;
• via les profils personnels des managers de la nouvelle recrue, si ces derniers sont d’accord.

Ce sera l’occasion, pour les autres collaborateurs et collaboratrices, de le féliciter de son arrivée via LinkedIn et de l’ajouter à leurs contacts.

N’hésitez pas à recycler le contenu de votre newsletter interne en pensant aux spécificités des algorithmes des réseaux sociaux pour faire un post engageant et attractif. Vous pouvez par exemple utiliser le format vidéo ou carrousel pour présenter votre nouvelle recrue. Intégrez y des éléments professionnels et des éléments plus personnels ( passions, hobbies) si l’employé-e concerné-e est d’accord.

Organiser un petit-déjeuner de bienvenue

C’est un moment convivial généralement apprécié de tous ! Le traditionnel petit-déjeuner de bienvenue est un incontournable pour présenter la nouvelle recrue à vos équipes le jour de son arrivée.

Proposez à votre nouvel-le employé-e de préparer un petit pitch de présentation à l’occasion de ce temps convivial, pour qu’il puisse se présenter sans devoir improviser. Mettez-le à l’aise s’il ne souhaite pas se présenter oralement, vous pouvez le faire à sa place. Tout le monde n’a pas la même aisance à l’oral !

Laisser le collaborateur se présenter avec le format de son choix

D’ailleurs, l’idéal est de laisser le collaborateur se présenter avec le format qui lui convient le mieux.

Il peut réaliser une vidéo de présentation ou un petit mail à l’attention des équipes, le tout étant de lui proposer de répondre à quelques questions que vous lui aurez envoyées en amont.

Par exemple :

• Peux-tu résumer ton parcours professionnel en deux mots ?
• Quelles sont tes passions ?
• As-tu une anecdote drôle à nous partager sur ton parcours ?
• Quelle est ta morning routine au bureau ?
• Qu’est ce que tu veux nous partager sur ta personnalité ?

Proposer à la nouvelle recrue d’écrire sa courte biographie est une façon de lui laisser la main sur les informations pertinentes qu’elle souhaite- ou non – partager avec l’équipe.

Vous pouvez aussi lui laisser le choix du format : portrait chinois, infographie, message audio : le tout est qu’il ou elle soit à l’aise avec le support de sa présentation !

Désigner un mentor au sein de l’équipe

La présentation du ou de la nouvel-le employé-e à l’équipe est aussi l’occasion de désigner un mentor. Ce dernier aura pour rôle de guider la nouvelle recrue tout au long de son intégration.

La désignation du mentor doit se faire sur la base du volontariat, car il n’y a rien de pire que d’assigner à la nouvelle recrue un mentor qui n’aura ni la patience ni le réseau interne suffisant pour l’aider. Aussi, cette étape doit être préparée en amont du jour J de l’intégration . Quelques jours avant l’arrivée de la nouvelle recrue, sondez les personnes de l’équipe avant de désigner un volontaire qui est partant pour assumer le rôle de mentor. Celui-ci peut préparer un petit discours de bienvenue pour le ou la nouvel-le arrivant-e.

Organiser une visite des locaux

Enfin, vous pouvez organiser une visite des locaux pour présenter le ou la nouvel-le embauché-e à différents interlocuteurs de l’entreprise, telles que les fonctions support, les commerciaux ou encore l’équipe de direction. Pensez à prévenir vos collaborateurs et collaboratrices de l’organisation de cette visite, de sorte à ce que chacun soit préparé à accueillir le mieux possible la nouvelle recrue.

Vous pouvez déléguer la visite des locaux à un autre membre de l’équipe, ce qui permettra de tisser de nouveaux liens à travers ce moment privilégié.

En résumé, l’intégration d’un nouveau collaborateur au sein de votre équipe représente bien plus qu’une simple formalité administrative ; elle constitue une opportunité en or pour instaurer un climat de confiance, de bienveillance et d’appartenance dès les premiers instants.

Les six pratiques que nous avons explorées – de l’annonce préalable par email à l’organisation d’un petit-déjeuner de bienvenue, en passant par la désignation d’un mentor – ne sont pas seulement des gestes de bienvenue. Elles sont le reflet d’une culture d’entreprise qui valorise et respecte chaque individu, facilitant ainsi une intégration réussie et durable.

Ces étapes, bien que distinctes, partagent un objectif commun : faire en sorte que le nouveau venu se sente partie intégrante de l’équipe le plus rapidement et harmonieusement possible . En mettant en pratique ces conseils, vous ne favorisez pas seulement le bien-être de vos nouveaux collaborateurs ; vous contribuez également à la construction d’une équipe solide, unie et performante.

N’oubliez pas, le succès d’une intégration se mesure à la qualité des relations tissées dès les premiers jours. En investissant dans une stratégie d’accueil réfléchie et inclusive, vous posez les fondations d’un engagement et d’une fidélité à long terme. Alors, prenez le temps de bien accueillir vos nouveaux talents : cela reflète non seulement l’excellence de votre gestion des ressources humaines, mais aussi les valeurs et l’esprit de votre entreprise.

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Comment réussir la présentation d'un nouveau collaborateur en entreprise ?

Réussir la présentation d'un nouveau collaborateur est un enjeu majeur pour les entreprises. Découvrez 5 idées pour mettre en place un onboarding réussi.

Officialiser l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise s'avère une étape primordiale de l’onboarding. Autant pour le nouvel arrivant que pour les collaborateurs en poste, il est fondamental de procéder à une présentation en règle afin d’accueillir pleinement une nouvelle recrue. Les bénéfices d’un onboarding maîtrisé demeurent nombreux, à commencer par une intégration facilitée, le maintien d’une forte cohésion d’équipe et une marque employée valorisée. Les équipes RH se retrouvent ici face à une action de communication interne très importante, pour laquelle il est bon d’intégrer et de réunir toutes les équipes. Découvrez 5 façons de réussir la présentation d’un nouveau collaborateur en entreprise.

Méthode 1 : Envoyer un mail ou une newsletter

Quelques jours avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur, officialisez sa venue en partageant l’information à vos équipes par le biais d’un mail ou par l’insertion d’un encart dédié dans la newsletter interne de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent ainsi prendre connaissance des noms et prénoms du nouvel arrivant, de l’intitulé de son poste et du service qu’il intègre, du type de contrat, de ses futures missions et de la date de son arrivée. L’annonce peut s'accompagner de l’organigramme actualisé, pour illustrer clairement sa position hiérarchique dans la structure.

Méthode 2 : Organiser un événement d’onboarding

Le premier jour travaillé du nouvel arrivant, réunissez tous les collaborateurs autour d’un petit-déjeuner, d’un déjeuner ou d’un goûter de bienvenue. Cet événement est destiné à l’accueillir officiellement et à échanger dans une atmosphère agréable et conviviale, afin de favoriser la cohésion d’équipe . Faites participer les collaborateurs à la préparation de cette première rencontre : en réalisant une présentation d’eux-mêmes, en menant une visite des locaux ou en écrivant un message de bienvenue, ils le mettent à l’aise et commencent à tisser les premiers liens.

Méthode 3 : Désigner un parrain ou une marraine

Le parrainage consiste à nommer un mentor, désigné pour accompagner le nouveau salarié dans ses premiers jours et ainsi faciliter son intégration. Elle devient une référence pour lui, un repère et également une personne à son écoute en cas d’interrogation ou de problème. En plus d’impliquer activement les salariés dans la vie de l’entreprise, elle permet d’optimiser les échanges, mais aussi de créer des liens de solidarité. Cette opération s'avère donc tout autant profitable aux parrains qu’aux parrainés et participe grandement à renforcer la marque employeur d’une entreprise.

Méthode 4 : Annoncer l’arrivée via les réseaux sociaux

Programmer un post agrémenté d’un portrait du nouvel arrivant sur ses réseaux sociaux permet d’annoncer l’arrivée de la recrue de façon valorisante. C’est aussi profitable pour le nouvel employé que pour l’entreprise : publier du contenu relatif à la vie de l’entreprise décuple l'attractivité de la marque employeur et facilite l’intégration du nouvel arrivant, qui se sent membre à part entière de la structure. De plus, cela favorise une relation de proximité avec sa communauté et donne envie aux futurs candidats d’intégrer une entreprise qui célèbre l’arrivée de ses employés.

Méthode 5 : Donner la parole au nouvel arrivant via son outil de communication interne

Cenareo accompagne les entreprises dans la valorisation de leur culture d’entreprise et de leur marque employeur en interne et hors les murs. Avec son logiciel de communication interne , les responsables RH et les équipes de communicants œuvrent quotidiennement au maintien de l’esprit d’équipe et donnent la parole aux collaborateurs pour faire vivre l’entreprise. Grâce à des contenus impactants, pertinents et toujours contextualisés, la solution Cenareo propose une expérience collaborateur unique pour faciliter l’intégration et la présentation d’un nouveau collaborateur .

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Comment réussir l'onboarding d’un nouveau collaborateur ?

Checklist des formalités d'embauche

Le premier jour dans une nouvelle entreprise peut être une expérience intimidante et une source de stress pour beaucoup de salariés. C’est pourquoi préparer au mieux le processus d’ onboarding d’un nouveau collaborateur , de l’embauche à sa prise de poste effective, permet de faciliter et fluidifier cette expérience afin de lui permettre de se sentir à l’aise dans ses nouvelles fonctions. 

La phase d’onboarding est une formalité d’embauche indispensable dans le processus de recrutement. Cette dernière nécessite d’être organisée et structurée par le service des ressources humaines afin de ne rien laisser au hasard pour une meilleure intégration du nouveau salarié. 

Qu’est-ce que le processus d’onboarding d’un nouveau collaborateur ? Pourquoi est-ce important de préparer l'onboarding d’un nouveau collaborateur ? Quelles sont les étapes clés du processus d'intégration d'un nouveau salarié ? Comment offrir à ses nouveaux collaborateurs une expérience d’onboarding hors du commun ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que le processus d’onboarding d’un nouveau collaborateur ? 

La définition de l'onboarding, que l'on peut traduire en français par le terme “intégration" regroupe toutes les étapes stratégiques liées à l’accueil et l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise . L'onboarding ne concerne pas uniquement la première journée du salarié : cette phase débute avant même son arrivée dans l’entreprise et s’étend sur les premiers mois qui s’avèrent véritablement décisifs pour la suite de la collaboration. 

Pourquoi est-ce important de préparer l'onboarding d’un nouveau collaborateur ? 

L’intégration d’un nouveau salarié - ou l’onboarding RH -  est le point de départ de l’expérience collaborateur. Cette phase qui améliore le bien-être au travail du nouveau salarié dans l’entreprise a pour objectif de : 

réduire les risques de démission au cours des premiers mois d’embauche liés à un mauvais accueil dans l’entreprise ; 

réduire le taux de turn-over ; 

assurer une meilleure productivité et efficacité du nouveau collaborateur dès son arrivée dans l’entreprise ;   

garantir l’ engagement collaborateur du nouvel embauché ; 

améliorer la marque employeur de l’entreprise ; 

permettre au nouveau salarié de s’approprier les valeurs de l’entreprise . 

💡 Bon à savoir : la démission d’un collaborateur peu de temps après son embauche engendre un coût important pour l’entreprise . Un onboarding réussi assure le succès à long terme tant de la nouvelle recrue que de l’entreprise .

Comment préparer l'onboarding d’un nouveau collaborateur avant son arrivée ? 

Il n’existe pas une définition RH unique de l’onboarding. Chaque employeur doit personnaliser son processus d’onboarding afin qu’il soit à l’image de l’entreprise . L’onboarding ne débute pas le jour de l’arrivée du collaborateur mais nécessite un processus de “pré-intégration” entre le moment de où le contrat de travail est signé et l’arrivée physique du salarié dans l’entreprise. 

PayFit vous propose toutefois une “ pré-onboarding checklist” pour bien préparer cette étape du processus de recrutement !

• Étape 1 : Anticiper les tâches administratives

La première étape essentielle du processus de pré-intégration consiste à récupérer les informations personnelles et les documents importants du salarié , nécessaires pour la gestion du personnel. 

La récupération de ces données peut se faire par l’envoi d’un mail contenant un formulaire à remplir qui offre la possibilité de numériser des documents, ou encore en utilisant un logiciel RH pour collecter les documents personnels (diplôme, carte vitale, carte de transport etc.) directement depuis une interface dédiée .

L’employeur doit également s’assurer de procéder à la déclaration préalable à l’embauche ( DPAE ) au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l'embauche du salarié. 

💡 Bon à savoir : en parallèle des tâches administratives, la préparation du poste de travail du nouveau salarié est nécessaire lorsque ce dernier dispose d’un bureau.

• Étape 2 : Envoyer un “welcome kit” au nouveau salarié

Offrir un “welcome kit” ou “kit d’intégration” est une belle manière de souhaiter la bienvenue à un nouveau collaborateur dans l’entreprise et de créer chez lui un sentiment d’inclusion et d'appartenance à l’entreprise . Ce “welcome kit” qui constitue généralement un “pack de survie” de l’entreprise peut notamment contenir : 

une carte de bienvenue personnalisée ; 

un livret d'accueil qui retrace l'histoire et les valeurs de l’entreprise ; 

un bloc-notes et un stylo ; 

un sac ou un tote-bag ; 

une gourde ou un mug ; 

une fiche des bonnes adresses du quartier pour se restaurer. 

💡 Bon à savoir : le welcome kit étant généralement envoyé par colis à l’adresse du nouveau salarié, il est recommandé pour des raisons de sécurité de remettre le matériel informatique nécessaire (ordinateur, téléphone portable etc.) et les badges d’accès lors de la journée d’intégration dans l’entreprise uniquement. 

Étape 3 : Informer l’équipe de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et désigner un buddy 

Il est primordial d’ informer l’ensemble de l’équipe du nouveau salarié de son arrivée dans l’entreprise et de sa date de prise de poste. Une bonne communication concernant l’arrivée d’un nouveau collaborateur permet à chacun de s’ organiser pour se rendre disponible pour l'accueillir . 

💡 Bon à savoir : en parallèle de cette communication à l’équipe à quelques jours de l’arrivée du nouveau collaborateur, un mail de rappel contenant les informations essentielles pour son premier jour dans l’entreprise peut lui être envoyé (date de prise de poste, adresse de l’entreprise, voie d’accès en transport en commun, etc.).

Une personne de l’équipe peut également être désignée comme “buddy” ou “parrain” du nouveau collaborateur pour l'accompagner dans ses premières semaines . Désigner une personne chargée de prendre le nouvel arrivant sous son aile et de répondre à ses questions lui permet de se sentir valorisé.

Comment réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur le jour J ?

Ça y est c’est le grand jour ! L’entreprise doit tout mettre en œuvre pour être prête à accueillir la nouvelle recrue. PayFit vous propose à nouveau un exemple des étapes d’onboarding à mettre en place le jour J et les semaines à suivre pour une intégration réussie ! 

• Étape 1 : Organiser un petit-déjeuner de bienvenue et la visite de l’entreprise

L’onboarding du nouveau collaborateur peut débuter par l’ organisation d’un petit-déjeuner le jour J pour l'accueillir . Réunir le nouvel arrivant et sa nouvelle équipe autour de viennoiseries et de boissons chaudes permet de créer les premières rencontres et les premiers échanges dans une ambiance informelle et chaleureuse. 

Après avoir déposé ses affaires dans son espace de travail, il est nécessaire de faire visiter les locaux de l’entreprise au nouveau salarié pour le mettre en confiance et lui permettre de se situer rapidement. 

Étape 2 : Former le salarié à son poste de travail 

La formation du salarié à son poste de travail est essentielle quelle que soit son expérience antérieure. Toutes les entreprises ont leurs spécificités, former le nouveau salarié aux codes de l’entreprise et aux outils de communication utilisés par les équipes permet de lui faire découvrir rapidement son nouveau contexte de travail. Ces formations peuvent notamment porter sur : 

l’histoire et la culture de l’entreprise ;

la présentation des différentes équipes ; 

la présentation de la marque et du produit ; 

l'utilisation du matériel informatique et des divers outils de communication (Slack, Teams, Google meet, etc.) ;  

l’organisation du calendrier et la gestion du temps de travail. 

• Étape 3 : Faire un bilan après la première semaine

Organiser une réunion de bilan avec le nouvel arrivant après sa première semaine permet de le rassurer et de recueillir ses premières impressions . Cet entretien constitue également un moyen pour l’entreprise d' améliorer son processus d'onboarding dès lors qu’elle est en mesure de savoir ce que le nouveau collaborateur a aimé ou ou au contraire n’a pas apprécié dans ce processus. 

💡 Bon à savoir : ce bilan n’a aucune obligation d’avoir lieu dans un contexte formel . La réunion de bilan peut avoir lieu autour d’un déjeuner au restaurant, lors de la pause café, sur la terrasse ou encore dans l’espace détente de l'entreprise. 

Étape 4 : Faire des points tout au long et au terme de la période d’essai 

Un onboarding réussi passe avant tout par une communication régulière avec le nouveau salarié . Établir des points hebdomadaires au cours des semaines suivant son arrivée est primordial pour : 

instaurer un climat de confiance permanent ; 

vérifier que les missions ont été comprises ; 

s’assurer que le nouveau collaborateur a pris ses marques dans son poste de travail et s’est bien intégré dans son équipe. 

Faire un bilan final au terme de la période d’essai constitue le point final du processus d’onboarding. 

💡 Bon à savoir : soumettre le nouveau collaborateur à un rapport d’étonnement au cours son onboarding permet d’avoir un regard neuf et critique sur le fonctionnement de l’entreprise.

• Qu’est-ce que le processus d’onboarding d’un nouveau collaborateur ?
• Pourquoi est-ce important de préparer l'onboarding d’un nouveau collaborateur ?
• Étape 3 : Informer l’équipe de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et désigner un buddy
• Étape 2 : Former le salarié à son poste de travail
• Étape 4 : Faire des points tout au long et au terme de la période d’essai

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Actualités RH » Onboarding RH : la checklist pour intégrer un nouveau collaborateur

Onboarding RH : la checklist pour intégrer un nouveau collaborateur

Que cela soit en présentiel ou en distanciel, l’onboarding RH est le prérequis indispensable à la mise en œuvre de la fidélisation des collaborateurs. Mais dans la pratique comment cela se passe-t-il ?

L’onboarding RH est une étape du processus de recrutement qui est tout aussi importante que la rédaction d’une fiche de poste , l’écriture d’une annonce de recrutement , sa diffusion ou encore la préparation à l’ entretien d’embauche .

Mais qu’est-ce que l’onboarding dans le sens RH du terme ? Quels sont les enjeux de l’onboarding pour les entreprises ? Quelles sont les étapes clés dans l’intégration d’un nouveau salarié ? Quelle est la checklist d’actions à réaliser ?

Faisons un point complet sur l’onboarding, un sujet majeur pour les entreprises.

Sommaire de l'article:

Qu’est-ce que l’onboarding ?

L’onboarding, c’est quoi ? Définition RH !

L’ onboarding, traduit en français par “embarquement”, est un processus utilisé par les entreprises pour valoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs.

L’ objectif de l’onboarding est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise.

Ces actions ont pour but de créer rapidement des liens avec les membres de l’équipe, de se familiariser au nouvel environnement de travail et donc d’entreprendre son nouveau poste sereinement et avec engagement.

Pourquoi est-il important d’assurer un bon parcours d’onboarding ?

L’onboarding est une étape cruciale dans l’intégration d’un nouveau collaborateur. 

En effet, un salarié accueilli avec attention, trouvera rapidement et aisément sa place au sein du service. Ainsi, il aura davantage de motivation et se montrera engagé et investi.

Ce schéma est bénéfique pour l’entreprise, car il favorise la productivité et l’efficacité du salarié sur sa prise de poste. 

De plus, il est important de fidéliser le salarié, de lui fournir toutes les clefs pour faciliter son adaptation à ce nouvel environnement afin qu’il puisse évoluer dans de bonnes conditions.

Un nouveau collaborateur qui arrive au sein d’une entreprise où il n’existe pas de programme d’onboarding, se retrouve livré à lui-même le premier jour. L’image qu’il se fera de l’entreprise ne sera pas valorisante et son envie de rester et de s’investir pourra être impactée.

Il est donc essentiel d’ancrer une dynamique d’intégration pour chaque nouveau collaborateur afin d’éviter tout départ précipité. 

De plus, les coûts qu’engendre une campagne de recrutement ne sont pas des moindres, une raison de plus pour apporter une attention particulière au processus d’intégration.

L’onboarding permet, par ailleurs, de véhiculer les valeurs de l’entreprise, sa culture et de renvoyer une image sérieuse.

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Quels sont les enjeux ?

De nos jours, l’enjeu stratégique des entreprises est de réussir à recruter les bons candidats, ceux qui apporteront une plus-value et dont l’efficacité est une qualité première. Mais il existe une réelle concurrence sur le marché du travail ce qui rend le recrutement plus délicat.

Par conséquent, l’enjeu ne s’arrête pas là. Au-delà de la réussite d’un bon recrutement, il faut réussir à garder ce candidat au sein de l’entreprise. 

L’onboarding détient un rôle majeur dans tout ce processus. 

Entretien annuel : 10 pièges à éviter

L’entretien annuel a mauvaise réputation. Pour y remédier, notre partenaire Lucca a élaboré un guide qui détaille 10 leviers pour améliorer son efficacité. Ce guide vous propose des conseils pratiques de la préparation au plan d'action concret en exploitant les résultats des entretiens.

En effet, une entreprise qui se concentre sur les processus de recrutement, valorise l’intégration et soigne sa marque employeur a plus de chance d’attirer les candidats et de susciter leur désir de s’investir sur le long terme.

Un salarié qui vient d’arriver a besoin d’un temps d’adaptation pour évoluer sur son nouveau poste, se familiariser avec son nouvel environnement et créer du lien avec les membres de son équipe.

C’est un paramètre important à prendre en considération pour un Onboarding réussit.

De plus, c’est lors de sa première journée que le nouveau collaborateur émet un premier ressenti. Cette première impression peut être fatale si l’onboarding est mis de côté.

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Faîtes attention à votre marque employeur !

L’onboarding est un pilier de la marque employeur en développant le sentiment d’appartenance ainsi que l’engagement du nouveau collaborateur. 

En effet, que ce soit lors d’un recrutement ou d’une intégration, la marque employeur joue un rôle important dans le sens où c’est grâce à la culture, à la dynamique que véhicule l’entreprise qu’un candidat et un nouveau salarié vont adhérer. 

Lors d’un processus de recrutement les candidats se renseignent sur l’entreprise, sur sa réputation, ses valeurs, l’ambiance et postuleront seulement s’ils peuvent s’y projeter. 

Une fois que le candidat est recruté, il est important de lui donner l’envie de rester au sein du groupe pour y évoluer.

Donc, si un nouveau salarié adhère à la culture, aux valeurs de l’entreprise, il sera davantage investi, engagé et performant.

La mise en place d’un programme d’ onboarding va permettre de mettre en avant les atouts de l’entreprise, de séduire le nouveau collaborateur, mais surtout de le fidéliser.

Pour booster la marque employeur lors d’un programme d’onboarding, il existe différentes manières de procéder.

Les employeurs peuvent par exemple :

• Fournir, à l’arrivée du nouveau salarié, des goodies propres à l’entreprise. 
• Mettre en place rapidement une journée de TeamBuilding (cohésion d’équipe) pour créer une dynamique avec le nouveau salarié.

Des attentions qui, par ailleurs, permettent au salarié de développer le sentiment d’appartenance à un groupe, à une équipe et donc de se sentir intégré dès son arrivé.

Checklist onboarding : le processus d’intégration idéal d’un nouveau collaborateur

1. Anticiper l’arrivée du nouveau collaborateur avec l’équipe de management

Cette étape permet de réfléchir en amont aux actions à mettre en place pour accueillir le nouveau collaborateur, favoriser son intégration et sa prise de poste. 

Quand un nouveau salarié arrive, plusieurs choses doivent être anticipées pour améliorer la prise de poste, comme par exemple :

• L’attribution d’un bureau : lui offrir un espace adéquat aux missions de son poste.
• Anticiper la mise en place de toute la partie logistique : ordinateur, code d’accès, ligne téléphonique, badge d’accès, tout ce qui va permettre au salarié d’être rapidement autonome au sein de l’entreprise dès le premier jour.
• Réaliser un pré-onboarding concernant la partie administrative : rédaction du contrat, création des profils au sein des différents logiciels de gestion, création des accès aux plateformes d’e-learning, envoi du livret d’accueil et des goodies, etc.
• Anticiper l’organisation de la première journée de l’arrivée du salarié afin que les managers et autres collaborateurs se rendent disponibles.

2. Le premier jour : l’étape décisive dans la réussite du processus d’onboarding

Cette étape est très importante car, durant celle-ci, le nouveau salarié va se créer une première impression sur l’entreprise.

Plus l’entreprise prépare l’accueil du nouveau salarié, que ce dernier se fasse en présentiel ou en distanciel, plus il se sentira à l’aise, ce qui facilitera l’intégration.

Nous vous proposons des idées d’actions à programmer pour améliorer l’intégration d’un nouvel collaborateur : 

• Offrir un cadre rassurant au salarié lors de son arrivée : Il est important de mettre à l’aise le nouveau salarié en le recevant dans un environnement familier, que les personnes qui ont procédé à son recrutement soient présentes et l’accompagnent jusqu’au service concerné.
• Lui indiquer son espace de travail afin qu’il puisse y déposer ses affaires et prendre ses marques.
• Prendre un temps pour lui transmettre toutes les informations et documents nécessaires à sa prise de poste et répondre à ses interrogations. 
• Il est intéressant de l’inviter à un petit déjeuner d’accueil afin de lui présenter l’équipe lors d’un moment plus convivial. En cas, d’organisation de l’on-boarding en distanciel, ce petit déjeuner se transforme en e-déjeuner.
• Prendre le temps de lui présenter l’ensemble de l’entreprise, les services, les prestations si nécessaire. De lui présenter les personnes avec lesquelles il sera amené à échanger.

Toutes ces actions ont pour but de valoriser l’intégration d’un nouveau collaborateur. Cette pratique est bénéfique, car elle démontre au salarié l’intérêt qu’on lui porte dans cette nouvelle prise de poste. Et plus le salarié se sentira à l’aise et légitime de faire partie d’une nouvelle équipe, plus son adaptation et sa prise de poste seront rapides et efficaces.

Rappelons que c’est lors de cette journée que le salarié se construit une première opinion.

C’est à ce moment-là qu’il envisagera de se projeter par la suite au sein de l’entreprise.

Donc l’intégration est une étape cruciale qui demande du temps et de l’investissement de chaque membre, mais qui est bénéfique pour tous.

3. Programmez des rendez-vous réguliers

Le nouveau collaborateur évolue depuis quelques jours au sein du service, il est donc important de faire un point avec lui pour s’assurer que son intégration et sa prise de poste se passent correctement.

La communication est primordiale, surtout quand un nouveau collaborateur intègre une équipe qui fonctionne et tourne depuis un certain temps.  

Au début d’une prise de poste, beaucoup de choses sont à intégrer et à gérer par le nouveau salarié. Assurer un suivi va permettre d’observer les points forts ainsi que les axes d’amélioration du salarié.

L’objectif est que le nouveau collaborateur évolue aisément dans la prise de ses nouvelles fonctions et ne se sente pas seul et en difficulté.

4. Attribuez un mentor au nouveau salarié

Le mentor est un salarié volontaire, autre que le manager, amené à servir de guide au nouveau salarié dans la découverte de son environnement de travail. 

L’attribution d’un mentor va permettre de valoriser l’intégration sociale du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise.

Il va lui transmettre toutes les informations nécessaires quant aux événements existants au sein de l’entreprise comme à l’extérieur (Team building par exemple).

En ce qui concerne les valeurs de l’entreprise, le mentor joue un rôle important. En effet, chaque entreprise a sa politique, ses valeurs qui dictent le fonctionnement et les attitudes de chacun pour une meilleure cohésion. 

Il est important que le nouveau collaborateur en prenne connaissance pour favoriser son intégration et créer du lien au sein de son service. 

• Recrutement : les 3 tendances en 2024
• Avis salariés : pourquoi deviennent-ils si importants ?
• L’inbound recrutement : l’outil miracle pour attirer de nouveaux talents ?

Les outils qui facilitent le parcours d’onboarding

Aujourd’hui, une grande partie des informations au sein d’une entreprise circulent via des outils intranet. La révolution du digital permet de centraliser les informations dans un même endroit accessible à tous. La dématérialisation permet aux salariés d’être autonomes et de se concentrer sur les tâches importantes.

Ces outils ont un avantage, car ils permettent de trouver rapidement une information, d’entrer en contact aisément avec une personne de l’entreprise, d’organiser son temps de travail, de prévoir des réunions et bien d’autres encore.

Un nouveau collaborateur doit rapidement prendre connaissance de ces outils existants. 

En effet, lorsqu’un nouvel employé arrive, beaucoup de questions peuvent subvenir de manière générale sur l’environnement et le fonctionnement dans lesquels il se retrouve.

Grâce aux portails personnels de l’entreprise, le nouveau collaborateur peut :

• Accéder à ses informations personnelles administratives, comme le contrat de travail.
• Suivre l’actualité de l’entreprise.
• Suivre des formations.

Tous ces outils ont pour but de faciliter la vie du personnel de l’entreprise et d’améliorer l’intégration d’un nouveau collaborateur en lui offrant la possibilité d’accéder à un grand nombre d’informations essentielles à sa prise de poste.

Intégrer les nouveaux collaborateurs est indispensable !

L’onboarding est au cœur des priorités pour les Ressources Humaines qui ont une visibilité globale sur les processus de recrutement, mais aussi sur les différents départs des salariés ainsi que les coûts que cela peut engendrer.

Les Ressources Humaines détiennent le rôle de pilote du changement au sein des entreprises. Mettre en place une dynamique d’intégration suffisante et satisfaisante pour améliorer l’ expérience collaborateur au sein d’une entreprise est un aspect important de ce rôle.

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5 idées pour annoncer en interne l’arrivée d’un nouveau collaborateur

• La gestion des compétences

Vous avez sélectionné le candidat idéal pour le poste à pourvoir, il est à présent temps d’annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à vos collègues ! Cette étape est importante pour préparer votre équipe au changement, faciliter l’intégration de la recrue et former un groupe soudé. Voici 5 idées pour réussir cette annonce de communication interne.

1. Envoyer un email en interne

Pour officialiser l’arrivée d’un nouveau salarié, envoyez un email à tous les collaborateurs de l’entreprise en mentionnant les informations clés : le prénom et le nom de la personne recrutée, l’intitulé de son poste, le service dont elle fait partie, les missions confiées, le type de contrat et la date d’arrivée.

Vous pouvez accompagner cet email avec l’organigramme mis à jour pour comprendre visuellement la place de la nouvelle recrue dans la structure. 

Pensez également à bien mentionner le rôle des membres de l’équipe existante par rapport au nouvel employé : qui est le manager ? Qui va être amené à travailler avec ce collaborateur ? Qui sera le parrain ou la marraine ?

Voici un exemple d’email possible :

“Bonjour à tous,

J’ai le plaisir de vous annoncer l’arrivée de Martin Dupont dans notre service Ressources Humaines. Il nous rejoint en tant que Chargé de recrutement à partir du 6 juin, en CDI 35h. Sa mission principale est de définir la politique de recrutement et de dénicher les futurs talents de notre société. Sa manager est Jeanne et il travaillera notamment en collaboration avec Christelle, son parrain est Jean. 

Vous trouverez ci-joint l’organigramme mis à jour.

Je compte sur vous pour l’accueillir chaleureusement dans notre équipe.”

2. Partager le profil de la nouvelle recrue

À l’occasion d’une réunion d’équipe, partagez le profil et la personnalité de la nouvelle recrue avec sa photo, sa date de naissance, son lieu d’habitation et ses centres d’intérêt . Cela permettra d’en apprendre un peu plus sur le nouvel arrivant, de connaître ses passions et de créer les premiers points communs. Vous pouvez reprendre ces éléments dans le CV envoyé lors de la candidature.

Par exemple, cette fiche de présentation :

3. Publier l’information dans vos bureaux 

Cette fiche de présentation peut également être imprimée et diffusée dans vos bureaux sur le tableau d’affichage ou sur l’écran de l’entreprise.  

Dans la salle de pause, vous pouvez créer une mosaïque des portraits et des profils des employés . Cet affichage ludique permet aux collaborateurs d’identifier le nouveau membre et sera utile à ce dernier pour avoir une vue d’ensemble de ses collègues à son arrivée. Si vous avez un calendrier commun, ajoutez sa date d’anniversaire, ce sera une occasion de plus à célébrer dans l’année !

4. Annoncer l’arrivée dans une newsletter ou un journal interne

À l’approche de la date d’arrivée d’un nouveau collaborateur, pensez à rappeler l’information dans la newsletter ou le journal interne . Cet outil de communication vous permet d’entretenir l’esprit d’équipe et d’aborder les sujets de vie de l’entreprise.

Il est possible également de l’adresser au nouvel arrivant, il sera ainsi au courant des dernières actualités de la structure et se sentira accueilli.

5. Organiser un événement de pré-boarding 

Avant le premier jour travaillé dans l’entreprise, vous pouvez organiser un événement de pré-boarding avec le nouveau salarié et ses futurs collègues : déjeuner au restaurant, café en visioconférence, goûter d’entreprise, visite des bureaux…  Faites participer vos collaborateurs à ce moment : écrire un message de bienvenue, apporter sa spécialité culinaire… Cet événement permettra de tisser les premiers liens dans l’équipe !

A vous de sélectionner les idées qui vous correspondent et vous voici prêts à annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur en interne !

Pour aller plus loin

Nous avons conçu une checklist des étapes à passer en revue pour bien intégrer le nouveau salarié . 

De la prise d’informations après l’entretien au suivi de l’intégration, vous ne manquerez plus aucune étape !

Télécharger gratuitement le document et offrez une expérience collaborateur optimale . 

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Comment accueillir un nouveau collaborateur

18 Décembre 2021 - 10 min. lus

Si vous avez à l'esprit la question de l'accueil des nouveaux collaborateurs, vous avez probablement déjà réalisé à quel point l'intégration des employés est importante . Et, si vous n'en étiez pas encore totalement convaincu, les chiffres sont là pour le prouver.

69 % des employés sont plus susceptibles de rester au sein de leur entreprise au moins trois ans lorsque leur intégration a été menée correctement. En parallèle, jusqu'à 20 % du roulement des employés a lieu lors des 45 premiers jours de travail. Enfin, près de 33 % des nouvelles recrues cherchent un autre emploi au cours de leurs premiers six mois en poste. 

Des chiffres inquiétants, confirmés par un résultat d'étude encore plus alarmant : selon Gallup, seuls 12 % des employés sont convaincus que leur entreprise dispose d'une procédure efficace d'accueil et d'intégration. Une véritable claque pour les employeurs.

La période d'intégration est un exercice périlleux, et tout commence par un geste simple : l'accueil de votre nouvel employé.

Voyons ensemble tout ce dont vous aurez besoin pour bien accueillir vos nouvelles recrues, en commençant par un kit de bienvenue et un modèle de message idéal pour faire les présentations. Lorsqu'elles sont correctement pensées, vos procédures d'intégration constituent un véritable outil pour fidéliser les talents.

Que doit-on inclure dans le message de bienvenue d'un nouvel employé ?

Tout commence par votre lettre de bienvenue. Cet e-mail devra couvrir toutes les informations pratiques et donner à votre employé tous le détails dont il aura besoin pour démarrer sa première journée sereinement.

Il n'est pas nécessaire de tout aborder (ne vous inquiétez pas, vous aurez le temps de le faire plus tard). Concentrez-vous plutôt sur les informations dont il a besoin dans l'immédiat.

• Confirmez son intitulé de poste et la date de début de son contrat : vous vous assurez ainsi d'être sur la même longueur d'onde.
• Fournissez-lui des informations concernant son arrivée : où se garer, quelle entrée utiliser, où se rendre dans les locaux et le nom de la personne qui l'accueillera.
• Précisez votre code vestimentaire : la tenue appropriée.
• Prévoyez un emploi du temps : ce qui l'attend lors de son premier jour (un bon moyen de calmer ses inquiétudes).

Si vous intégrez un employé distant de manière virtuelle , assurez-vous de donner des informations sur la date d'arrivée de son équipement (ordinateur portable, casque, etc.) et de son kit de bienvenue. Votre message d'accueil peut éventuellement inclure des détails sur une réunion de bienvenue virtuelle avec l'ensemble de l'équipe.

Dans ce message, vous devrez également montrer de l'enthousiasme et réaffirmer que vous êtes impatient de l'intégrer à l'équipe. Ce n'est pas parce qu'il inclut un grand nombre d'informations logistiques que votre message doit être sans âme.

Qui envoie la lettre de bienvenue ?

Il n'y a pas de règle établie. Dans certains cas, votre équipe des RH enverra une lettre de bienvenue standard à toutes les nouvelles recrues.

Cependant, il est préférable de confier cette tâche au supérieur direct du nouvel employé, de façon à créer du lien dès les premiers échanges.

La relation employé-supérieur est essentielle pour l'engagement, et une communication sincère y contribue. Ainsi, même s'il n'est pas chargé de lui communiquer les informations pratiques, le responsable sera bien inspiré de se mettre en relation avec son employé avant son premier jour. 

Quand envoyer une lettre de bienvenue à un employé ?

Parce que ce message contient des informations importantes concernant le premier jour de l'employé, il doit bien évidemment être envoyé avant son arrivée (et cela ne veut pas dire la veille à 21 h !).

Envoyez-le entre une semaine et trois jours avant la date de début, un délai suffisant pour lui permettre de consulter les informations et de vous poser des questions sans pour autant lui laisser le temps d'en perdre la trace.

À quoi doit ressembler votre lettre de bienvenue ?

Il n'est pas nécessaire d'écrire un roman. Il est même peut-être préférable d'écrire un message concis et précis. Voici un exemple de lettre de bienvenue dont vous pouvez vous inspirer :

Bonjour Freya,

Nous sommes vraiment impatients de vous accueillir parmi nous, chez EntrepriseXYZ, en tant que Responsable de la réussite client ! Nous sommes convaincus que vous aurez une influence des plus positives sur la façon dont nous abordons notre service client.

Petit rappel : vous commencez le 15 octobre. Veuillez arriver à 8 h 30 et vous garer dans le parc de stationnement Ouest. Vous pourrez ensuite emprunter l'entrée Ouest et retrouver Benjamin à la réception. Il vous accompagnera à votre bureau.

Vous avez dû remarquer que notre code vestimentaire est plutôt décontracté. N'hésitez donc pas à adopter une tenue dans laquelle vous vous sentirez à l'aise, tant qu'elle est propre et décente.

Voici votre emploi du temps provisoire pour cette première journée :

8 h 30 - 10 h 00 : visite du bureau et rencontre de l'équipe

10 h 00 - 11 h 30 : configuration et présentation des outils informatiques

11 h 30 - 12 h 30 : déjeuner avec l'équipe (restauration prévue)

12 h 30 - 14 h 00 : réunion avec les RH et procédures administratives

14 h 00 - 15 h 30 : réunion avec les chefs de service et aperçu de l'entreprise

15 h 30 - 17 h 00 : début de la formation pratique

Entretemps, n'hésitez pas à envoyer vos questions à cette adresse e-mail. Nous serons ravis de vous répondre !

Si tout est clair, nous nous verrons le 15 octobre, en espérant que vous avez aussi hâte que nous de commencer cette aventure !

Cordialement,

Élaborer votre kit de bienvenue : idées de contenu

Vous avez envoyé votre message de bienvenue, et votre nouveau collaborateur se présente pour sa première journée. Et maintenant ? Plutôt que de le faire s'assoir à un bureau vide, élaborez un kit de bienvenue pour lui permettre de partir du bon pied.

Que devra-t-il inclure ? Même s'il ne faut pas hésiter à sortir des sentiers battus, il y a cependant quelques impératifs :

• Coordonnées des principaux interlocuteurs : comment contacter les personnes importantes (par exemple, son représentant des RH et le service informatique).
• Organigramme du service : il pourra ainsi se familiariser avec les noms et les postes de ses collègues, avant de tous les rencontrer. 
• Politiques et procédures : depuis votre manuel pour les employés jusqu'aux instructions pour demander des jours de vacances.
• Avantages sociaux : informations sur les avantages disponibles (y compris les mutuelles et plans de retraite).
• Identifiants de connexion : demandez à votre service informatique de faire le nécessaire à l'avance (téléphone, adresse e-mail, identifiants), puis veillez à lui fournir toutes les informations nécessaires.
• Antisèche : un document ludique qui réunit des informations légères sur l'emplacement des toilettes ou comment se procurer des filtres à café.
• Les goodies : rien de mieux pour souhaiter la bienvenue à quelqu'un que de lui offrir un t-shirt ou un mug à café avec le logo de l'entreprise.

Placez le kit sur le bureau de votre employé avant son arrivée. De cette façon, il aura de quoi s'occuper dès les premières minutes plutôt que de se tourner les pouces en attendant des instructions.

Comment annoncer l'arrivée d'un nouvel employé ?

Vous avez organisé un accueil chaleureux à votre employé, mais il reste un obstacle à franchir : présenter ce nouveau collaborateur à son équipe.

L'arrivée d'un nouvel élément peut demander une certaine adaptation, et c'est pour cela qu'il est important de présenter ce nouvel employé aux membres de l'équipe en s'assurant qu'ils en connaissent les responsabilités.

Avant le premier jour de cet employé, envoyez un e-mail à votre équipe en précisant :

• le nom du nouveau collaborateur,
• la date de son arrivée,
• son expérience (ses anciens employeurs et l'expertise qu'il possède),
• à qui s'adresser en cas de question (par exemple, si certains membres de l'équipe souhaitent dores et déjà connaître les projets sur lesquels travaillera ce nouveau collaborateur ou l'étendue de ses responsabilités).

Ces éléments sont suffisants pour donner à votre équipe une idée de la personne qui les rejoint.

Lors de la première journée du nouvel employé, vous pouvez également organiser une réunion afin que les membres de l'équipe puissent faire sa connaissance. Ou, au minimum, envoyer un second e-mail (en incluant le nouveau collaborateur), qui sera un peu plus chaleureux et personnel.

Si plusieurs personnes commencent le même jour ou la même semaine, envisagez d'organiser des activités d'orientation pour briser la glace , qui permettront aux nouvelles recrues de nouer des liens. Et n'hésitez pas à rendre vos intégrations virtuelles moins intimidantes en utilisant des emojis !

Comment accueillir un nouvel employé avec les modèles d'intégration de Wrike

Nous avons abordé le message de bienvenue, mais il ne s'agit que de l'une des pièces de ce grand puzzle.

Des procédures administratives à la configuration de l'espace de travail, les tâches associées à l'accueil et l'intégration se démultiplient. Pour ne rien oublier et vous faciliter la vie, ainsi que celle de votre équipe, utilisez le modèle d'intégration des employés de Wrike .

Ce modèle vous aidera à établir une liste de contrôle afin de vous assurer que vous avez couvert tous les fondamentaux, ainsi qu'un formulaire de demande personnalisé qui collectera toutes les informations indispensables auprès de vos nouveaux employés.

La réussite des employés commence par un accueil chaleureux

La période d'intégration est une période délicate, et rien ne compte plus qu'une bonne première impression pour mettre vos employés sur la voie du succès et les convaincre de s'engager auprès de vous sur le long terme.

Et la meilleure façon d'y arriver est d'organiser un accueil chaleureux. Inspirez-vous de ces éléments pour veiller à ce que vos nouveaux collaborateurs se sentent appréciés et soutenus, bien avant leur premier jour.

N'oubliez pas d'utiliser le modèle d'intégration des employés de Wrike pour tout préparer avant leur arrivée.

Guide pour les débutants sur les méthodologies de gestion de projet

Qu’est-ce que Scrum ? Qu’est-ce que PRiSM ? Et en quoi sont-ils différents de PRINCE2 ?

En remplissant et en envoyant ce formulaire, je reconnais avoir pris connaissance de la politique de confidentialité de Wrike.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre e-book!

Nous avons également envoyé le lien de l'eBook à votre e-mail pour votre commodité.

Kat Boogaard

Kat is a Midwest-based contributing writer. She covers topics related to careers, self-development, and the freelance life. She is also a columnist for Inc., writes for The Muse, is Career Editor for The Everygirl, and a contributor all over the web.

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Pourquoi et comment intégrer un nouveau collaborateur ?

L’intégration d’un nouveau salarié est la dernière phase de votre processus de recrutement. C’est une étape cruciale pour créer du lien et fidéliser votre nouvelle recrue à votre culture d’entreprise. Des conseils pratiques pour réussir cette phase.

Rédigé par Laurent GRANGER - Mis à jour le 23/06/2023

Qu'est-ce qu'un parcours d'intégration ?

Un parcours d'intégration est un ensemble d'activités destinées à aider les nouveaux embauchés à se familiariser avec leur nouvel environnement de travail. Il permet de lui transmettre les éléments essentiels à connaître sur le poste et sur l'entreprise : procédures, organigramme, etc., mais aussi de faire la connaissance de ses futurs collègues.

Pourquoi l'intégration dans une entreprise est-elle si importante ?

Il est paradoxal de dépenser un budget conséquent pour trouver la perle rare puis négliger son arrivée.  Dans le contexte actuel, la fidélisation d'un collaborateur devrait être au cœur des priorités. Et elle commence par l'accueil de ce dernier.

Pour rendre ce processus efficace (on parle aussi d' Onboarding ), il faut l'organiser en concevant un parcours d’intégration pour le nouvel arrivant . L'objectif est qu'il prenne connaissance de :

• - l'entreprise et son personnel, sa culture , soit l'environnement général (à partir d'une visite, d'une formation/présentation générale). 
• - ses futures relations de travail et l'équipe dont il fera partie (rencontres, accompagnement/observation de certains collègues dans l'exercice de leur activité...)
• - son poste et ses missions (approfondissement avec son manager hiérarchique direct, passation des informations dans le cadre d'un remplacement, etc.)

En procédant ainsi, vous donnez le maximum de chance au nouvel embauché de réussir sa prise de poste à travers une intégration parfaitement maîtrisée

Quelles sont les 3 étapes clés d'un processus d'intégration

Voici les 3 étapes :

Etape 1 - Préparer l’arrivée

Etape 2 - organiser un parcours d’intégration, etape 3 - les 6 à 9 mois suivant l’arrivée.

Il ne s’agit  pas simplement d’accueillir votre nouvel arrivant et de l’installer directement à son poste de travail. Une bonne intégration s’anticipe et se prépare, en voici les principales clés.

En premier lieu, il est primordial de prévenir les équipes concernées avant l’arrivée du salarié dans les locaux . En effet,  rien n’est plus déplaisant pour un nouvel arrivant que de sentir que ses nouveaux collègues n’ont pas été informés de sa venue.  

Afin d’éviter tout malaise, vous pouvez préparer un mail informant tous les collaborateurs touchés de près ou de loin par cette intégration.  

Important : pensez bien à prévenir les fonctions supports (RH, comptabilité, service informatique, service communication) qui seront forcément amenées à traiter avec ce collaborateur. 

Préparer l’espace de travail

Assurez-vous que son espace de travail soit prêt et qu’il ne manque de rien. Posez-vous les bonnes questions en amont pour ne pas vous retrouver en difficulté le jour J. De quelles fournitures a-t-il besoin ? Son ordinateur est-il configuré pour son arrivée ? Son bureau est-il propre et rangé ? A-t-il à sa disposition tous les outils et documents permettant de faciliter sa prise de poste ? 

Régler les détails administratifs

D’un point de vue administratif, validez que tout est au point avant l’arrivée de votre collaborateur.

• - le contrat a bien été signé
• - Un RIB vous a été fourni 
• - Vous avez en votre possession les diplômes de votre nouvel arrivant
• - On vous a communiqué les personnes à contacter en cas d’urgence
• - Le certificat de travail de ses anciens employeurs vous a été transmis
• - La mutuelle d’entreprise a été proposée au salarié

Conseils : - n’hésitez pas à vous créer une TO DO LIST de manière à ne rien oublier. - pour personnaliser son accueil, faites signer une carte de bienvenue aux membres de sa future équipe. Cette démarche permet au salarié d’avoir, dès le jour de son arrivée, un sentiment d’appartenance, et donc de le mettre en confiance.

Avant le jour de son intégration, désignez-lui un tuteur (il peut être son manager ou un membre expérimenté de son équipe) qui le guidera à faire ses premiers pas dans l’entreprise, et à trouver sa place. 

 Afin que la transmission des savoirs se déroule au mieux, le mentor doit être volontaire pour mener à bien cette mission.

Le jour de son arrivée, n’installez pas tout de suite le salarié à son poste de travail. Comme tout nouvel arrivant, il a besoin de se faire à son environnement et à ses interlocuteurs . Préparez-lui donc un véritable parcours d’intégration afin de le mettre en confiance. 

Vous pouvez commencer par accueillir votre nouvelle recrue autour d’un petit déjeuner en compagnie des membres du département qu’il intègre. Ce sera une première occasion de le présenter à ses collègues.

Profitez de ce moment pour lui donner les documents d’accueil en lui expliquant où trouver les informations utiles à sa prise de poste.

Faites ensuite avec lui le tour de l’entreprise, en prenant le soin de lui montrer les salles de pause, réfectoire, sanitaires et issues de secours. Ainsi, votre fraiche recrue pourra se familiariser à son nouvel espace. 

Après avoir déjeuné avec le service auquel il sera rattaché (toujours de manière à créer du lien ), prévoyez un support de présentation de l’entreprise , reflétant la culture qui lui est propre et les principales méthodes de fonctionnement en son sein. Il est essentiel à sa bonne intégration par vos équipes, que votre nouveau salarié s’imprègne de l’image de votre entreprise et qu’il en porte les mêmes valeurs.

A noter : Vidéo, Power Point, dépliant, tout support est bon à prendre tant qu’il dévoile au mieux l’identité de la société.

Pour terminer cette journée d’intégration, organisez un rapide premier entretien avec votre salarié, pour lui donner l’occasion de vous soumettre ses premières interrogations ou incompréhensions à chaud. Ce sera également le bon moment pour redéfinir précisément avec lui le poste qu’il va occuper, en mentionnant les objectifs attendus à court et moyen terme.

Important : Profitez de ce moment pour faire savoir à votre nouveau salarié que vous êtes disponible en cas de besoin. Il est important de le rassurer quant à ses doutes légitimes.

La période d’intégration prend plusieurs mois, il ne faut pas le perdre de vue. 

Dans les premiers temps, le salarié va beaucoup apprendre des autres et en particulier de son tuteur, qui lui offrira une transmission des savoirs intégrant les us et coutumes de la société. 

Encore une fois, restez disponible. Il doit se sentir à l’aise à l’idée de venir vous questionner lorsqu’il rencontre une problématique.

Sur cette période, vous pouvez également demander à votre recrue de vous rédiger un rapport d’étonnement. Ce travail éveillera sa curiosité sur son nouvel environnement et lui apportera une certaine crédibilité. Il vous sera tout autant bénéfique, dans la mesure où ces retours pourront être utilisés comme pistes d’amélioration.

Organisez avec lui des points réguliers afin de suivre son évolution et de renforcer son épanouissement au sein de votre structure.

À la fin de sa période d’essai, un bilan s’impose pour connaître vos impressions respectives sur cette collaboration. C’est l’occasion de féliciter votre collaborateur sur ses points de succès, et de souligner les points de vigilance lorsque c’est nécessaire.

C’est une étape phare dans l’après-recrutement qui comporte de véritables enjeux pour le bon développement de votre entreprise. Avant de donner le meilleur de lui, votre salarié doit se sentir attendu et accompagné tout au long de cette période.

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Les 10 commandements pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur

Les enjeux de l’intégration du nouveau collaborateur.

• Commandement n° 1 : Soignez la fiche de poste
• Commandement n° 2 : Préparez le reste de l’équipe à son arrivée
• Commandement n° 3 : Soyez carré sur l’administratif
• Commandement n° 4 : Maintenez la communication avec le futur collaborateur
• Commandement n° 5 : Organisez son poste de travail pour le Jour J
• Commandement n° 6 : Présentez-lui l’entreprise et ses futurs collègues
• Commandement n° 7 : Envisagez le tutorat
• Commandement n° 8 : Impliquez dès le début le collaborateur dans le projet de l’entreprise
• Commandement n° 9 : Organisez des formations
• Commandement n° 10 : Échangez du feedback
• Comment se fait l’intégration du nouvel employé ? On résume !

Selon une étude Mercuri Urval, 65 % des entreprises n’ont pas défini de processus d’intégration de nouveau collaborateur . Autrement dit, nombre de RH ne consacrent pas suffisamment d’efforts à l’ onboarding , étape pourtant cruciale du parcours salarié .

Imaginez un peu : vous êtes à la fois stressé·e et excité·e à l’idée de faire votre rentrée dans une nouvelle société. Mais le Jour J, vous recevez un accueil plus que mitigé… de quoi ébranler votre motivation !

Ne faites plus l’erreur, et découvrez comment faire une bonne intégration d’un nouveau collaborateur , en 10 commandements .

L’intégration, également appelée onboarding , constitue une étape clé du parcours collaborateur . Et pour cause, une première mauvaise impression marque durablement les esprits, et peut compromettre l’envie de rester dans l’organisation . D’ailleurs, selon une étude Mercuri Urval, 50 % des salariés ont déjà envisagé de quitter leur entreprise avant la fin de leur période d’essai.

Or, dans un contexte de recrutement tendu et de «  guerre des talents  », il est important qu’en tant que RH, vous mettiez tout en œuvre pour fidéliser la perle rare, pour maintenir son engagement tout le long de sa vie dans la société.

Ainsi, vous :

• gagnez du temps dans vos opérations quotidiennes ;
• réalisez des économies sur les coûts de recrutement ;
• et surtout, conservez précieusement vos compétences en interne pour faire prospérer l’entreprise.

En parallèle, un collaborateur mal intégré est un collaborateur qui devient moins rapidement opérationnel , et dont la motivation se délite. Ce qui altère à terme la productivité de l’entreprise.

Vous comprendrez alors pourquoi il est crucial de vous demander comment intégrer de nouveaux collaborateurs en bonne et due forme. Pour ce faire, voici les bonnes pratiques à observer 👉

Commandement n° 1 : Soignez la fiche de poste

L’intégration d’un nouveau collaborateur commence dès que les contours de sa fiche de poste sont dressés. Comment la perçoit-il à la lecture de l’annonce de recrutement ou lors des différents entretiens d’embauche ?

Autrement dit, si la réalité du terrain ne coïncide pas avec l’idée qu’il s’en faisait, ça risque de coincer.

Il convient donc d’ établir rigoureusement cette fiche de poste , et de préciser en détail :

• l’identification du poste en question ;
• la manière dont le salarié sera inclus au reste de l’entreprise (service auquel il sera rattaché, hiérarchie, etc.) ;
• la nature des missions et des tâches qu’il exercera ;
• les objectifs à atteindre ;
• les conditions d’exercice (horaires, lieu de travail, etc.) ;
• la rémunération.

Fiche de poste

Commandement n° 2 : Préparez le reste de l’équipe à son arrivée

Afin que les équipes réservent l’accueil le plus chaleureux au nouveau collaborateur, encore faut-il qu’elles soient au courant de sa venue ! En effet, ce dernier percevra rapidement si ses nouveaux collègues sont étonnés de son arrivée… de quoi créer le malaise.

La solution ? Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à toute l’entreprise, en envoyant un mail ou un message dans le chat interne expliquant :

• qui il est et quel est son parcours ;
• quel sera son poste ;
• jusqu’où s’étendra le périmètre de ses missions ;
• qui seront les salariés impliqués dans son intégration.

Commandement n° 3 : Soyez carré sur l’administratif

Certaines questions administratives peuvent être réglées une fois les collaborateurs en poste.

Toutefois, on vous conseille de le décharger au maximum de ces obligations en amont, de sorte qu’il se consacre pleinement à ses missions ainsi qu’à son acculturation une fois sur place.

Prenez donc soin, avant son arrivée, de réceptionner les documents nécessaires (RIB, diplômes, etc.).

La signature du contrat de travail , quant à elle, peut être effectuée le Jour J. Toutefois, grâce à des dispositifs tels que la signature électronique , il est possible là aussi d’anticiper.

💡 Astuce : de nos jours, il existe des logiciels pour soutenir l’ensemble des processus RH , notamment l’onboarding. Grâce à eux, vous vous déchargez des tâches à faible valeur ajoutée afin de vous focaliser sur ce qui compte vraiment.

Citons, par exemple, Foederis , à la fois SIRH et solution de gestion des talents. Onboarding, entretien, formation, administratif, gestion des compétences… tout est centralisé et automatisé au sein d’un seul et même outil. De cette manière, la nouvelle recrue arrive et évolue dans un environnement structuré et orienté expérience collaborateur . Le tout à l’aide d’un outil qui propose une gamme de solutions adaptées à tout type d’organisation (startups/PME, ETI et grands comptes).

Commandement n° 4 : Maintenez la communication avec le futur collaborateur

Dès lors que vous avez annoncé la bonne nouvelle au futur collaborateur, ne restez pas silencieux.

Maintenez la communication jusqu’à sa prise de poste et transmettez-lui un maximum d’éléments pour préparer correctement sa venue :

• les horaires auxquels il est attendu ;
• le déroulé de la journée ;
• doit-il préparer son déjeuner ou disposez-vous de restaurants à proximité pour manger ? ;
• faut-il amener son propre mug pour la machine à café, etc.

Commandement n° 5 : Organisez son poste de travail pour le Jour J

Il n’y a rien de pire que de faire son entrée dans sa nouvelle entreprise… et de constater que son poste de travail n’est pas opérationnel.

Vérifiez donc au préalable que tout soit prêt :

• son ordinateur (parfaitement configuré),
• son adresse mail professionnelle,
• ses accès aux différents logiciels de l’entreprise,
• ses fournitures,
• son téléphone pro,
• ses badges d’accès aux locaux,
• les documents divers nécessaires à sa prise de poste.

Commandement n° 6 : Présentez-lui l’entreprise et ses futurs collègues

Le Jour J, on vous recommande de faire le tour des bureaux avec le nouveau collaborateur, afin de lui présenter :

• les équipes 👉 expliquez qui fait quoi, comment chaque service fonctionne, quelles sont les interactions entre les différents pôles, etc. ;
• les locaux 👉 salle de pause, espaces de réunion, sanitaires… et bien sûr la sacro-sainte machine à café 😁.

Autre (très !) bonne pratique : organiser un petit-déjeuner ou un déjeuner d’intégration . De cette façon, vous créez un moment de convivialité et d’échanges informels, parfait pour briser la glace, faire mieux connaissance et mettre la nouvelle recrue à l’aise.

Enfin, prenez le temps de bien lui expliquer toutes les composantes de l’entreprise, comme le fonctionnement du CSE ou encore les différents processus administratifs (demande de congés par exemple).

💡 Astuce : on vous recommande de fournir un livret d’accueil . Ce document facilite l’insertion dans le nouvel environnement de travail en formalisant l’ensemble des points à connaître : culture et valeurs de l’entreprise , organigramme, règles à respecter, etc.

Commandement n° 7 : Envisagez le tutorat

Également appelé parrain ou marraine, le tuteur ou la tutrice se définit comme un salarié chargé de guider la nouvelle recrue lors de son intégration. Il ou elle sera pour lui un·e véritable référent·e , à qui poser toutes ses questions et auprès de qui s’imprégner de la culture de l’entreprise.

En revanche, évitez de choisir le manager pour tenir ce rôle, pour plus de neutralité et pour favoriser la libre expression du nouveau collaborateur. Privilégiez plutôt un autre employé, déjà bien en place dans l’organisation et qui en connaît parfaitement tous les rouages. Évidemment, assurez-vous qu’il soit volontaire pour cette mission.

Commandement n° 8 : Impliquez dès le début le collaborateur dans le projet de l’entreprise

Avant l’arrivée du collaborateur, rapprochez-vous de son futur manager, afin de vérifier que les missions à effectuer durant ses premières semaines ont déjà été identifiées. En effet, s’il se retrouve à ne pas savoir quoi faire les premiers jours et à solliciter en permanence ses collègues pour obtenir des tâches à réaliser, il risque de vite se lasser.

Les objectifs à atteindre dans les premiers temps doivent donc être parfaitement clarifiés. De cette manière, la nouvelle recrue sera rapidement dans le bain et s’appropriera pleinement son job. Gare cependant à ne pas la noyer sous une charge de travail qui menace de la faire fuir ! N’oubliez pas qu’elle débute dans votre organisation, il faut lui laisser le temps de prendre ses marques.

💡 Astuce : veillez aussi à ce que le nouveau collaborateur soit immédiatement convié aux réunions qui le concernent. Même s’il risque de se sentir un peu perdu au début, il appréciera faire partie intégrante de la vie de l’entreprise et s’immerger dans ses différents projets.

Commandement n° 9 : Organisez des formations

Formation et intégration du nouveau salarié vont de pair.

Malgré l’étendue de ses compétences, ce dernier aura besoin de nombreuses formations pour s’adapter aux spécificités de votre structure.

Il s’agit généralement de formations relatives à :

• vos propres processus,
• l’utilisation des outils,
• des compétences métier à approfondir, etc.

Ici, c’est souvent le manager qui s’en charge. Cependant, il arrive que cette responsabilité échoie à d’autres membres de l’équipe , en fonction de leur savoir-faire. Dans tous les cas, préparez les personnes concernées afin qu’elles dégagent la bande passante suffisante à l’accompagnement du nouveau collègue.

Commandement n° 10 : Échangez du feedback

Le suivi d’intégration reste un enjeu majeur, qui se poursuit dans le temps.

Dès la première journée, puis les semaines qui suivent, recueillez le feedback du nouveau collaborateur. Organisez des points réguliers, lors desquels il vous fera part de ses questions et remarques. Ainsi, il ne restera pas dans le flou et s’imprégnera plus facilement de ses nouvelles missions ainsi que de la culture de l’entreprise.

De votre côté, vous suivrez son intégration au plus près, et veillerez à son épanouissement dans son nouvel environnement de travail .

💡 Astuce : pourquoi ne pas demander au nouveau collaborateur de fournir un rapport d’étonnement  ? Rédigé par les nouvelles recrues quelques semaines après leur arrivée, ce document sert à obtenir un retour sur leur perception de l’entreprise , alors qu’ils portent sur elle un regard encore assez neuf. Un exercice gagnant-gagnant pour le salarié (valorisé par la prise en compte de son point de vue) et pour les RH (qui en déduisent des axes d’amélioration).

Comment se fait l’intégration du nouvel employé ? On résume !

L’ onboarding se révèle une étape cruciale dans la vie d’un collaborateur. Si vous souhaitez maintenir son niveau de motivation et garantir sa productivité , vous devez l’accompagner correctement lors de cette phase d’intégration : préparation du poste de travail, rencontre avec les équipes, mise en place des premières missions, etc. Et surtout CO-MMU-NI-CA-TION.

Toutefois, l’onboarding ne se résume pas aux premiers jours. Il s’étale dans le temps, d’où l’intérêt de programmer des points réguliers de sorte à prendre la température, même après la fin de la période d’essai.

Si vous respectez les 10 commandements énoncés ci-dessus, votre nouveau salarié se sentira parfaitement à l’aise dans ses baskets et s’engagera pleinement dans cette nouvelle aventure.

Actuellement Editorial Manager, Jennifer Montérémal a rejoint la team Appvizer en 2019. Depuis, elle met au service de l’entreprise son expertise en rédaction web, en copywriting ainsi qu’en optimisation SEO, avec en ligne de mire la satisfaction de ses lecteurs 😀 ! Médiéviste de formation, Jennifer a quelque peu délaissé les châteaux forts et autres manuscrits pour se découvrir une passion pour le marketing de contenu. Elle a retiré de ses études les compétences attendues d’une bonne copywriter : compréhension et analyse du sujet, restitution de l’information, avec une vraie maîtrise de la plume (sans systématiquement recourir à une certaine IA 🤫). Une anecdote sur Jennifer ? Elle s’est distinguée chez Appvizer par ses aptitudes en karaoké et sa connaissance sans limites des nanars musicaux 🎤.

Jennifer Montérémal , Editorial Manager, Appvizer

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Présentation de collaborateur : comment la réussir ?

Vous accueillez un nouveau collaborateur dans quelques semaines et souhaitez l'introduire à vos collègues ? Quelles sont les clés pour bien le présenter à l'ensemble de vos équipes ? Découvrons-les ensemble dans cet article.

L'accueil d'un nouveau membre d'équipe est une chose importante en entreprise. En effet, il faut en amont l'informer et bien l'intégrer le jour venu. Décrivons les différents moyens de le présenter pour ces deux options.

Que vous soyez directeur ou responsable des ressources humaines, il faut obligatoirement informer les équipes de l'arrivée d'un nouveau collaborateur. Par mail dans votre Newsletter interne ou sur votre intranet , un petit texte de présentation est à faire. Présentez le nom, le prénom ainsi que l'intitulé du poste de cette personne. S'il s'agit d'un stagiaire ou d'un alternant, précisez la formation actuelle et la durée du contrat.

Pour être sûr d'informer au maximum vos collègues, vous pouvez réaliser une vidéo introductive . Annoncez dans cette vidéo toutes vos arrivées ainsi que les informations citées au dessus. Vous serez certains que vos collègues verront votre vidéo car celle-ci sera plus percutante en plus des nombreux mails qu'ils reçoivent.

Enfin, n'hésitez pas à demander à vos supérieurs de faire leur propre vidéo de présentation et d'accueil. Vous transmettrez alors cette vidéo aux nouveaux si les dirigeants ne sont pas présents le jour de leurs arrivés.

Il y a plusieurs moyens de présenter vos nouveaux collaborateurs à l'ensemble de vos équipes. Voici les différentes façons :

1. Présentez-les autour d'un petit-déjeuner

2. Faites un tour des bureaux

La manière la plus simple de rencontrer toutes les personnes d'une entreprise, c'est de faire le tour des bureaux ! Bon si vous êtes une start-up ou une PME, ça devrait être assez rapide. Par contre, si vous êtes une grande entreprise, cela risque de prendre un certain temps.

Nous ne recommandons pas cette technique car elle ne permet pas vraiment de se présenter. Le nouveau collaborateur passera "en coup de vent" de bureau en bureau. Même si vos collègues ont été informés de son arrivée grâce au mail, ils n'auront  pas le temps de faire plus ample connaissance. De plus, si certains bureaux sont vides, il faudra repasser pour se représenter.

3. Prenez en photo les nouveaux

La tendance du moment chez les startups, c'est de répertorier les employés grâce aux photos . Il n'est pas rare de voir les murs des cuisines remplis de portraits. Cela permet à tout le monde de pouvoir retrouver le nom des collaborateurs ainsi que leur date d'entrée.

4. Réalisez une vidéo de présentation de collaborateur

Nous finissons par le point que vous allez sûrement le plus apprécier, il s'agit de réaliser une courte vidéo de présentation . Nous avons adopté ce modèle chez EasyMovie car cela permet à tous nos collaborateurs, peu importe le pays de résidence, de connaître de nouvelle personnes. Nous demandons à chaque nouvelle personne de se présenter en moins de deux minutes en expliquant ce qu'il souhaite. Que ce soit les études réalisées, les passions ou encore ses activités exercées, libre à lui de choisir ce qu'il veut partager !

Vous connaissez désormais toutes les techniques pour réussir la présentation de vos nouvelles recrues ! N'hésitez pas à nous contacter si vous voulez créer plus des vidéos de qualité facilement .

En attendant, découvrez nos autres contenus :

Comment réussir l'intégration de nouveaux collaborateurs ? 

Les 5 raisons d'utiliser la vidéo en entreprise

La vidéo de présentation : retour sur l'onboarding d'EasyMovie

Le blog de la digitalisation des PME  

Mis à jour le 8 Déc, 2023

Publié le 23 Nov, 2023

Comment réussir l'onboarding d’un nouveau collaborateur ?

Thomas Choukroun

Content Manager @Yousign

Illustration : Romain Grandmougin

1er conseil : bien préparer sa stratégie d’onboarding pour la réussir

2e conseil : onboarder les nouveaux collaborateurs le plus tôt possible, 3e conseil : impliquer tous les salariés de l’entreprise pour réussir l’onboarding des nouvelles recrues, quelles sont les étapes à suivre pour réussir l’onboarding des nouveaux collaborateurs de l'entreprise , réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur : avant son arrivée, réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur : le jour de son arrivée, réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur : les premières semaines d’intégration, la fin du processus d’onboarding réussi : un salarié bien en poste, quels sont les enjeux d’un onboarding réussi , onboarding à distance ou dans les locaux de l’entreprise, que faut-il choisir pour le réussir , bien intégrer vos nouveaux salariés, ce qu’il faut retenir.

Vous recrutez dans votre entreprise et vous vous demandez comment accueillir au mieux les candidats que vous venez de sélectionner ? Vous avez bien raison de vous questionner sur ce sujet. L’onboarding revêt des enjeux cruciaux pour la pérennité de votre organisation. Mieux vaut alors se pencher sérieusement sur la question pour ne pas laisser filer vos talents chez vos concurrents.

Comment réussir l'onboarding d’un nouveau collaborateur ? Découvrez nos meilleurs conseils ainsi que des idées concrètes à mettre facilement en place.

Un bon onboarding ne s’arrête pas à réserver un bon accueil à votre nouveau collaborateur les premières minutes du jour de son arrivée. Il se prolonge quelques semaines après.

En réalité, l’onboarding est une vraie étape dans le parcours d’embauche . Bien qu’il se situe à la fin, après les entretiens et la formulation d’une offre d’embauche au candidat, il n’en demeure pas moins très important.

L’intégration de vos salariés ne peut pas être improvisée. Le parcours d’intégration que vous allez offrir aux talents qui vous rejoignent doit être le fruit d’une véritable réflexion en interne. On parle de stratégie d’onboarding , c’est dire son importance.

Pour élaborer cette stratégie, vous devez notamment réfléchir : 

• À une date de début d’onboarding et à une date de fin.
• Aux grandes étapes que vous souhaitez mettre en place.
• Aux documents d’information que vous allez remettre aux salariés.
• Aux différents intervenants de l’onboarding.
• À la manière dont vous allez communiquer sur les étapes de l’onboarding aux collaborateurs déjà en place.
• À la manière dont vous allez pouvoir récupérer un feedback de l’onboarding proposé. 
• Le cas échéant, apporter des correctifs pour améliorer l’expérience salariée.

Dans les grandes entreprises dotées d’un service des ressources humaines (RH), la réflexion autour du processus d’onboarding peut lui être confiée. Dans les plus modestes, elle peut mobiliser divers acteurs : le directeur, la personne chargée du recrutement, les managers, voire même les salariés déjà présents.

Notre conseil

N’hésitez pas à tout consigner par écrit. Vous aurez ainsi un support référent pour chaque nouvelle arrivée et une belle harmonie dans l’accueil de vos collaborateurs.

Bien que l’onboarding arrive en fin de processus d’embauche, il ne doit pas pour autant démarrer au jour de l’arrivée physique dans les locaux. Il s’inscrit dans la continuité du recrutement .

Il est bien plus judicieux de démarrer l’onboarding un peu en amont, dès lors que le candidat et l’employeur se sont mis d’accord sur les grandes lignes du contrat de travail rédigé et qu’ils formalisent leur accord (par une promesse d’embauche par exemple).

Pour vous, l’avantage est double : 

• Vous créez tôt du lien avec le nouveau collaborateur. Généralement, la personne travaille encore chez un autre employeur. Son préavis de départ est long, souvent 3 mois (par exemple, le préavis de CDD ). Dans ce laps de temps, il y a un risque de désengagement ou de perte de motivation. Pour certains, d’appréhension. En gardant contact, vous ne rompez pas la dynamique établie lors des entretiens.
• Vous lui témoignez votre considération et votre hâte qu’il vous rejoigne. 

Vous l’aurez compris, en onboardant tôt les collaborateurs, vous conservez intacte leur motivation et l’envie de vous rejoindre jusqu’au jour J !

Le matériel fait aussi partie d’un onboarding réussi. Ordinateur, téléphone portable, véhicule, badge, tout cela s’anticipe bien en amont de la prise de poste effective. Il n’y a rien de plus désagréable que d’attendre plusieurs jours avant d’être correctement équipé.

Pour un onboarding réussi, la clé du succès réside dans l’ état d’esprit unanime de l’entreprise quant à l’accueil à réserver aux nouveaux collaborateurs.

Bien que le salarié soit intégré à une équipe, il peut avoir à interagir avec d’autres. Les premiers jours dans l’entreprise sont les moments parfaits pour rencontrer le maximum de personnes. Le processus d’onboarding concerne l’ensemble des salariés qui se doivent de bien accueillir tous les nouveaux collaborateurs .

Bien plus encore, l’onboarding est un élément révélateur de la culture d’entreprise . S’il est accueillant et chaleureux, il est fort à parier que la relation de travail se déroulera dans un climat propice à l’épanouissement du collaborateur.

Voici des idées très concrètes à mettre en place lors des différentes étapes d’un onboarding réussi dans votre entreprise. Celui-ci peut être découpé en plusieurs temps forts. À vous ensuite de choisir les actions qui vous semblent les plus pertinentes dans votre stratégie d’onboarding.

Entre la fin des entretiens et le jour J d’arrivée dans l’entreprise, plusieurs mois peuvent s’écouler. De quoi faire retomber la motivation comme un soufflé, y compris pour les candidats les plus motivés.

Pour garder l’envie intacte de vous rejoindre pendant cette période d’entre-deux, vous pouvez : 

• Inviter votre nouvelle recrue à des évènements organisés par l’entreprise : conférence, petit-déjeuner, séminaire, fête, team building, after work, déjeuner…
• Lui envoyer des documents spécifiques : règlement intérieur, charte informatique, livret d’accueil…
• Lui détailler le programme du jour de son arrivée.
• Répondre à toutes ses questions.

Découvrer la signature électronique gratuite de Yousign

Plusieurs actions peuvent être mises en place le jour de l’arrivée dans l’entreprise, pour accueillir le collaborateur dans les meilleures conditions. L’objectif pour l’entreprise : faire sentir à la nouvelle recrue qu’elle est attendue !

Par exemple : 

• Diffuser par mail une note d’arrivée des nouveaux collaborateurs . Celle-ci peut contenir différentes informations plus ou moins sérieuses comme : Sa ville de naissance, son appli préférée, l’intitulé précise de son poste, son manager, ses passions.
• Organiser un petit-déjeuner et/ou un déjeuner d’accueil avec l’équipe.
• Prévoir un point avec le manager pour évoquer le périmètre d’action et les objectifs.
• Organiser une remise de tout le matériel nécessaire.
• Présenter l’organigramme de l’entreprise.
• Expliquer le parcours d’intégration prévu.
• Prévoir la signature du contrat de travail.
• Remettre un welcome pack contenant différents cadeaux de bienvenue : crayons, carnet, souris, gourde en inox, tote-bag à l’effigie de l’entreprise…
• Proposer un mentor ou un parrain pour l’accompagner lors de l’intégration.

Le premier jour, on ne travaille pas à proprement parler. On plante un décor sympa, on règle ensemble toutes les démarches administratives et on donne envie à la personne de revenir le lendemain !

Bon à savoir

Vous pouvez opter pour une signature électronique du contrat de travail. Ainsi, ce dernier peut être envoyé par mail quelques jours avant l’arrivée dans l’entreprise afin que le collaborateur le lise à tête reposée. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuelle. Pensez-y !

Après le premier jour, le processus d’onboarding continue. 

Le parcours d’intégration doit prévoir plusieurs courts entretiens de présentation métiers avec différents acteurs de l’entreprise . Mais aussi une prise en main des logiciels et outils utilisés en interne.

Les membres de l’équipe doivent se relayer pour ne pas laisser déjeuner seul le nouveau membre.

Le manager doit prévoir des points réguliers pour recueillir le feedback et l’ état d’esprit du salarié.

Ces premières semaines de prise de poste sont décisives car elles coïncident souvent avec la période d’essai du salarié, dans laquelle il peut rompre son contrat de travail du jour au lendemain. 

Tout savoir sur la rupture de la période d'essai avec notre article dédié.

N’hésitez pas à prévoir une journée d’accueil par mois des nouveaux arrivants du mois. Elle est l’occasion pour eux de tisser des liens spéciaux. Vous pouvez y prévoir un petit-déjeuner, une intervention du directeur de l’entreprise et des différents responsables de pôle, une présentation de l’organigramme. Et pourquoi pas aussi un après-midi plus ludique avec un escape game pour créer un esprit de cohésion.

La durée de l’onboarding est à votre libre appréciation. Elle peut dépendre du périmètre du poste, des enjeux du métier, du contexte de la prise de poste…

En règle générale, elle dure plus ou moins 15 jours . 

À son issu, le salarié doit être bien intégré dans son équipe, à l’aise dans son travail, avec la culture d’entreprise et ses process spécifiques.

L’onboarding peut se clore par un rapport d’étonnement . C’est un outil précieux pour les employeurs qui offrent la possibilité aux nouveaux de développer un regard critique, ou favorable, sur le fonctionnement de l’entreprise. Y compris sur l’efficacité de la stratégie d’onboarding. Puis de le restituer par oral ou par écrit. 

L’entreprise doit alors être prête à recevoir la critique. Le cas échéant, à faire évoluer les étapes de son onboarding pour s’améliorer.

Dans un contexte de guerre des talents et de difficultés d’embauche pour certains métiers en tension, mais aussi dans un souci de réduction des coûts liés au recrutement, réussir son onboarding est crucial.

L’onboarding est un formidable moyen pour les entreprises de : 

• Fidéliser les collaborateurs .
• Les retenir dans l’entreprise. On parle de rétention des talents .
• Faire rayonner leur marque employeur .
• Donner envie à d’autres candidats de rejoindre les équipes .

La bonne intégration est un défi de taille auquel toutes les organisations doivent s’attaquer pour ne pas risquer de voir les bons éléments les quitter pour la concurrence.

Pour une bonne prise en main d’un poste et la meilleure intégration possible avec l’ensemble des salariés de l’entreprise, l’onboarding physique est le meilleur choix possible.

Si l’onboarding à distance n’est pas impossible, le processus doit alors être encore plus travaillé et la communication renforcée pour réussir à créer du lien sans voir les nouvelles recrues.

Un onboarding réussi est la clé pour pérenniser les équipes de l’entreprise et réduire le turnover. Des collaborateurs heureux dès les premiers jours dans la société sont plus enclins à se projeter sur du long terme dans leur organisation.

Cette ultime étape du recrutement ne s’improvise pas. Elle doit faire l’objet d’une stratégie et elle doit être soigneusement préparée pour accueillir les nouveaux dans les meilleures conditions. 

Un processus d’onboarding complet s’étend de l’annonce de l’embauche jusqu'à plusieurs semaines après l’arrivée dans l’entreprise.

Une bonne intégration doit comprendre : 

• Des moments conviviaux.
• Une bonne communication entre le collaborateur et l’intégralité de l’entreprise.
• Une prise en main des outils et des ressources de l’entreprise.
• Des informations suffisamment précises et accessibles.
• Des détails sur le poste, les attentes, les enjeux et les objectifs.
• Des périodes de rencontre avec différents intervenants qui occupent des emplois stratégiques.
• Des feedbacks réguliers avec les managers.
• Un rapport d’étonnement.
• Une formation spécifique sur les logiciels de l’entreprise.

Quoi qu’il arrive, vous ne regretterez jamais de soigner l’arrivée des talents recrutés, c’est votre image de marque qui est en jeu !

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Intégration d’un nouveau collaborateur : pourquoi et comment ne pas le négliger ?

Pour beaucoup d’entreprises, l’intégration d’un nouveau collaborateur consiste à faire le tour des bureaux le jour J. C’est une erreur. Car l’ onboarding d’un nouvel arrivant prend du temps.⏲️

D’ailleurs, savez-vous que 45% des démissions ont lieu durant la première année et qu’une intégration ratée peut entraîner la démission de 1 cadre sur 3 ?

Il ne faut donc pas confondre l’intégration et l’accueil d’un nouveau collaborateur.

Si vous voulez proposer à chaque nouvel arrivant une intégration réussie , suivez nos conseils. Nous vous proposons un guide complet de l’intégration d’un nouveau salarié . 👇

Comment bien intégrer un nouveau collaborateur ?

L’intégration réussie d’une nouvelle recrue est un processus qui nécessite une planification minutieuse et une communication efficace.

Dès le premier jour en entreprise, il est important de créer un environnement accueillant. Votre objectif : présenter le nouvel employé à l’équipe (lors d’un petit-déjeuner, par exemple), organiser une visite des locaux et vous assurer qu’il dispose de tous les outils nécessaires pour effectuer son travail.🛠️

Il est également crucial de prévoir un moment de formation pour familiariser le nouvel employé avec les process et la culture de l’entreprise.

Notre conseil : désignez un mentor ou parrain pour guider le nouvel employé tout au long du parcours d’intégration .

En outre, il est essentiel de fixer des attentes claires et des objectifs précis dès le début. Cela se fait généralement lors de points réguliers avec le manager . Durant ces derniers, il sera possible de mettre en place un process de feedback régulier et constructif afin d’aider le nouvel employé à s’améliorer et à développer ses compétences techniques et personnelles.📈

Bon à savoir : une bonne intégration est essentielle pour assurer la satisfaction et la rétention des employés. Bien que chronophage, elle profite à l’ensemble de l’entreprise en diminuant le taux de turn-over tout en permettant au nouvel employé de devenir rapidement autonome et efficace.

Intégration des nouveaux collaborateurs : Quelles sont les étapes ?

Pour de nombreuses entreprises, le début de l’intégration commence dès le jour d’arrivée de l’employé au sein de l’entreprise. C’est une erreur. En réalité, le processus d’intégration débute dès la phase de recrutement.🫱🏻‍🫲🏿

Il ne faut pas oublier, en effet, que c’est le premier contact avec un candidat (qui sera ensuite un salarié) et l’entreprise. C’est aussi le meilleur moment pour faire connaissance .

Après l’embauche, vient ensuite le préboarding . Durant cette période, on pourra fournir au futur employé différents documents importants ( livret d’accueil , informations sur la prise de poste, déroulement du jour J…). On en profitera aussi pour régler différentes formalités administratives telles que la signature du contrat de travail .📃

Nous arrivons finalement au premier jour en entreprise . Comme nous l’avons indiqué, l’accueil peut se faire autour d’un petit-déjeuner avec l’équipe ou avec les autres onboardés (dans le cas de grandes entreprises). Celui-ci sera suivi d’une visite de l’entreprise et de la possibilité de rencontrer les membres de l’équipe si ce n’est pas déjà fait.

Si vous avez été attentif, vous avez compris que l’intégration ne s’arrête pas au premier jour. En effet, durant la première semaine , il sera possible d’organiser des sessions de formation techniques ou spécifiques à l’entreprise. C’est aussi le bon moment pour assigner un mentor afin d’aider le nouvel employé à s’adapter à son nouvel environnement.

Ensuite, tout au long du premier mois , on offrira la possibilité au nouvel arrivant de se familiariser avec son poste de travail et ses missions. On pourra ainsi lui demander de fixer lui-même ses propres objectifs et de les commenter lors de points réguliers avec le manager direct.🗣️

Vous l’avez compris : une intégration réussie nécessite une planification minutieuse, une communication ouverte et un soutien continu de la part des équipes (opérationnelles et RH). Il faut le voir comme un investissement à long terme qui conduit à une meilleure rétention des employés, à une plus grande satisfaction au travail et à une productivité accrue.

Quelle est la durée d'une période d'intégration collaborateur ?

En règle générale, on estime qu’ une période d’intégration réussie se déroule sur plusieurs mois . Entre 6 et 9 pour être exact.📅

Ainsi, bien que cela puisse varier en fonction du poste, de l’entreprise et du secteur, cette durée est souvent supérieure à la période d’essai.

Évidemment, la durée de l’intégration n’est pas inscrite dans le marbre. Le but étant qu’ à la fin de la période, le nouveau collaborateur se sente totalement autonome et puisse à son tour devenir mentor de nouveaux onboardés si l’occasion se présente.

Si, 1 an après avoir fait ses premiers pas dans l’entreprise, l’employé est satisfait, performant et totalement intégré au sein de l’entreprise, vous pouvez vous dire que la période d’intégration a été une réussite.👍

Comment réussir une bonne intégration des nouvelles recrues ?

Maintenant que nous avons évoqué la partie théorique, intéressons-nous à la pratique. Grâce aux quelques conseils que nous allons vous fournir dans cette partie, vous aurez les clés pour réussir l’intégration de vos salariés.

Nous avons déjà évoqué la nomination d’un mentor . Dans l’idéal, celui-ci ne doit pas être le manager. En effet, les deux rôles sont différents. Alors que le manager s’intéressera aux performances du nouvel employé et aux possibles axes d’améliorations , le mentor sera une sorte de coach qui suivra le nouveau collaborateur tout au long du process d’intégration. Son rôle sera de répondre à ses interrogations, de lui présenter les bonnes personnes et de lui montrer les bons gestes à adopter.

À ce titre, il faut savoir qu’ une bonne intégration est un véritable travail d’équipe . Les autres collaborateurs se doivent, en effet, de se rendre aussi disponibles que possible pour accueillir le nouveau talent. Le but n’est pas de prendre le rôle du mentor ou du manager, mais surtout de faire preuve de bienveillance et d’écoute si besoin est. 👂

En parallèle, il est aussi important de récolter les avis des autres membres de l’équipe qui peuvent faire face, eux aussi, à un certain bouleversement de leur environnement de travail.

D’ailleurs, il ne faut pas négliger la puissance du feedback qui doit être un moment d’échange entre le collaborateur concerné et le manager ou le service RH .

Bon à savoir : dans le cadre d’un onboarding , on pourra proposer au nouvel arrivant de créer un rapport d’étonnement . 📄

Sans oublier d’organiser régulièrement des sessions de team building inter-équipe afin de favoriser la création de liens.

Vous avez besoin d’aide ? Munissez-vous d'un outil d’onboarding dédié qui vous accompagnera à chaque étape de votre process d’intégration. La plateforme Hey Team , par exemple, vous offre la possibilité de créer des programmes sur-mesure sous forme de parcours interactifs. Simple à utiliser, vous profitez d’un outil relationnel puissant qui vous fait gagner du temps (et de l’argent).

Vous voulez en savoir plus ? Demandez-nous une démo gratuite sans attendre. 

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Comment réussir son plan d’intégration d’un nouveau collaborateur ?

L’intégration d’un nouveau collaborateur est un moment charnière. Il s’agit de finaliser le process de recrutement et de poser les bases d’une collaboration saine et réussie. L’accueil d’un nouvel arrivant, aussi appelé « onboarding », est une étape clé pour l’entreprise, aux multiples enjeux : motivation, fidélisation, productivité… Les entreprises l’ont bien compris et sont désormais nombreuses à mettre en place un plan d’intégration. QuarksUp, expert SIRH, vous livre ses conseils pour réussir l’intégration des nouvelles recrues.

Quelles sont les étapes d’un plan d’intégration ?

Le processus d’intégration doit suivre un cheminement clairement défini au préalable. Pour cela, il doit respecter certaines étapes clé :

• La préparation de l’arrivée: Pensez à organiser en amont le démarrage de votre collaborateur (accès informatiques, ordinateur, fournitures de travail, badge, téléphone, pièces administratives pour la paie et la mutuelle).
• Le jour de l’arrivée: Dès le premier jour, proposez un parcours d’accueil au nouveau salarié en lui programmant des points avec les interlocuteurs clés : manager, RH… Vous pouvez aussi organiser un repas de bienvenue, moment plus informel pour faire connaissance.
• L’attribution d’un parrain : Pour faciliter l’intégration du collaborateur, vous pouvez nommer un tuteur référent, chargé de le guider. Il peut s’agir d’une personne assurant sa formation sur le poste (un homologue par exemple).
• Des points hebdomadaires et mensuels: Définissez un planning précis et n’oubliez pas que le plan d’intégration s’inscrit dans la durée.
• La fin de la période d’essai : C’est un moment crucial, permettant de valider ou non la bonne prise de fonction du salarié et son intégration définitive dans l’équipe.

Attention, pour certains postes à hautes responsabilités, le plan d’intégration peut s’étendre au-delà de la période d’essai.

Que doit contenir le mail d’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Afin d’accueillir comme il se doit le collaborateur, il est judicieux d’envoyer un mail d’intégration. Ces mails peuvent être de deux types :

• mail de bienvenue au salarié ;
• mail de présentation du nouveau collaborateur au reste de l’équipe et de l’entreprise.

Le mail d’intégration d’un nouveau collaborateur a vocation à le motiver et à le rassurer. Il peut prendre par exemple la forme suivante :

« Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de notre équipe. Nous sommes persuadés que vos compétences seront un réel atout pour le futur de notre entreprise. »

Il permet aussi de lui indiquer le déroulement de son arrivée : « Nous vous attendons à 9 h le 2 septembre 2022. Mme X s’occupera des démarches administratives à votre arrivée et vous remettra notamment votre badge. »

Il peut se terminer de façon très positive en réitérant le message de bienvenue au nouveau collaborateur : « Au nom de toute l’équipe, je vous souhaite la bienvenue et suis impatient de vous accueillir parmi nous. »

Le mail d’intégration à destination des équipes est envoyé par le RH ou le manager. Il doit préciser le nom et les fonctions du nouvel entrant. Il explique les raisons de son arrivée (remplacement, création de poste, surcharge d’activité…). Il peut être par exemple rédigé ainsi :

« J’ai le plaisir de vous annoncer l’arrivée de M. X au sein du département Y. Il prendra la fonction de …, à partir du 2 septembre 2022. Vous serez amenés à travailler avec lui dans le cadre de tel projet. Je vous remercie de lui réserver le meilleur accueil. »

Comment présenter l’entreprise et ses futurs collaborateurs ?

Le plan d’intégration a pour but de présenter en profondeur l’entreprise au nouveau salarié. Cette période d’onboarding est l’occasion pour lui de bien comprendre les métiers, les marchés et les valeurs de la société. Pour cela, le service RH peut lui remettre un livret d’accueil. Ce document lui livre des informations clé sur :

• l’histoire de l’entreprise ;
• ses valeurs ;
• les coordonnées utiles : infirmière, paie…
• la localisation et le fonctionnement du restaurant d’entreprise ;
• les horaires ;
• les procédures à respecter ;

Bon à savoir ! Des séances d’intégration collectives

Certaines entreprises proposent des sessions de présentation de l’entreprise collective, pour plusieurs nouveaux arrivants. Elles réalisent parfois des films corporate, avec les éléments marquants de l’histoire de l’entreprise.

Lors de ce parcours d’intégration, le nouvel embauché doit pouvoir identifier les interlocuteurs clé dans les différents services. L’équipe RH se charge de lui programmer des rendez-vous individuels avec ces personnes. Pour une bonne transmission des informations, le manager organise, quant à lui, des rencontres avec tous les membres de l’équipe.

Description des missions et des responsabilités du nouveau collaborateur

L’arrivée d’un nouveau collaborateur peut être l’occasion de redéfinir clairement ses missions. En lien avec le service RH, le responsable hiérarchique établit une fiche de poste précise. Elle permettra de lister toutes ses fonctions et les objectifs liés.

Pour assurer une bonne compréhension des missions, il peut être intéressant de créer des binômes de travail. Le nouvel embauché pourra ainsi observer les actions réalisées par l’un de ses homologues. Cette personne peut assurer une période de formation sur les procédures ou sur certaines tâches non maîtrisées.

Une intégration réussie passe indéniablement par une définition claire des missions attendues.

Comment améliorer son plan d’intégration ?

Dans un souci d’amélioration continue, le service RH a besoin d’un feedback du salarié. Le RRH peut lui demander un rapport d’étonnement sur son accueil au sein de l’entreprise.

Pour évaluer l’efficacité du process d’onboarding, il est possible de mettre en place un questionnaire de satisfaction. QuarksUp propose notamment un générateur de questionnaires personnalisés. Le service RH pourra ainsi évaluer la qualité de son plan d’intégration, notamment concernant les aspects suivants :

• la durée du parcours d’intégration ;
• la bonne compréhension des missions ;
• l’identification des interlocuteurs clé ;
• le sentiment d’appartenance.

Le plan d’intégration est un process à ne pas négliger. Il pose les fondations de la vie professionnelle du nouvel arrivant dans l’entreprise.

Les 3 points clés à retenir :

• Pour fidéliser les collaborateurs, l’entreprise doit soigner son plan d’intégration.
• Durant ce process, le nouvel arrivant doit comprendre clairement ses missions.
• Le plan d’intégration doit s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

Bon à savoir ! quarksUp est une solution SIRH pour gérer l'ensemble du cycle du collaborateur.

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La checklist de l’onboarding : la meilleure manière d’accueillir un nouveau collaborateur

4% des salariés quittent leur entreprise dès le 1er jour. Évitez cela et préparez facilement l’onboarding de futurs collaborateurs avec notre checklist en 14 étapes !

L’accueil d’un nouveau collaborateur est une étape essentielle et déterminante dans la suite de son intégration. Découvrez dans cette checklist toutes les étapes à suivre pour accueillir un nouveau collaborateur au sein de votre entreprise de la meilleure des façons et ainsi faire de son arrivée un véritable événement !

Comment bien intégrer un nouveau collaborateur ?

Une équipe qui n’est pas prévenue de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, un manager invisible, un bureau quasi-vide ou encore un premier déjeuner en solo… Ce sont des choses qui arrivent à beaucoup de collaborateurs lorsqu’ils sont intégrés dans une nouvelle entreprise et qu’aucun onboarding n’est préparé !

Et pourtant, accueillir un nouveau collaborateur comme il se doit est essentiel pour son intégration. Surtout lorsqu’on sait qu’un salarié sur cinq en France quitte sa boîte au bout de seulement trois mois à cause d’une mauvaise intégration et que 4% décident même de partir à cause d’une première journée désastreuse.

Alors attention, rien ne doit être laissé au hasard ! Il est important de faire sentir au nouveau collaborateur qu’il est attendu avec impatience et lui donner toute l’information utile pour qu’il se sente bien et s’intègre rapidement !

Parce que cela vous arrivera encore souvent d’accueillir un nouveau collaborateur, voici la checklist de l’onboarding parfait pour être le plus accueillant possible !

7 jours avant son arrivée !

Eh oui, accueillir un nouveau collaborateur se prépare ! Pour ne pas être pris au dépourvu, lundi matin, face à la nouvelle recrue, il faut anticiper les étapes et lui fournir les éléments nécessaires pour qu’il s’intègre au mieux !

1. Créez une page d’intranet

Votre nouveau collaborateur va avoir beaucoup d’informations à enregistrer et vous allez avoir beaucoup d’informations à lui transmettre. Ainsi, pour faciliter cette étape, on vous propose de créer une page d’intranet spécialement dédiée à l’ onboarding . L’objectif est de regrouper sur cette page tous les outils, les informations et les documents nécessaires à l’intégration des nouveaux collaborateurs quels que soient leurs services.

2. Mettez-le à l’aise avec un petit rappel

Arriver dans un nouvel environnement peut être stressant pour tout le monde. Pour aider votre nouveau collaborateur a arriver plus détendu, il est important de lui envoyer quelques jours avant un court mail pour lui rappeler où et quand il est attendu, ce qui l’attend au planning du premier jour et ce qu’il doit apporter. N’hésitez pas aussi à préciser les horaires et les commodités de restauration. Vous pouvez aussi y ajouter un petit mot sympathique de la part de toute l’équipe ?

3. Préparez son poste de travail

Où est-ce que votre nouveau collègue va s’installer ? Pas sûr que ce soit une bonne idée de l’installer sur un bout de bureau, loin de son équipe. Préparez son bureau comme il se doit : ordinateur, casque, matériels… Et pensez aux indispensables comme le badge pour rentrer dans le bureau ou le code wifi !

4. Préparez un kit de bienvenue

Préparez avant son arrivée, le kit de bienvenue qui attend sagement sur le bureau le premier jour crée à tous les coups un effet “wahou” et un sentiment immédiat d’appartenance chez le collaborateur. Mais que renferme cette boîte aux trésors ? Un carnet, des stylos, une carte de bienvenue, un tee-shirt corporate, une tasse à café… Soyez original !

5. Présentez-le à l’équipe dont il fera partie

« Excuse-moi, comment tu t’appelles déjà… ? » . C’est une phrase que l’on entend très souvent dans les premières semaines et ce n’est pas forcément très agréable lorsque l’on essaye de s’intégrer. Présentez votre nouveau collaborateur dans un Flash Info ou dans un article. Vos collaborateurs pourront ainsi l’accueillir comme il se doit le jour J !

6. Trouvez-lui un parrain ou une marraine

Les premiers jours dans une entreprise, on va de découvertes en découvertes. Et cela amène son lot de questions. Mais ce n’est pas toujours évident de trouver une oreille attentive pour y répondre… C’est pour cela que beaucoup d’entreprises mettent en place un programme de parrainage . Le parrain ou la marraine a pour mission de se rendre disponible pour répondre à tous ses besoins, de le chouchouter et de lui présenter toutes les traditions de l’entreprise.

Le jour de son arrivée

Votre nouveau collaborateur vient de passer les portes des bureaux. Il est temps de bien l’accueillir de sorte qu’il se sente à l’aise !

1. Faites-lui visiter les bureaux

Pour commencer, il est important de lui faire faire un tour des lieux. Il va y passer une grande partie de ses journées, alors il est important qu’il connaisse tous les endroits importants : cuisine, toilette, les bureaux de chaque service, machine à café… Et bien entendu, profitez de l’occasion pour lui montrer son nouveau bureau !

2. Donnez-lui son kit de bienvenue

Maintenant qu’il connaît les lieux, vous pouvez lui offrir son kit de bienvenue. Cela le mettra dans de bonnes conditions pour continuer la journée et découvrir comment fonctionne votre entreprise.

3. Organisez une réunion d’onboarding

Pour bien commencer cette nouvelle expérience, il est important de commencer sur une bonne base. Ainsi, vous pouvez organiser une première réunion . L’objectif de celle-ci est de lui présenter les objectifs de son poste et ses futures missions . Regardez avec lui si cela s’aligne avec ses compétences et ce qu’il souhaite. Vous pouvez ensuite définir les objectifs de sa période d’essai et lui confier ses premières missions. Pensez à inviter son manager lors de cette réunion.

Un mois après son arrivée

Les premières semaines et les premiers mois du nouveau collaborateur sont déterminants pour son intégration. Afin de le guider, de lui apporter un suivi et de le former jusqu’à la fin de sa période d’essai, des points réguliers sont fortement recommandés.

1. Organisez des points individuels

Comment cela se passe ? Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est-ce qui est plus difficile ? Comment se déroule le contact avec l’équipe ? Faites des points avec votre nouveau collaborateur pour voir comment se passe son intégration à la fois sur le plan professionnel (ses missions, ses objectifs…), mais également sur le plan relationnel. Prenez la température et adaptez-vous en cas de besoin.

2. Formez-le à ses nouveaux outils de travail

L’utilisation de certains outils n’est pas toujours simple. Et tout le monde n’est pas à l’aise avec les outils informatiques. Pour que votre nouveau collaborateur puisse pleinement s’intégrer à ses nouvelles fonctions, il est essentiel de le former à vos méthodes de travail et aux outils utilisés.

3. Recueillez des feedbacks

Même si vous avez fait le point avec votre nouveau collaborateur, il est important de connaître l’opinion des personnes qui travaillent avec lui. Comment se comporte-t-il ? Êtes-vous satisfait de ses premières missions ? A-t-il pu s’intégrer facilement ? Est-il à l’aise dans sa nouvelle équipe ? Interrogez son parrain, son manager et ses collègues.

4. Demandez-lui de réaliser un rapport d’étonnement

C’est une tradition chez Jamespot . Quelques semaines après l’arrivée d’un nouveau collaborateur, on lui demande de réaliser un petit rapport d’étonnement à présenter devant tout le monde lors d’une visioconférence . L’objectif est de voir ce que le nouvel arrivant a pu découvrir, apprécier et ce qui l’a étonné lors de ses premiers jours.

Le premier jour en entreprise est crucial et représente un avant-goût de l’aventure d’un collaborateur… Mais tout ne se joue pas le jour J, car intégrer un nouveau collègue est un long travail pour l’entreprise. Vous l’avez donc compris, il est important de préparer un programme précis pour accueillir un nouveau venu de la meilleure façon. On espère en tout cas que cette checklist vous aidera à accueillir au mieux vos futures recrues !

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Accueil » Onboarding : nos conseils intégrer un nouveau collaborateur

Le guide pour faciliter l'intégration d'un nouveau talent

Ce n’est pas seulement un nouveau terme à la mode utilisée par les nouvelles entreprises et les start-up. L’onboarding d’un nouveau collaborateur est l’une des étapes-clés du processus RH de l’entreprise. Préparer l’arrivée de votre nouveau talent est primordiale pour la suite de son parcours professionnel au sein de votre entreprise. Mais il est tout aussi bénéfique pour vous, employeur.

Pourquoi est-il si important ?

Réduire le turn-over 

Un mauvais accueil peut entraîner un turn-over élevé. Parce que le nouveau salarié peut se sentir peu soutenu, déconnecté ou dépassé par son nouveau rôle. Mais si a contrario, il est bien accueilli, votre entreprise peut accroître l’engagement de l’employé et de celui des anciens collaborateurs. 

Le gain de temps et de ressources 

Des programmes d’onboarding efficaces permettent d’économiser du temps et des ressources à long terme en réduisant le soutien supplémentaire. En investissant dans le processus d’intégration, les entreprises peuvent préparer les nouveaux employés à réussir et les aider à devenir plus rapidement productifs.

Améliore la satisfaction et la fidélisation des employés 

Une expérience d’intégration positive améliore la satisfaction des employés et leur taux de pérennité. Lorsque les nouveaux employés se sentent soutenus et valorisés, ils sont plus susceptibles de rester dans l’entreprise et de contribuer à sa réussite. C’est tout le secret d’une bonne expérience candidat.

Booster sa marque employeur 

Il n’y a pas de secret, un candidat/employé heureux booste automatiquement la marque employeur. Aujourd’hui, dans les entreprises, le bien-être au travail est l’un des discours les plus importants. Une entreprise qui rend ses collaborateurs heureux est une entreprise qui fonctionne.

Comment optimiser l'arrivée du collaborateur dans l'entreprise

Créer une expérience de premier jour accueillante.

C’est le jour j, le candidat ressent plein de sensations. Un grand bol d’excitation, un soupçon de stress, un peu de joie, un peu de peur… Tous les ingrédients qui font que le nouvel arrivant n’est pas dans sa zone de confort. C’est à vous employeur d’en faire une bonne recette pour en ressortir le meilleur. 

• Bienvenue à bord : faites-lui faire le tour du bureau et présentez-le à ses collègues.
• Petit cadeau de bienvenue : il peut s’agir d’une lettre de bienvenue, d’un cadeau d’entreprise, de matériel dont il aura besoin au cours de son expérience professionnelle chez vous. 
• Le déjeuner d’équipe : pour les plus gourmands, organiser un déjeuner d’équipe ou une pause-café peut mettre à l’aise la nouvelle recrue à faire connaissance avec les membres de son équipe dans un cadre détendu.
• Aménager son espace de travail : c’est un petit geste anodin, mais qui fait tout aux yeux du nouvel arrivant. Assurez-vous que son espace de travail est propre, organisé et équipé des fournitures et équipements nécessaires.
• Les accès : assurez-vous que le nouvel employé a accès aux systèmes et à la technologie de l’entreprise, tels que le courrier électronique et les outils logiciels.

Un emploi du temps : veillez à ce que le nouvel employé sache quel sera son programme pour son premier jour et qui il rencontrera.

Communiquer ses attentes

S’il y a bien un jour où vous devez être particulièrement bavard et disponible, c’est celui-là. N’hésitez pas à fournir un programme pour son premier jour pour qu’il sache à quoi s’attendre. Expliquez-lui comment va se dérouler sa période d’intégration dans les jours / semaines à suivre. Faites savoir au nouvel employé que vous êtes disponible pour répondre à toutes ses questions.

Enfin, il est important d’offrir un soutien continu et des opportunités de développement aux nouveaux employés. Il peut s’agir d’entretiens réguliers avec leur responsable, de possibilités de formation et d’opportunités de développement professionnel au sein de l’entreprise. Les nouveaux employés se sentent ainsi valorisés et investis dans la réussite de l’entreprise.

Choisir un parrain ou une marraine

Attribuer un binôme ou un mentor à un nouvel employé peut être un excellent moyen de l’aider à s’intégrer dans l’entreprise et à se sentir soutenu. Le talent aura un aperçu concret de la culture et des normes de l’entreprise. Pour assimiler un nouveau poste et une nouvelle équipe, rien de mieux qu’être accompagné par un mentor. 

Attention, il faut suivre quelques règles pour désigner le bon binôme. 

• Identifiez le parrain (ou marraine) potentiel : recherchez une personne au sein de l’entreprise qui connaît la culture de l’entreprise et qui peut fournir des conseils et un soutien. Si celui-ci n’a pas forcément de temps à lui accorder ou n’est pas à l’aise avec le fait de guider une nouvelle recrue, c’est inutile. 
• Présentation du mentor : organisez une réunion entre le nouvel employé et son binôme pour les présenter et discuter de leur rôle.
• Définissez les attentes : communiquez les attentes, par exemple, la fréquence à laquelle il doit s’entretenir avec le nouvel employé ou ses responsabilités.
• Assurez le suivi : une petite vérification de temps en temps ne fait pas de mal. Il faut que vous vérifiiez auprès des deux parties que la relation fonctionne correctement au cas où il y ait des préoccupations ou des problèmes. Le but n’est pas d’imposer, mais bien de créer des liens, et ça n’est pas toujours naturel. 

Pas de nouvelles, bonnes nouvelles ?

Alors non, si vous n’avez pas de nouvelles de votre nouveau talent, ce n’est pas bon, il faut communiquer avec lui. Il est essentiel de prendre régulièrement des nouvelles des nouveaux employés pour assurer leur réussite et les aider à s’intégrer dans la culture de l’entreprise. 

• Planifiez des points réguliers : vous pouvez le faire toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois, selon les besoins du nouvel employé et de l’entreprise.
• Encouragez la communication ouverte : cela peut contribuer à établir une relation de confiance entre vous et le nouvel employé.
• Donnez du feedback et de la reconnaissance : faites-leur savoir ce qu’ils font de bien et offrez-leur des commentaires constructifs sur les domaines qu’ils peuvent améliorer. Cela peut les aider à rester sur la bonne voie et à avoir confiance en leurs capacités.

Votre checklist pour réaliser vos onboarding en distanciel ou présentiel​

Favorisez l'intégration de vos nouveaux collaborateurs avec une checklist simple et facile à appliquer.​

Du présentiel au distanciel

Dans certains cas, l’entreprise doit préparer l’arrivée en distanciel. Pour un onboarding réussit, cela ne doit rien changer à la qualité de son arrivée. En somme, les conseils ci-dessus restent presque les mêmes, mais en virtuel. 

Vous pouvez : 

• Organiser une réunion virtuelle avec le nouvel employé pour lui présenter l’équipe et lui expliquer la culture et les valeurs de l’entreprise.
• Organiser une vidéoconférence pour lui faire faire une visite virtuelle des bureaux et le présenter à ses collègues.
• Attribuer un parrain ou une marraine qui pourra l’accompagner à distance. 
• Donner au nouvel employé l’accès à des ressources en ligne et à du matériel de formation pour l’aider à se mettre à niveau.

Dans les deux scénarios, il est important de s’assurer que les nouveaux employés ont accès aux ressources, au soutien et aux conseils dont ils ont besoin pour se sentir confiants et engagés dans leur nouveau rôle. En outre, des contrôles réguliers et une communication ouverte peuvent aider à répondre aux préoccupations, ou aux questions qui surgissent au cours du processus de recrutement.

Les outils pour faciliter l'onboarding

Pour vous aider dans la démarche, accompagnez-vous de différents outils. 

Vidéoconférence 

Pour l’intégration à distance, des outils de vidéoconférence comme Zoom ou Microsoft Teams pour organiser des réunions et des formations virtuelles.

Des messageries 

Des plateformes comme Slack ou Microsoft Teams sont appropriés pour faciliter la communication et la collaboration entre les nouvelles recrues et leurs équipes, leur permettant de poser des questions et de recevoir des commentaires en temps réel.

Systèmes de gestion de l’apprentissage 

Les systèmes de gestion de l’apprentissage tels que Heyteam et WELCOMEiN peuvent être utiles pour fournir aux nouvelles recrues un accès aux supports de formation et aux cours en ligne pour les aider à se mettre à niveau dans leur nouveau rôle.

Quelles sont les conséquences d'un onboarding RH raté ?

En conclusion

En investissant du temps et des ressources dans le processus d’intégration, les entreprises peuvent créer une expérience positive pour les candidats potentiels. Accroître l’engagement et la fidélisation des employés et, au final, obtenir de meilleurs résultats commerciaux. Que l’intégration se réalise en face à face ou à distance, il existe une variété de stratégies et d’outils pour vous aider à rationaliser le processus. Et à vous assurer que les nouveaux employés ont tout ce dont ils ont besoin pour être opérationnels. 

• En vous concentrant sur la création d’une expérience accueillante le premier jour.
• En fournissant des attentes et des ressources claires.
• En désignant un compagnon ou un mentor et en vérifiant régulièrement, vous pouvez aider les nouveaux employés à se sentir soutenus, engagés et habilités à faire leur meilleur travail. 
• En utilisant les bons outils.

Donc, si vous voulez construire une équipe forte et prospère, ne négligez pas le pouvoir d’un programme d’intégration bien exécuté.

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Saviez-vous que 82% des entreprises ne se sentent pas prêtes le jour de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, selon une étude du cabinet Deloitte ? Que ce soit dû à un manque de temps ou une mauvaise organisation, il est important de mettre en place un programme d’onboarding pour accueillir vos nouveaux talents. Découvrez nos conseils pour créer une expérience positive et engageante. 

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Qu'est-ce que l'onboarding ?

On appelle onboarding le processus d’intégration mis en place pour l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Autrement dit, ce sont toutes les actions que vous allez instaurer avant, pendant et après l'arrivée de votre nouveau talent, afin de le mettre à l’aise et le motiver pour sa prise de poste. C'est la dernière étape du processus du recrutement, mais elle ne doit être pas être négligée pour autant. Vous risquerez de perdre votre nouveau collaborateur et entacher par la même occasion votre marque employeur . Aujourd'hui encore, 65% des entreprises n’ont toujours pas de processus d’intégration, selon une étude de Mercuri Urval .

Quels sont ses enjeux ? 

L'onboarding permet au nouveau collaborateur de se familiariser avec son nouvel environnement de travail  et de prendre plus rapidement ses marques. Il a deux principaux objectifs : 

• Faire adhérer le collaborateur à la culture d'entreprise (valeurs, visions, mode de fonctionnement) et le fidéliser sur le long terme.
• Rendre le collaborateur opérationnel plus rapidement, grâce à une bonne prise en main du poste et une bonne intégration dans son équipe.

É videmment, les erreurs de recrutements peuvent arriver, mais avec un bon processus d'onboarding, vous prévenez et évitez ces départs. D'ailleurs, selon une étude partagée par Collock , 58% des employés ayant bénéficié d’un bon onboarding sont encore dans l’entreprise 3 ans après ! 

Bien intégrer son nouveau collaborateur en 5 étapes

Instaurer un programme d’onboarding doit être au cœur de votre stratégie RH . Si ce n’est pas encore le cas ou si vous souhaitez améliorer votre processus, découvrez nos 6 astuces ! 

#1. Préparez l'arrivée en amont

Ce n'est pas parce que votre nouveau collaborateur n'est pas encore arrivé qu'il ne faut pas mettre en place des actions. Une bonne anticipation vous permettra d'être prêt le jour J et de vous concentrer entièrement sur l'accueil de votre nouvelle recrue. De son côté, s'il sent que son arrivée était attendue, votre collaborateur aura plus de chance d' être rassuré et motivé pour ce premier jour ! 

• Organisez l'espace de travail : aménagez un bureau, configurez l'ordinateur (adresse mail, accès au service interne) et préparez les fournitures nécessaires (clavier, souris, stylo, etc). 
• Réglez les derniers détails administratifs : vérifiez que vous avez le contrat signé, le RIB et les documents de sécurité sociale et de mutuelle.
• Préparez la documentation : les premiers jours sont souvent consacrés à la lecture ! Vous devez mettre à disposition du collaborateur les livrets de présentation et autres documents relatifs à votre activité et votre mode de fonctionnement. 

#2. Organisez les premiers jours

Vous l'aurez compris, les premiers jours jouent un rôle crucial dans la bonne intégration des collaborateurs. Un salarié sur deux songe d'ailleurs à quitter son entreprise au cours de sa période d’essai, selon une étude partagée par Collock . Il est important de ne pas plonger le nouveau collaborateur dans son travail dès son arrivée, mais plutôt prendre le temps de lui faire découvrir les équipes et la culture d'entreprise , en organisant ses premières journées. Voici des exemples d'actions à mettre en place : 

• Faites un tour des locaux et présentez vos collaborateurs. Vous pouvez même organiser des petites réunions avec chaque responsable de pôle dans l'agenda de votre nouvelle recrue !
• Proposez à votre nouveau talent d'assister aux réunions. C'est une bonne occasion de l'immerger dans votre mode de fonctionnement. 
• Vous pouvez nommer un parrain d'intégration ou onboarder : ce sera la personne qui supervisera l'intégration du collaborateur. Cela permet de favoriser la communication en plaçant une personne disponible et à l'écoute en cas de doutes ou questions.

#3. Préparez la prise de poste

Une fois les présentations faites et le collaborateur à l'aise avec votre activité, vous pouvez commencer à préparer la prise de poste. C'est une étape importante pour que le collaborateur comprenne bien son rôle dans l'entreprise et ce qui est attendu de lui en termes de travail. Voilà une liste d'actions à mettre en place :

• Reprenez ensemble les missions du poste et discutez-en si besoin. Cela va permettre au collaborateur de se préparer et de s'organiser.
• Mentionnez les objectifs du poste, ses enjeux et les résultats attendus. C'est un bon moyen de donner du sens au futur travail du salarié. 
• Faites le point sur les compétences nécessaires : le candidat a peut-être fait part d'axe de progression lors de l'entretien, c'est le moment d'en parler pour adapter les missions ou prévoir des formations. 

#4. Mettez en place un plan de suivi

Il est important de créer du lien avec votre nouveau collaborateur en favorisant une communication proactive. En étant à l'écoute des doutes, craintes ou simples interrogations de votre talent, vous vous montrez disponible et instaurez un lien de confiance . Découvrez les actions à mettre en place : 

• Organisez régulièrement des réunions (bilan de première semaine, du premier mois, des 6 mois, etc.) pour échanger et suivre l'évolution du collaborateur. 
• Instaurez une culture du feedback : la période d'essai est souvent stressante pour les nouveaux arrivants. N'hésitez pas à faire des retours bienveillants et inciter les managers à faire de même. 
• Demandez un rapport d'étonnement : cela va permettre au nouveau collaborateur de s'exprimer sur ses premières semaines et de faire part de son ressenti. 

#5. Sensibilisez vos équipes à l'onboarding

La bonne intégration d'un nouveau talent ne repose pas uniquement sur les ressources humaines. Il faut que l'onboarding et l'accueil des nouveaux arrivants soient ancrés dans votre culture d'entreprise . Pour cela, faites participer vos collaborateurs ! Ils sont votre plus grande ressource et doivent jouer un rôle actif dans l'intégration des talents. C'est le meilleur moyen de partager les connaissances, compétences et expériences , tout en mettant en avant votre marque employeur.

• Prévenez vos collaborateurs lors de l'arrivée d'un nouvel équipier. Vous pouvez faire une annonce (prénom, poste occupé, etc) par mail ou sur votre outil de messagerie interne. 
• Facilitez les moments d'échanges (cafés, afterworks) et organisez régulièrement des teambuildings pour favoriser la cohésion d'équipe et renforcer les liens. 
• Encouragez vos équipes à partager leurs connaissances
• Communiquez en externe sur votre nouveau collaborateur, notamment sur vos réseaux sociaux d'entreprise. Vous pouvez inciter vos collaborateurs à partager ces nouvelles !

Vidéo de présentation lors d’un onboarding : un indispensable ! 

La vidéo est un excellent support pour faciliter l’onboarding. Ce format innovant et authentique permet à chaque nouvel arrivant de se présenter au reste de l’entreprise. Lors de cette vidéo de présentation, demandez à votre nouvelle recrue de faire le point sur son parcours professionnel, ses compétences, ses soft skills, et surtout, sa personnalité ! 

Voici quelques exemples de questions à poser pour une vidéo interview d’onboarding :

• Peux-tu te présenter en quelques mots ?
• Tes expériences professionnelles ?
• Plutôt café-croissant ou after work ?
• Tu es passionné.e par … ?

Pour créer vos vidéos d’onboarding rapidement et à moindre coût, utilisez la solution vidéo facile Storyfox pensée pour les entreprises !

Vous l’aurez compris, l'intégration d’un nouveau collaborateur est une étape très importante qui ne doit pas être négligée.  Ces premiers instants sont déterminants si vous voulez que le collaborateur trouve sa place au sein de l’entreprise et soit productif dès les premières semaines. Alors, prenez le temps de mettre en place un programme d’ onboarding personnalisé  et chouchoutez  vos nouveaux arrivants.   Cela ne pourra qu’être que bénéfique pour votre entreprise !

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Intégration d'un nouveau collaborateur : bonnes pratiques et planning

Mis à jour : 10 avril 2024

Publié : 08 mars 2023

Lorsqu'un nouveau commercial arrive dans une entreprise, celle-ci doit tout mettre en œuvre pour qu'il soit bien accueilli et prenne ses marques. L'intégration d'une nouvelle recrue est une étape déterminante pour un recrutement réussi. Elle débute dès l'annonce de l'embauche et se poursuit plusieurs mois après l'arrivée du collaborateur.

Pourquoi l'intégration d'un nouveau collaborateur est-elle importante ?

Lorsqu'une entreprise embauche un nouveau commercial, elle doit tout faire pour favoriser son intégration et accompagner sa prise de poste. Ce moment est crucial pour le collaborateur. Il est l'occasion pour lui de découvrir la réalité du terrain, de comprendre le fonctionnement de son poste et de trouver sa place dans l'entreprise.

S'il est intégré efficacement, le commercial nouvellement recruté pourra rapidement prendre ses marques et devenir opérationnel. En complément, se sentir accompagné dans sa prise de poste renforcera sa motivation et aura un impact positif sur son équipe.

Fidélisation du nouveau salarié et réduction du turn-over : une intégration réussie permet également d'optimiser la marque employeur. Sans oublier qu'un commercial rapidement intégré dans de bonnes conditions participera d'autant plus rapidement à l'augmentation du chiffre d'affaires.

9 étapes pour intégrer un nouveau collaborateur dans l'équipe commerciale

• Tisser un lien dès l'embauche
• Préparer l'arrivée du nouveau salarié
• Intégrer le commercial dès sa première journée de travail
• Planifier les premiers jours
• Former le commercial aux outils commerciaux de l'entreprise
• Programmer des formations commerciales
• Prévoir des points réguliers
• Transmettre les valeurs de l'entreprise
• Assurer la montée en compétences du collaborateur

1 - Tisser un lien dès l'embauche

La pré-intégration est une étape importante du parcours d'intégration. Elle consiste, lorsqu'une entreprise recrute un nouveau salarié, à garder contact avec lui jusqu'à son arrivée en poste. Nourrir ce lien permet de mesurer l'enthousiasme du salarié et maintient son envie de s'engager aux côtés de l'entreprise.

Le recruteur peut, par exemple, décider d'envoyer un email de bienvenue à ses nouveaux commerciaux une fois leur avoir annoncé leur embauche. Ce mail sera l'occasion de transmettre un premier volume d'informations et de se montrer présent pour d'éventuelles questions.

2 - Préparer l'arrivée du nouveau salarié

L'arrivée d'un nouveau commercial est un événement qui se prépare. Afin que tout soit prêt le jour J, l'entreprise doit :

• Préparer le poste de travail du futur salarié, son compte sur le CRM de l'entreprise et les outils de vente dont il aura besoin.
• Imprimer les documents administratifs nécessaires à son embauche.
• Informer les équipes de l'arrivée du nouveau collaborateur pour qu'il soit accueilli dans les meilleures conditions.

3 - Intégrer le commercial dès sa première journée de travail

Ce qui compte, ce sont les premières impressions. Pour cette raison, l'intégration d'un nouveau commercial commence dès son arrivée dans l'entreprise. Cette dernière doit l'accompagner dans ses premiers pas au sein de l'organisation, l'aider à se familiariser avec son poste et son environnement de travail, mais aussi organiser des rencontres avec tout le personnel, notamment avec les membres de son équipe.

4 - Planifier les premiers jours

Les premiers jours au sein de l'entreprise sont décisifs, car le nouveau commercial a besoin de repères et d'une vision claire des tâches qui lui sont confiées. Pour l'aider, l'entreprise peut lui proposer un planning précis et attractif. Cela peut commencer par une visite des locaux de l'entreprise, une matinée d'immersion avec un collaborateur ou encore une présentation des clients. La réalisation d'un tel planning donnera envie au nouveau collaborateur de rester dans l'entreprise et lui permettra de prendre son poste plus sereinement.

5 - Former le commercial aux outils commerciaux de l'entreprise

Pour mieux appréhender son poste de travail, le nouveau collaborateur a besoin de connaître les outils commerciaux qu'il devra utiliser. Pour les maîtriser, il va devoir passer par une phase de formation, laquelle peut consister en des tutoriels ou en une présentation faite par un des collaborateurs de l'entreprise. Le but est de donner la possibilité au nouveau commercial de gagner rapidement en efficacité et en autonomie.

6 - Programmer des formations commerciales

Les premiers mois, l'idée est de former le nouveau commercial sur les produits et services de l'entreprise, ainsi que sur le discours commercial à mobiliser. Cette formation peut s'étendre sur plusieurs semaines et comprendre des objectifs intermédiaires. Un commercial confirmé peut lui servir de coach sur cette période et former avec lui un binôme jusqu'à son autonomie complète.

7 - Prévoir des points réguliers

Un nouveau collaborateur aura besoin de temps pour totalement s'intégrer dans l'entreprise. Celle-ci doit lui donner la possibilité de s'exprimer sur ses interrogations ou incompréhensions par l'intermédiaire de feedbacks réguliers. Ces moments d'échanges permettent de déterminer la façon dont le collaborateur se sent à son poste de travail et dans son équipe. L'entreprise pourra ainsi identifier et résoudre les blocages qu'il pourrait rencontrer dans son intégration.

8 - Transmettre les valeurs de l'entreprise

Le nouveau commercial a besoin de trouver sa place dans sa nouvelle organisation. Pour l'aider, il faut le familiariser à la culture interne de l'entreprise et développer chez lui un sentiment d'appartenance. Les événements d'entreprise, temps d'échange et mises en avant des réussites sont autant d'outils prompts à lui transmettre ces valeurs.

9 - Assurer la montée en compétences du commercial

Pour être opérationnel et efficace, un nouveau commercial doit parfaitement maîtriser son domaine d'activité et les différents aspects de son métier. Ainsi, pendant toute la durée de la première année d'intégration, une montée en compétences s'impose. Le but est de proposer un suivi personnalisé qui permette au commercial de progresser dans son poste. Ce dernier peut être mis en place par :

• des mises en situation pour valider les acquis du commercial
• l'utilisation du GROW model pour mener des séances de coaching commercial
• des objectifs SMART pour développer sa motivation

Comment déterminer le pourcentage de commission à chaque niveau de la hiérarchie commerciale tout en contrôlant la profitabilité ?

Téléchargez ce modèle de gestion des commissions, 2 exemples de planning d'intégration de nouveaux collaborateurs, urban gaming.

L'entreprise Urban Gaming propose un bon exemple de planning d'intégration sur son site web. Ce dernier offre une vue globale des différentes étapes à suivre pour un processus d'intégration réussi et se divise en 5 périodes : la première journée, la première semaine, le premier mois, avant 3 mois et avant 6 mois.

LinkedIn Business

LinkedIn Business met à disposition des entreprises un programme d'intégration virtuelle sur 5 jours. Le but de ce planning est de booster l'implication des nouveaux collaborateurs dans l'entreprise. Le planning comporte des sessions d'entretiens individuels et des temps d'échange qui permettent aux nouveaux collaborateurs de se sentir accompagnés et utiles dès leur arrivée. Les autres activités proposées au cours de la semaine sont :

• Une session consacrée à la culture et aux valeurs de l'entreprise.
• Une réunion virtuelle de l'ensemble de l'équipe.
• Une « chasse au trésor » sur le portail des ressources en ligne de l'entreprise.
• Une formation sur la mise en conformité.
• Une session avec un représentant RH.
• Un « happy hour » virtuel.

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bo Le Bulletin officiel de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports

Le Bulletin officiel de l'éducation nationale, de la jeunesse et des sports publie des actes administratifs : décrets, arrêtés, notes de service, etc. La mise en place de mesures ministérielles et les opérations annuelles de gestion font l'objet de textes réglementaires publiés dans des BO spéciaux.

Personnels du second degré

Affectation en qualité de fonctionnaires stagiaires des lauréats des concours du second degré – rentrée scolaire de septembre 2024.

NOR : MENH2409601N

Note de service du 12-4-2024

MENJ - DGRH B2-2

Texte adressé aux recteurs et rectrices d’académie ; aux vice-recteurs de Polynésie française et de Nouvelle-Calédonie et à la vice-rectrice de Wallis-et-Futuna ; au chef de service de l’éducation nationale de Saint-Pierre-et-Miquelon

Texte abrogé : Note de service du 19-4-2023 publiée au BOENJS n° 17 du 27-4-2023

Introduction

I. principes généraux, ii. règles générales d’affectation en fonction de la situation des candidats.

II.1. Lauréats justifiant d’une expérience professionnelle d’enseignement d’au moins un an et demi au cours des trois dernières années (hors psychologues de l’éducation nationale)

II.2. Autres lauréats (dont psychologues de l’éducation nationale)

II.3. Cas particuliers

Iii. modalités d’affectation en académie, iii.1. connexion sur l’application sial, iii.2. admissibles ou admis à plusieurs concours du second degré, iii.3. pièces justificatives, iii.4. résultats des opérations d’affectation, iii.5. changement de discipline, iii.6. affectation des psychologues de l’éducation nationale stagiaires, iv. phase intra-académique, iv.1. accueil en académie des futurs stagiaires, iv.2. lauréats qualifiés, iv.3. abandon de poste, radiation, v. autres possibilités d’accomplissement du stage.

V.1.Maintien dans l’enseignement privé

V.2. Lauréats recrutés ou susceptibles de l’être en qualité d’attaché temporaire d’enseignement et de recherche ou de doctorant contractuel

V.3. Affectation dans l’enseignement supérieur dans un emploi de professeur du second degré (professeur agrégé et professeur certifié)

V.4. Détachement (réservé aux seuls titulaires d’un autre corps enseignant du second degré)

V.5. Affectation sur un poste spécifique national

VI. Modalités d’entrée en stage

Vi.1. nomination, vi.2. contrôle de la compatibilité avec des fonctions en contact habituel avec des mineurs, vi.3. classement, vi.4. affectation, vii. reports de stage (cf. annexe e), vii.1. report de stage au titre des dispositions du décret n° 94-874 du 7 octobre 1994, vii.2. autres motifs de report de stage.

VIII. Dispositif transitoire pour les lauréats de la session 2021 inscrits en M1 placés en report de stage en 2021-2022 (hors psychologues de l’éducation nationale)

Annexe A — Calendrier prévisionnel 2024 des opérations d’affectation

Annexe B — Synthèse des modalités d’affectation dans le second degré

Annexe C — Critères de classement pour une affectation dans le second degré

Annexe D — Ordre d’examen des vœux pour la procédure d’extension dans la phase interacadémique

Annexe E — Reports de stage

Annexe F — Pièces justificatives à produire

Annexe G — Pièces à transmettre à l’académie d’affectation pour la prise en charge financière

Annexe H — Recensement des stagiaires non titularisés, en renouvellement de stage ou en prolongation de stage

La présente note de service définit les règles et les procédures de nomination et d’affectation en qualité de fonctionnaires stagiaires des lauréats des concours de recrutement des professeurs agrégés (PRAG), des professeurs certifiés (PRCE), des professeurs d’éducation physique et sportive (PEPS), des professeurs de lycée professionnel (PLP), des conseillers principaux d’éducation (CPE) et des psychologues de l’éducation nationale (PsyEN).

Elle vise à expliciter aux lauréats qui seront nommés fonctionnaires stagiaires au 1er septembre 2024 les conditions dans lesquelles leur affectation en académie est déterminée.

Les dispositions de la présente note s’adressent aux lauréats de la session 2024 des concours suivants :

• agrégation externe, externe spéciale, interne ;
• certificat d’aptitude au professorat du second degré (Capes) ainsi que certificat d’aptitude au professorat de l’enseignement technique (Capet), externes, internes et troisièmes concours ;
• certificat d’aptitude au professorat d’éducation physique et sportive (Capeps), externe et interne ;
• certificat d’aptitude au professorat de lycée professionnel (CAPLP), externe, interne et troisième concours ;
• certificat d’aptitude aux fonctions de conseiller principal d’éducation, externe et interne ;
• concours externe et interne de recrutement des psychologues de l’éducation nationale.

Elles s’adressent également aux lauréats d’une session antérieure de ces concours ayant bénéficié d’un report de stage.

Les dispositions de la présente note ne s’appliquent pas aux lauréats des concours de recrutement de professeurs certifiés avec affectation locale dans les académies de Guyane et de Mayotte régis par le décret n° 2021-93 du 30 janvier 2021 et le décret n° 2021-110 du 3 février 2021 [1] .

Les lauréats de ces concours sont nommés fonctionnaires stagiaires dans l’académie de Guyane ou de Mayotte. Les fonctionnaires stagiaires qui ont été titularisés restent affectés au sein de ces mêmes académies.

L’affectation en qualité de fonctionnaire stagiaire est la première étape du parcours professionnel des personnels enseignants du second degré, d’éducation et des psychologues de l’éducation nationale. Elle comprend deux phases successives :

• la première, conduite au niveau ministériel (direction générale des ressources humaines [DGRH]), est interacadémique et consiste à désigner les intéressés dans une académie. Les règles et procédures d’affectation font l’objet de la présente note de service ;
• la seconde, intra-académique et consistant à affecter les fonctionnaires stagiaires sur un poste, est de la compétence des recteurs et vice-recteurs. Des notes de service académiques ainsi que des dispositifs d’accueil sur les sites Internet des académies détailleront, à l’attention des lauréats, les modalités d’affectation au sein des établissements.

Les lauréats des concours seront nommés stagiaires le 1er septembre 2024. Si une période d’accueil est organisée en amont de cette date, dans l’hypothèse d’un accident subi par un lauréat de concours, la responsabilité de l’État sera engagée, le cas échéant, sur le fondement d’une faute imputable à un agent public ou bien d’une faute dans l’organisation du service. Un droit à réparation sera reconnu à un lauréat de concours victime d’un tel accident, au motif qu’il peut être regardé comme un collaborateur occasionnel du service public. Les lauréats des concours ayant la qualité d’étudiant bénéficient en outre de la législation sur les accidents de travail.

Les lauréats disposent sur le site https://www.education.gouv.fr d’un accès au dispositif Sial (système d’information et d’aide aux lauréats), qui est une application dédiée à la saisie des vœux d’affectation, et qui comporte les informations suivantes :

• la présente note de service ;
• un guide les accompagnant tout au long de leur saisie ;
• deux boîtes de dialogue, l’une fonctionnelle leur permettant de poser des questions à la DGRH et l’autre technique ;
• les sites Internet des rectorats ;
• les principaux textes relatifs à la fonction publique et aux stagiaires de la fonction publique ;
• les autres sites du ministère de l’éducation nationale et de la jeunesse.

Parallèlement, afin de faciliter la démarche des futurs fonctionnaires stagiaires dans cette étape clé de leur parcours professionnel, il convient de les informer et de les conseiller à chaque étape du processus. C’est ainsi que, pour les accompagner dans la phase d’affectation dans une académie, la DGRH mettra en place du 2 mai 2024 midi heure de Paris au 3 juin 2024 midi heure de Paris un dispositif d’aide et de conseil personnalisé joignable par téléphone au 01.55.55.54.54, tous les jours ouvrables, de 9 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h 30, heure de Paris.

Parallèlement, une foire aux questions est mise à leur disposition sur le site education.gouv.fr (rubrique Sial).

La publication des résultats d’affectation par académie interviendra à partir du 28 juin 2024.

En application de la loi d’orientation et de programmation du 8 juillet 2013, les enseignants, personnels d’éducation et psychologues de l’éducation nationale, lauréats des concours, bénéficient de modalités d’accueil et d’affectation laissant toute sa place à une formation initiale dispensée au sein de l’Institut national supérieur du professorat et de l’éducation (Inspé) de l’académie, selon des modalités définies par les circulaires ministérielles n° 2018-056 du 23 avril 2018 et du 13 juillet 2022 (BOENJS n° 29 du 21 juillet 2022).

Participent obligatoirement aux opérations d’affectation des lauréats des concours du second degré et de PsyEN, les candidats de l’enseignement public de la session 2024 (agrégation, Capes, Capet, Capeps, CAPLP, CPE et PsyEN) admissibles et admis, ainsi que les candidats lauréats d’une session antérieure placés en report de stage. Les modalités seront différentes en fonction des situations.

La ministre chargée de l’éducation procède à la désignation des lauréats des concours dans les académies en fonction des capacités d’accueil définies pour l’année scolaire 2024-2025. Les recteurs et vice-recteurs prononcent ensuite leur affectation au sein des établissements scolaires des premier et second degrés de leur académie, afin qu’ils accomplissent leur année de stage en qualité de fonctionnaires stagiaires et suivent la formation qui leur sera dispensée.

La quotité de service des fonctionnaires stagiaires est déterminée en fonction du type de diplôme détenu par le lauréat :

• affectation à temps plein pour les lauréats titulaires d’un master Meef [2]  ;
• affectation à mi-temps et effectuant en parallèle une scolarité à l’Inspé académique pour les lauréats titulaires d’un master disciplinaire.

À titre dérogatoire, les lauréats peuvent choisir l’une des options suivantes sous réserve de remplir les conditions précisées par la présente note de service :

• être maintenu dans l’enseignement privé ;
• être recruté en qualité de doctorant contractuel ou d’attaché temporaire d’enseignement et de recherche (Ater) ;
• être affecté dans l’enseignement supérieur sur poste de professeur agrégé ou professeur certifié ;
• être détaché en qualité de stagiaire ;
• être affecté sur un poste spécifique national après avis de l’Inspection générale ;
• être placé en report de stage.

Les affectations prononcées après la réussite à un concours de recrutement national pour accomplir le stage en qualité de fonctionnaire stagiaire, puis la première affectation en tant que titulaire, ne constituent pas des mutations au sens des dispositions des articles L. 512-18, L. 512-19, L. 512-21 et L. 512-22 du Code général de la fonction publique. Néanmoins, elles tiennent compte, dans toute la mesure du possible, des demandes exprimées et des vœux formulés, ainsi que de la situation familiale des lauréats, dès lors que les informations correspondantes auront été saisies dans l’application Sial.

Les demandes de révision d’affectation devront être effectuées après la publication des résultats. Elles seront examinées en fonction des capacités d’accueil des académies et du motif soulevé par le lauréat.

Les situations de report de stage sont développées en point VII de la note.

Les dispositions transitoires sont traitées en fin de note (cf. point VIII).

Point de vigilance

Les renseignements fournis au moment de l’inscription sur l’application dédiée Sial revêtent une importance particulière pour l’affectation en académie.

L’attention des lauréats est ainsi appelée sur le fait que, dans le cas où ils rempliraient les conditions pour prétendre à plusieurs des situations décrites ci-après, ils devront effectuer un unique choix. Seul ce dernier sera pris en compte, et ce de façon définitive, en vue de leur affectation de stage. En aucun cas, il ne sera possible de faire valoir, postérieurement aux résultats d’affectation, une situation autre que celle qui aura été déclarée dans l’application Sial. Il est rappelé aux candidats qu’ils disposent afin d’être guidés dans leur démarche, durant la période d’ouverture de l’application Sial, de deux boîtes de dialogue et d’une cellule d’appel téléphonique accessible du 2 mai 2024 midi au 3 juin 2024 midi, heure de Paris.

II.1. Lauréats justifiant d’une expérience professionnelle d’enseignement d’au moins un an et demi au cours des trois dernières années (hors PsyEN)

Population concernée :

Lauréats des concours externes relevant de la session 2024 et titulaires d’un M2, lauréats des concours non soumis aux conditions de diplôme [3] (dont ceux du troisième concours), lauréats des concours internes relevant de la session 2024.

Concours concernés :

L’agrégation (y compris agrégation externe spéciale), le Capes, le Capet, le Capeps, le CAPLP et le concours de CPE.

Sont considérés comme ayant une expérience professionnelle les lauréats qui possèdent une expérience professionnelle d’enseignement ou dans des fonctions d’éducation, résultant de l’exercice, notamment dans leur discipline de recrutement , des fonctions dévolues aux membres du corps d’accueil pendant une durée au moins égale à un an et demi d’équivalent temps plein au cours des trois années précédant leur nomination en qualité de stagiaire.

Les critères retenus pour justifier d’une expérience professionnelle sont les suivants : justifier de services en tant qu’ex-contractuel ou vacataire 200 heures dans l’enseignement public ou privé sous contrat du second degré (les services en tant que maître auxiliaire du privé, en centre de formation d’apprentis (CFA), en établissement agricole ou du ministère des Armées sont également pris en compte) ainsi que dans des établissements français à l’étranger (uniquement pour des niveaux correspondant au secondaire). Sont en conséquence exclus les services en groupement d’établissements publics locaux d’enseignement (Greta), au Centre national d’enseignement à distance (Cned), dans l’enseignement supérieur ainsi que ceux d’assistant d’éducation (AED), y compris pour les concours de CPE.

Lors de leur connexion dans l’application Sial, ils feront connaître leur choix parmi les 2 possibilités suivantes  :

II.1.1. Choix 1 : être nommé en qualité de fonctionnaire stagiaire dans l’académie dans laquelle ils ont exercé en qualité de contractuel

Les services effectués en qualité d’ agent non titulaire de l’enseignement du second degré public sont directement issus des bases de gestion académiques : aucune pièce justificative n’est à joindre à l’exception de ceux qui sont affectés en CFA, qui devront télécharger dans l’application Sial un état des services au plus tard le 3 juin 2024 midi, heure de Paris.

Pour les lauréats qui voudront faire valoir des services effectués dans l’enseignement privé sous contrat, dans des établissements français à l’étranger, en établissement agricole ou dans un établissement du ministère des Armées , ils devront également télécharger dans l’application Sial un état des services au plus tard le 3 juin 2024 midi, heure de Paris.

De même, les lauréats ayant accompli des services mixtes, à la fois dans l’enseignement du second degré public et un CFA ou dans le privé sous contrat ou dans des établissements français à l’étranger, par exemple, devront fournir l’ensemble de leurs états des services selon les mêmes modalités au plus tard le 3 juin 2024 midi, heure de Paris.

Pour ceux ayant uniquement des services d’enseignement dans des établissements français à l’étranger, l’académie d’inscription au concours sera prise en compte en vue de l’affectation.

Les lauréats qui ne justifieront pas des conditions pour prétendre à la prise en compte de l’expérience professionnelle décrite ci-dessus ou qui ne produiraient pas les états de services exigés seront affectés en fonction de leur barème et des nécessités de service conformément au § II.2. Ils pourront émettre dans l’application Sial des vœux d’affectation, sachant que leur vœu n° 1 correspondra obligatoirement à l’académie dans laquelle ils ont exercé en tant que contractuel.

II.1.2. Choix 2 : solliciter un report de stage au titre des dispositions du décret n° 94-874 du 7 octobre 1994 modifié (cf. § VII)

Ii.2. autres lauréats (dont psyen).

Lauréats des concours externes relevant de la session 2024 en application des dispositions de la réforme des concours et titulaires d’un M2 (toute discipline), lauréats des concours non soumis aux conditions de diplôme [4] (dont ceux du troisième concours), lauréats des concours internes relevant de la session 2024 et lauréats des sessions antérieures en report de stage (à l’exception des lauréats 2021 inscrits en M1, placés en report de stage en 2021-2022 et en 2022-2023 – cf. § VIII).

L’agrégation, le Capes, le Capet, le Capeps, le CAPLP, les concours de CPE et de PsyEN.

Lors de leur connexion à l’application Sial , ils feront connaître leur choix parmi les 2 possibilités suivantes  :

II.2.1. Choix 1 : être nommé en qualité de fonctionnaire stagiaire

lls pourront émettre jusqu’à six vœux dans l’application Sial et seront classés en fonction des éléments figurant en annexe C. Ces éléments visent à prendre en compte, dans toute la mesure du possible, la situation familiale et personnelle du lauréat.

II.2.2. Choix 2 : solliciter un report de stage (cf. § VII).

Il est précisé que les lauréats du concours de PsyEN ne pourront solliciter un report de stage qu’au titre des dispositions du décret n° 94-874 du 7 octobre 1994 modifié.

Dans la mesure où ils pourront justifier de services accomplis dans des établissements scolaires du premier et du second degré de l’enseignement public de l’éducation nationale et de la jeunesse et des sports, y compris en CFA, mais à l’exception des Greta, d’une durée égale à une année scolaire au cours des deux dernières années scolaires (appréciée à la date d’obtention du concours), les intéressés pourront bénéficier d’une bonification de 200 points sur leur premier vœu correspondant à l’académie dans laquelle ils exerçaient (cf. annexe C).

Une bonification de ce type pourra également être attribuée aux lauréats des concours de psychologues de l’éducation nationale qui justifient d’une expérience professionnelle d’une année scolaire au cours des deux dernières années scolaires, dans les conditions fixées au § III.6.

S’agissant des lauréats des concours PsyEN déjà titulaires d’un autre corps de l’enseignement public de l’éducation nationale  : ils participent obligatoirement aux opérations d’affectation afin d’être nommés dans l’un des centres de formation.

II.3.1. Lauréats 2024 déjà titulaires d’un autre corps de l’enseignement public de l’éducation nationale (premier et second degrés)

Ils ne participent pas aux opérations d’affectation (à l’exception des lauréats des concours PsyEN, cf. infra) et sont maintenus et nommés stagiaires dans l’académie où ils exerçaient précédemment ou, en cas de participation au mouvement national à gestion déconcentrée, dans l’académie obtenue.

Ceux d’entre eux qui avaient obtenu un congé de formation professionnelle ou une disponibilité au titre de leur ancien corps doivent y mettre un terme afin d’accomplir leur stage.

Ceux qui se trouvent en position de congé parental peuvent demander, s’ils souhaitent rester dans cette position, que leur nomination soit reportée à la date d’expiration du congé. Ils doivent alors en faire la demande au recteur de leur académie.

Seuls les lauréats déjà titulaires d’un autre corps de l’enseignement public du second degré de l’éducation nationale en détachement au cours de l’année 2023-2024 et maintenus dans cette position administrative à la rentrée 2024 pourront être détachés en qualité de stagiaires. Au sein de l’organisme de détachement, ils devront exercer des fonctions de même nature que celles des membres du corps dans lequel ils ont vocation à être titularisés. Ils effectueront alors un stage dans les conditions du décret n° 2000-129 du 16 février 2000 [5] .

II.3.2. Lauréats de l’agrégation ayant la qualité de professeur certifié titulaire du ministère chargé de l’agriculture

Ils seront affectés, s’ils en font la demande, dans l’académie correspondant à leur affectation en établissement agricole. Sur avis favorable du recteur, ils pourront effectuer leur stage dans cet établissement. Ils saisissent dans l’application Sial, en vœu unique, l’académie correspondante et téléchargent, au plus tard le 3 juin 2024, les pièces justifiant de leur affectation en qualité de titulaire du ministère chargé de l’agriculture.

II.3.3. Lauréats du concours de psychologues de l’Éducation nationale

Ils peuvent exercer leurs fonctions soit dans la spécialité éducation, développement et apprentissage dans le premier degré, soit dans la spécialité éducation, développement et conseil en orientation scolaire et professionnelle dans le second degré. Pour ce faire, ils sont affectés en centre de formation des psychologues de l’éducation nationale pour une durée d’un an dont les modalités sont explicitées au § III.6.

Au cours de leur stage, leur formation alterne des périodes de mise en situation professionnelle, soit en école et réseau d’aides spécialisées aux élèves en difficulté pour les fonctionnaires stagiaires ayant pour spécialité éducation, développement et apprentissage, soit en centre d’information et d’orientation pour les fonctionnaires stagiaires ayant pour spécialité éducation, développement et conseil en orientation scolaire et professionnelle, et des périodes de formation au sein des Inspé organisées en coordination avec les centres de formation des psychologues de l’éducation nationale.

II.3.4. Stagiaires 2023-2024 non titularisés, en renouvellement ou en prolongation de stage

Il s’agit soit d’un renouvellement de stage, soit d’une prolongation de stage suite à congés (de maladie ou autre).

Les stagiaires qui, au terme de leur première année de stage, soit n’ont pas été évalués (prolongation), soit n’ont pas reçu d’avis favorable à leur titularisation mais sont autorisés par leur recteur à accomplir une deuxième et dernière année de stage (renouvellement), doivent obligatoirement effectuer leur stage dans le second degré.

Ils verront leur affectation obtenue dans le cadre du mouvement national à gestion déconcentrée annulée et seront maintenus dans leur académie de stage en 2024-2025. Les agents titulaires d’un autre corps de personnels enseignants du second degré public conservent l’affectation obtenue dans leur corps d’origine en cas de renouvellement de stage.

Les stagiaires en situation de prolongation de stage suite à congé , et pour lesquels les avis des évaluateurs sont favorables à la titularisation, sont évalués par le jury du lieu d’affectation durant le stage. Ils prolongent leur stage dans l’académie obtenue dans le cadre du mouvement à gestion déconcentrée 2024 et sont titularisés, à l’issue du stage, par le recteur de l’académie du lieu d’affectation obtenue.

Cette démarche est obligatoire.

En cas d’absence de saisie à temps des vœux d’affectation ou du souhait d’obtenir un report, le lauréat sera affecté en fonction des seules nécessités de service.

La saisie des vœux d’affectation s’effectue du 2 mai midi au 3 juin 2024 midi, heure de Paris , sur le site Sial accessible à l’adresse suivante : https://sial.adc.education.fr/sial/vsial et également acccessible sur la page education.gouv https://www.education.gouv.fr/cid55752/sial-systeme-d-information-et-d-aide-aux-laureats.html .

Les lauréats d’une session antérieure doivent se connecter à l’application Sial selon les mêmes modalités. Ils reçoivent à cet effet par courriel un nouvel identifiant de connexion pour l’année 2024.

Après s’être identifiés sur Sial, les candidats doivent vérifier et corriger ou compléter les données relatives à leur situation personnelle et familiale. Cette opération essentielle leur permettra de bénéficier le cas échéant des bonifications correspondant à leur situation.

En revanche, ils n’ont pas la possibilité de modifier eux-mêmes sur Sial la situation professionnelle qu’ils avaient déclarée à l’occasion de l’inscription au concours. Toutefois, s’ils constatent que cette situation professionnelle telle qu’elle apparaît dans Sial est erronée, ils pourront en demander la correction en déposant une demande accompagnée des pièces justificatives dans l’application Sial au plus tard le 3 juin 2024 midi, heure de Paris .

Quels que soient le type de concours, la situation personnelle et professionnelle et la modalité d’affectation (maintien en académie ou affectation en fonction des nécessités de service), l’attention de tous les lauréats est appelée sur les conséquences essentielles qui s’attachent à ces informations, qui serviront également lors de la phase intra-académique. C’est pourquoi il est demandé aux lauréats de bien vérifier et compléter l’ensemble des données relatives à leur situation personnelle et familiale.

Dans l’application Sial, les lauréats doivent obligatoirement valider chaque rubrique afin que leur demande soit prise en compte.

Cette opération doit être obligatoirement réitérée pour chaque concours pour lesquels les lauréats sont admissibles ou admis.

Les candidats qui y sont invités peuvent exprimer leurs vœux, au nombre de six maximum, en classant les académies souhaitées par ordre de préférence décroissante. Des vœux doivent être exprimés pour chacun des concours.

En cas d’ absence de saisie de vœux par le lauréat , l’académie d’inscription au concours sera considérée comme premier vœu du lauréat à partir duquel il sera alors affecté en fonction de son barème, sans prise en compte de sa situation personnelle, et des nécessités de service.

Les candidats devront transmettre leurs pièces justificatives pendant la période d’ouverture de l’application Sial entre le 3 mai midi et le 3 juin 2024 à midi, heure de Paris.

En outre, il est recommandé aux candidats de télécharger la fiche de synthèse récapitulant les éléments essentiels de leur demande, en fin de saisie dans l’application Sial. La fiche de synthèse devra être jointe aux éventuelles pièces justificatives à fournir et fera foi en cas de réclamation.

Les candidats admissibles ou admis à plusieurs concours d’enseignement, d’éducation du second degré public et de psychologues de l’éducation nationale sont invités à classer par ordre de préférence ces différents concours.

L’attention des candidats est appelée sur la nécessité de procéder à ce classement au regard des différentes modalités d’affectation en stage qui pourraient en découler (maintien en académie ou affectation en fonction des nécessités de service).

Pour les lauréats en report de stage et qui sont également admissibles ou admis à un concours de la session 2024, ce classement s’effectue entre le concours obtenu antérieurement pour lequel il est placé en report de stage en 2023-2024 ainsi qu’entre les concours auxquels il est admissible ou admis lors de la session 2024.

Une fois l’ensemble des admissions aux concours de la session 2024 prononcé, le choix qui aura été exprimé en première position sera définitivement et irrévocablement pris en compte, ce qui entraînera automatiquement la perte du bénéfice des autres admissions.

Procédure :

L’application Sial offre la possibilité de procéder à un classement des concours obtenus.

Les lauréats qui seraient admissibles ou admis à plusieurs concours procèdent au classement, par ordre de préférence, des concours obtenus. En cas d’absence de classement par le lauréat, l’administration effectuera ce classement. Aucune révision d’affectation ne sera alors possible.

Il est demandé aux lauréats de vérifier et de modifier, le cas échéant, les données relatives à leur situation personnelle et familiale. Ils devront également saisir des vœux afin de valider leur demande.

Les candidats gardent la possibilité de modifier ce classement jusqu’à la date de fermeture de la rubrique « S’inscrire » de Sial au plus tard le 3 juin 2024 à midi, heure de Paris. Passé cette date, aucune modification ne sera acceptée.

En cas d’absence de saisie de vœux par le lauréat, l’académie d’inscription au concours sera considérée comme unique vœu du lauréat à partir duquel il sera alors affecté en fonction de son barème et des nécessités de service. Aucune révision d’affectation ne sera alors possible.

Les pièces justificatives sont transmises selon les modalités et les délais de rigueur indiqués à l’annexe F. À défaut de transmission de ces pièces, les lauréats seront affectés en fonction des nécessités de service.

Les pièces devront être transmises sous forme dématérialisée dans l’application Sial, rubrique « Pièces justificatives ». Les envois par courrier ne seront pas pris en compte.

Les situations déclarées et devant être justifiées ne pourront pas être prises en compte en l’absence de pièces justificatives téléchargées pendant la période d’ouverture du 2 mai au 3 juin 2024 midi, heure de Paris.

Les fraudes et tentatives de fraude peuvent entraîner l’annulation de l’affectation, des sanctions disciplinaires allant jusqu’à la perte du bénéfice du concours et des sanctions pénales (articles 313-1, 313-3, 433-19 et 441-7 du Code pénal) pouvant aller jusqu’au paiement d’amendes et à des peines d’emprisonnement.

III.4.1. Publication des résultats

Selon leur concours et leur discipline, les lauréats pourront prendre connaissance de leur académie d’affectation sur le site Sial, rubrique « Affectations », du 28 juin au 8 juillet 2024. Les dates exactes des résultats d’affectation seront communiquées dans l’application Sial.

En regard de leur académie d’affectation, ils trouveront un lien vers une page spécifique du site de cette académie, sur laquelle ils pourront prendre connaissance des informations utiles quant aux démarches à accomplir en vue de leur affectation en établissement.

Mention légale : les décisions individuelles d’affectation, hors situations ouvrant droit au maintien dans une académie, décrites dans la présente note sont prises sur le fondement d’un traitement algorithmique.

III.4.2. Interdiction d’affichage des résultats d’affectation

Les lauréats qui ne souhaitent pas la publication de leur affectation sur Internet pourront demander l’interdiction d’affichage des données les concernant. Dans cette éventualité, seuls les services administratifs qui ont besoin de connaître rapidement les résultats des affectations pourront accéder à ces informations. Cette demande devra être envoyée à la DGRH au plus tard le 3 juin 2024 à midi, heure de Paris, dans l’application Sial, en fin de saisie, dans l’onglet « Pièces justificatives ».

Les intéressés recevront à leur adresse la décision d’affectation les concernant.

III.5.1. Professeurs changeant de discipline au sein de leur corps après réussite au concours

Un professeur certifié, agrégé ou professeur de lycée professionnel déjà titulaire du corps et lauréat du concours du même corps dans une autre discipline conserve la qualité d’enseignant titulaire de son corps. Il n’est pas nommé en qualité de professeur stagiaire. Un arrêté de changement de discipline est pris par le bureau de gestion des carrières des personnels enseignants du second degré (DGRH B2-3). Cette mesure prend effet au 1er septembre de l’année qui suit l’admission au concours.

L’enseignant qui change de discipline est affecté par le recteur de l’académie d’affectation au 1er septembre 2024, dans un poste correspondant à cette nouvelle discipline ou option. Ces lauréats doivent en faire la demande par courrier à la DGRH du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, au bureau DGRH B2-3, 72 rue Regnault 75243 Paris Cedex 13.

NB  : Les professeurs ayant changé de discipline après réussite à un concours dans les conditions évoquées supra peuvent toujours se prévaloir de leur admission au concours et de leur qualification disciplinaire initiale, notamment s’ils souhaitent enseigner à nouveau dans cette première discipline. Dans ce cas, ils devront solliciter de nouveau un changement de discipline auprès du bureau de gestion concerné (DGRH B2-3).

III.5.2. Cas particulier des professeurs agrégés admis au Capes ou au Capet dans une section qui n’est pas créée pour l’agrégation

Ils conservent, et uniquement dans ce cas, leur qualité de professeurs agrégés titulaires dans leur discipline. Ils feront l’objet d’un arrêté ministériel les autorisant à exercer dans la nouvelle discipline.

Les dispositions de la présente note de service sont applicables aux lauréats des concours de recrutement de personnels psychologues de l’éducation nationale sous réserve des dispositions spécifiques présentées ci-après.

En application des dispositions du décret n° 2017-120 du 1er février 2017 modifié portant dispositions statutaires relatives aux psychologues de l’éducation nationale, les candidats admis aux concours externe, interne ou réservé de PsyEN sont nommés personnels psychologues stagiaires et suivent une formation d’une année.

Deux spécialités coexistent, l’une relative à l’éducation, développement et apprentissage en vue d’une affectation dans le premier degré, et l’autre relative à l’éducation, développement et conseil en orientation scolaire et professionnelle en vue d’une affectation dans le second degré. Le stage se déroule dans la spécialité obtenue au concours.

III.6.1. Modalités d’affectation en centre de formation

Dans l’application Sial, les lauréats complètent les rubriques et expriment six vœux parmi les sept académies dans lesquelles sont implantés les centres de formation (Aix-Marseille, Bordeaux, Lille, Lyon, Nancy-Metz, Paris, Rennes).

Les lauréats précédemment contractuels pourront, s’ils justifient de services accomplis dans des centres d’information et d’orientation du second degré de l’enseignement public de l’éducation nationale ou dans une école et réseau d’aide spécialisés aux élèves en difficulté du premier degré, d’une durée égale à une année scolaire au cours des deux dernières années scolaires ( appréciée à la date de la session des concours ), bénéficier d’une bonification de 200 points sur leur premier vœu correspondant à l’académie du centre de formation dans laquelle ils exerçaient (cf. annexe C). Pour les lauréats exerçant dans une académie différente de l’un des centres de formation, cette bonification sera accordée à condition que leur premier vœu corresponde au centre de formation le plus proche géographiquement de leur académie d’exercice en qualité de contractuel.

Pour les personnels du premier degré, un état des services est à télécharger dans l’application Sial, au plus tard le 3 juin 2024 à midi, heure de Paris.

Pour les personnels du second degré, aucun document n’est à transmettre. L’information est directement issue des bases de gestion académiques.

III.6.2. Report de stage

Les lauréats des concours de recrutement de personnels psychologues de l’éducation nationale peuvent solliciter le report de leur nomination :

• pour les motifs prévus par le décret n° 94-874 du 7 octobre 1994 modifié fixant les dispositions communes applicables aux stagiaires de l’État et ses établissements publics : service national volontaire, congé de maternité ou congé parental ;
• pour l’absence de master de psychologie comportant un stage professionnel ou de l’un des autres diplômes requis pour se prévaloir du titre de psychologue en application du décret n° 90-255 du 22 mars 1990 modifié et de l’article 8 du décret n° 2017-120 du 1er février 2017 modifié portant dispositions statutaires relatives aux psychologues de l’éducation nationale.

Dès connaissance des affectations ministérielles des fonctionnaires stagiaires, les recteurs et vice-recteurs procèdent aux opérations d’affectation dans leur académie.

Dispositions s’adressant exclusivement aux services académiques

Les résultats d’affectation des futurs fonctionnaires stagiaires sont transmis aux académies par les liaisons « Affeepp » et « foncstg », entre le 28 juin et le 8 juillet 2024 selon les disciplines. Ces liaisons comportent l’ensemble des éléments qui permettront aux recteurs et vice-recteurs de procéder à la prise en charge administrative et éventuellement au classement des futurs fonctionnaires stagiaires affectés dans leur académie.

Il est demandé aux recteurs et aux vice-recteurs de créer sur leur site Internet académique une page spécifique dédiée à l’accueil des stagiaires. Elle doit notamment leur permettre d’indiquer les démarches administratives à accomplir dans le cadre de la phase intra-académique d’affectation ainsi que l’adresse à laquelle les stagiaires devront envoyer les pièces justificatives demandées.

Une note de service rectorale devra être obligatoirement édictée par les services académiques, au plus tard le 3 juin 2024 , afin de permettre aux lauréats de disposer de la meilleure information quant aux procédures d’affectation académique (et ce, en amont de la publication des résultats ministériels).

De même, afin de faciliter la prise de contact des lauréats, il est demandé de mettre à disposition sur les pages du site Internet académique dédié un calendrier des opérations (saisie des vœux, publication des résultats, etc.) et les contacts disponibles durant les périodes d’ouverture du rectorat (boîte générique, organigramme, etc.). L’adresse URL de cette page d’accueil devra être communiquée à la DGRH (Bureau DGRH B2-2 – 72 rue Regnault 75243 Paris Cedex 13) au plus tard le 3 juin 2024.

Enfin, les recteurs et vice-recteurs envisageront utilement, pendant toute cette phase intra-académique, l’activation dans leur rectorat d’un dispositif d’accueil et d’information à l’intention des futurs fonctionnaires stagiaires affectés dans leur académie.

Les lauréats qui, antérieurement au concours, ont acquis dans un autre État membre de la communauté européenne ou partie à l’accord sur l’Espace économique européen un titre ou un diplôme les qualifiant pour enseigner ou assurer des fonctions d’éducation dans l’enseignement du second degré dans un autre État membre de la communauté européenne, ou dans un autre État partie à l’accord sur l’Espace économique européen accomplissent un stage selon les dispositions du décret n° 2000-129 du 16 février 2000 modifié. Ces lauréats devront se faire connaître auprès de leur rectorat afin de bénéficier des modalités de stage prévues par ce décret. Ils devront justifier de la possession des diplômes qualifiants requis.

Conformément aux dispositions des articles R. 911-82 et R. 911-84 du Code de l’éducation, il appartient aux recteurs de radier des cadres tout stagiaire en situation de démission ou d’abandon de poste, intervenant postérieurement au 1er septembre 2024.

Selon le concours qu’ils présentent et leur situation antérieure, plusieurs possibilités autres qu’une affectation en académie dans le second degré sont ouvertes aux candidats, selon qu’ils sont par ailleurs titulaires des titres et diplômes requis :

• le maintien dans l’enseignement privé ;
• un recrutement en qualité de doctorant contractuel ou d’attaché temporaire d’enseignement et de recherche ;
• une affectation dans l’enseignement supérieur sur poste de PRAG ou PRCE ;
• un détachement (réservé aux seuls titulaires d’un autre corps du second degré) ;
• une affectation sur un poste spécifique national après avis de l’Inspection générale.

V.1. Maintien dans l’enseignement privé

Seuls les maîtres contractuels ou agréés de l’enseignement privé relevant du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, lauréats du seul concours externe de l’agrégation (hors agrégation externe spéciale), peuvent demander leur maintien dans l’enseignement privé conformément aux dispositions de l’article R. 914-23 du chapitre IV du titre premier du livre IX du Code de l’éducation créé par le décret n° 2008-1429 du 19 décembre 2008. Dans cette hypothèse, ils ne sont pas nommés professeurs agrégés stagiaires mais bénéficient, au titre de leur année de stage, d’un contrat provisoire signé par le recteur ou le vice-recteur.

Ils doivent obligatoirement détenir au moment de leur inscription au concours un contrat définitif ou provisoire ou un agrément définitif ou provisoire, dans les conditions prévues par le décret précité. Ils devront également exercer à la rentrée scolaire dans un établissement d’enseignement privé sous contrat d’association avec l’État, dans lequel ils pourront subir les épreuves sanctionnant l’année probatoire dans les classes de niveau correspondant au concours de l’agrégation.

Ils saisissent cette option dans l’application Sial et font figurer en vœu unique l’académie du lieu d’affectation prévue à la rentrée scolaire 2024.

Par ailleurs, ils joignent dans l’application Sial la lettre par laquelle ils optent pour l’enseignement privé sous contrat, une copie de leur contrat ou de leur agrément établi par la division chargée de l’enseignement privé du rectorat de l’académie dont ils relèvent, ainsi que l’attestation d’emploi dans la discipline ou option du concours établie par leur chef d’établissement au titre de l’année scolaire en cours. Cet envoi doit impérativement être effectué au plus tard le 3 juin 2024. En l’absence des pièces justificatives ou en cas d’envoi hors délai, l’enseignant est nommé dans l’enseignement public.

Cette option n’est pas offerte aux :

• lauréats du concours externe de l’agrégation inscrits également au concours interne d’accès à l’échelle de rémunération des professeurs agrégés. Ils ne peuvent pas demander leur maintien dans l’enseignement privé. Ils accompliront le stage dans l’enseignement public ;
• lauréats du concours interne ;
• lauréats du concours externe de l’agrégation exerçant en délégation rectorale dans un établissement d’enseignement privé, c’est-à-dire sans contrat, au moment de leur inscription au concours. Ces derniers accompliront le stage en situation dans l’enseignement public.

V.2. Lauréats recrutés ou susceptibles de l’être en qualité d’Ater ou de doctorant contractuel

Cette possibilité n’est pas offerte aux lauréats de l’agrégation externe spéciale.

Pour être nommé stagiaire en cette qualité, les lauréats doivent être titulaires d’un M2 ou titre ou diplôme reconnu équivalent et justifier de l’une des situations suivantes :

• être recrutés en qualité d’attaché temporaire d’enseignement et de recherche conformément aux dispositions du décret n° 88-654 du 7 mai 1988 modifié relatif au recrutement d’attachés temporaires d’enseignement et de recherche dans les établissements publics d’enseignement supérieur ;
• être recrutés en qualité de doctorant contractuel en application du Code de la recherche.

Ils saisissent cette option dans l’application Sial et formulent ensuite jusqu’à cinq vœux au cas où ils n’obtiendraient pas leur contrat d’engagement. Leur attention est appelée sur le fait qu’en cas de non-obtention du contrat de doctorant ou d’Ater, les lauréats qui en font la demande avant la rentrée scolaire pourront être nommés en académie en fonction des nécessités de service.

Parallèlement à la saisie sur Sial, tous les lauréats (sessions antérieures ou session de l’année en cours) envoient à la DGRH (bureau des affectations et des mutations des personnels du second degré – DGRH B2-2) une copie de leur contrat d’engagement au plus tard le 1er novembre 2024 . Les lauréats qui ne justifieront pas leur situation s’exposent à perdre le bénéfice du concours.

La nomination en qualité de professeur stagiaire, qui est conditionnée à l’exercice de missions d’enseignement, interviendra à la date du contrat d’Ater ou de doctorant contractuel.

Un contrat d’Ater d’une durée inférieure à douze mois n’est pas recevable dans le cadre d’une demande de nomination en qualité de professeur stagiaire.

Les professeurs stagiaires relevant de certains corps de personnels enseignants peuvent bénéficier d’un congé sans traitement, en application des dispositions du décret n° 91-259 du 7 mars 1991 modifié. Ils sont placés, sur leur demande, en congé sans traitement, par le recteur de l’académie d’affectation.

S’ils ont reçu une affectation en académie et qu’ils y ont été effectivement installés, l’obtention de leur congé sans traitement est subordonnée à l’accord du recteur de cette académie. Dans ce cadre précis, la date de début du congé sans traitement ne peut être postérieure à la date du 1er novembre de l’année en cours.

En cas d’interruption du contrat, les intéressés seront donc tenus de terminer leur année réglementaire de stage dans l’enseignement du second degré public pour pouvoir faire l’objet d’une titularisation.

NB 1 : Les lauréats qui obtiendront un contrat d’Ater à mi-temps en 2024-2025 et dont le contrat ne sera pas renouvelé en 2025-2026 devront accomplir une année complète de stage en 2025-2026 dans le second degré. La date d’effet de leur titularisation correspondra néanmoins à celle marquant la fin de la durée réglementaire de leur stage.

NB 2 : Les lauréats déjà professeurs titulaires du second degré qui obtiennent un contrat de doctorant contractuel ou d’Ater seront également nommés dans leur nouveau corps et placés en congé sans traitement conformément aux dispositions du décret n° 91-259 du 7 mars 1991 modifié cité ci-dessus.

V.3. Affectation dans l’enseignement supérieur dans un emploi de professeur du second degré (PRAG et PRCE)

Peuvent prétendre à effectuer leur stage dans l’enseignement supérieur sur un emploi de professeur du second degré dans les conditions prévues par la note de service du 3 juillet 2023 relative à l’affectation dans l’enseignement supérieur, publiée au BOENJS et au BOESR n° 30 du 27 juillet 2023 :

• les titulaires d’un corps de l’enseignement du second degré, déjà affectés dans un établissement d’enseignement supérieur ou recrutés au 1er septembre 2024 ;
• les élèves d’une école normale supérieure (ENS).

Les titulaires d’un corps de l’enseignement du second degré envoient à la DGRH (bureau des affectations et des mutations des personnels du second degré – DGRH B2-2) leur demande d’accomplissement du stage dans l’établissement d’enseignement supérieur où ils sont affectés ou recrutés au 1er septembre 2024 accompagnée de l’avis favorable de l’établissement d’enseignement supérieur.

Les élèves d’une ENS saisissent des vœux d’affectation dans l’application Sial dans les conditions définies au § II pour le cas où ils n’obtiendraient pas d’affectation dans l’enseignement supérieur et envoient parallèlement, à la DGRH (bureau des affectations et des mutations des personnels du second degré – DGRH B2-2) par le biais de l’application Sial, en fin de saisie, dans l’onglet « Synthèse », au plus tard le 3 juin 2024, une lettre indiquant qu’ils ont sollicité un poste dans l’enseignement supérieur. Après confirmation par l’établissement d’enseignement supérieur de leur recrutement, ils seront nommés professeurs stagiaires et effectueront leur stage dans l’enseignement supérieur.

S’ils ne sont pas retenus dans l’enseignement supérieur, les élèves d’une ENS seront affectés sur l’un des vœux exprimés en fonction de leur barème et des nécessités de service.

Il est précisé que :

• la nomination en qualité de professeur stagiaire interviendra à la date de l’installation effective du lauréat dans son établissement. Celui-ci ne peut prétendre à sa prise en charge financière à compter du 1er septembre que si l’emploi qu’il doit occuper est effectivement vacant à cette même date ;
• pour les élèves d’une ENS, la titularisation à l’issue de l’année réglementaire de stage ne confère aucun droit à être maintenu à titre définitif à la rentrée scolaire 2024 dans le poste occupé en qualité de stagiaire.

Les lauréats admis lors de la même session à un concours de recrutement de maîtres de conférences devront nécessairement opter pour l’un ou l’autre des concours.

Seuls les lauréats déjà titulaires d’un corps de personnels enseignants du second degré de l’éducation nationale, en détachement au cours de l’année 2023-2024, maintenus dans cette position administrative au 1er septembre 2024 et exerçant des fonctions d’enseignement dans un établissement d’enseignement ou de formation ne relevant pas du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse ou du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche mais d’un autre ministère ou de l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger(AEFE) (établissement en gestion directe ou conventionné par l’agence), pourront effectuer leur stage dans cet établissement à la condition d’exercer des fonctions de même nature que celles des membres du corps dans lequel ils ont vocation à être titularisés.

Ils effectuent alors un stage dans les conditions du décret n° 2000-129 du 16 février 2000 modifié.

La demande de détachement ne sera examinée que sous réserve de l’accord du ministère d’accueil ou de l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger , qui assurera la rémunération pendant le stage et devra faciliter le déroulement des procédures d’évaluation et de titularisation. L’attention des lauréats est donc attirée sur la nécessité de prendre, dès les résultats d’admissibilité, l’attache des services de leur ministère d’accueil (ou de l’AEFE) pour obtenir, dans les délais requis et en tout état de cause avant le 1er septembre, l’accord nécessaire.

Les lauréats, déjà titulaires d’un corps de personnels enseignants du second degré de l’éducation nationale, en détachement, mais dont l’organisme d’accueil refuserait leur maintien en détachement dans le nouveau corps, devront demander leur réintégration afin d’accomplir leur stage en académie.

V.5. Affectation sur un poste spécifique national (SPEN)

Cette disposition concerne les lauréats qui auront fait l’objet, sur avis de l’Inspection générale de leur discipline de recrutement et après accord ministériel, d’une proposition d’affectation sur un poste spécifique national vacant dans un établissement public de l’enseignement du second degré pendant la totalité de l’année scolaire 2024-2025.

Les candidats à une affectation sur poste spécifique doivent :

• formuler des vœux académiques dans l’application Sial selon la procédure classique décrite au § I ;
• télécharger dans l’application Sial, en fin de saisie, dans l’onglet « Pièces justificatives », une lettre de motivation précisant qu’ils sont candidats pour effectuer leur stage sur un poste spécifique national dans les conditions proposées par l’Inspection générale au plus tard le 3 juin 2024 ;
• pour le cas où les candidats ne seraient pas retenus sur un poste SPEN, leur affectation s’effectuera selon la procédure classique décrite au § I en tenant compte des vœux académiques exprimés.

Les candidatures sur un poste SPEN seront transmises à l’Inspection générale par le bureau DGRH B2.

Après confirmation de leur affectation par l’Inspection générale, ils seront nommés en qualité de professeurs stagiaires et assureront un service qui devra être compatible avec l’accomplissement d’un parcours de formation adapté. Ces affectations sont prononcées hors barème.

Il est précisé qu’une affectation en qualité de fonctionnaire stagiaire sur un tel poste ne confère aucun droit à être maintenu sur ledit poste à titre définitif à la rentrée scolaire 2025. En revanche, les stagiaires concernés pourront participer au mouvement sur postes spécifiques organisé l’année suivante.

Il est précisé qu’aucune affectation de stagiaire en classe préparatoire aux grandes écoles (CPGE) relevant de l’enseignement privé ne sera prononcée.

Les lauréats qui ont obtenu une affectation dans le second degré public ou l’enseignement supérieur font l’objet d’une nomination en qualité de fonctionnaires stagiaires dans les conditions prévues par le statut particulier de chaque corps et du décret n° 94-874 du 7 octobre 1994 modifié fixant les dispositions communes applicables aux stagiaires de l’État et de ses établissements publics. Cette nomination intervient au 1er septembre 2024, sauf pour les lauréats qui inscrits au titre de l’année 2023-2024, dans une deuxième année de master, n’auront pas obtenu leur diplôme avant le 1er septembre 2024 et pourront être nommés stagiaires au 1er novembre 2024, dès lors qu’ils obtiendront leur master lors des sessions de rattrapage.

Par ailleurs, à la demande du candidat et sous réserve de la transmission de pièces justificatives à la DGRH par le biais de l’application Sial, en fin de saisie, dans la rubrique « Pièces justificatives » ou au rectorat d’affectation, la nomination en qualité de stagiaire peut également être différée au 1er novembre dans les cas suivants :

• raisons familiales graves ;
• préavis de l’emploi précédent.

Conformément aux dispositions législatives en vigueur (article L. 321-1 du Code général de la fonction publique), « nul ne peut être fonctionnaire (…) si, le cas échéant, les mentions portées au bulletin n° 2 de son casier judiciaire sont incompatibles avec l’exercice des fonctions » d’enseignement, d’éducation et de psychologue de l’éducation nationale.

Les lauréats de concours sont contrôlés préalablement à leur recrutement. Leur nomination est subordonnée aux vérifications du bulletin n° 2 du casier judiciaire. La vérification des bulletins n° 2 se fait automatiquement et informatiquement par l’envoi des fichiers de lauréats aux services de la justice de Nantes à l’issue des concours.

Tous les lauréats des concours de recrutement des enseignants, de CPE et de PsyEN nommés en qualité de stagiaires sont classés à la date de leur nomination selon les dispositions prévues par le décret n° 51-1423 du 5 décembre 1951 modifié et le décret n° 2010-1006 du 26 août 2010 portant diverses dispositions statutaires applicables à certains personnels enseignants et d’éducation relevant du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse. Il n’est pas procédé à un nouveau classement à l’occasion de la titularisation.

Les stagiaires sont affectés pour la seule durée réglementaire du stage ou de leur scolarité.

À l’exception des lauréats déjà titulaires d’un corps du second degré, l’affectation détenue durant le stage ne préjuge en rien de l’affectation définitive que les stagiaires recevront après leur titularisation, dans le cadre des opérations du mouvement national à gestion déconcentrée auxquelles ils devront obligatoirement participer.

Les candidats peuvent solliciter le report de leur nomination en qualité de stagiaires en fonction :

• de leur situation au regard du décret n° 94-874 du 7 octobre 1994 fixant les dispositions communes aux stagiaires de l’État et de ses établissements publics (cf. § VII.1) ;
• du corps et du concours au titre duquel ils candidatent (cf. § VII.2).

Ils saisissent cette option sur l’application Sial dédiée à la saisie des vœux.

VII.1.1. Report pour effectuer le service national en tant que volontaire (article 3 du décret n° 94-874 du 7 octobre 1994)

Les lauréats, volontaires dans les armées ou volontaires civils, dont la date d’incorporation ne leur permettrait pas d’être nommés et installés en qualité de stagiaire le 1er septembre de l’année en cours et de suivre la totalité de leur formation pendant l’année scolaire, doivent solliciter un report pour ce motif.

Il est recommandé aux volontaires de prendre toutes les dispositions auprès des autorités militaires ou civiles pour être incorporés au plus tard le 1er septembre et de veiller à ce que la date de leur incorporation corresponde à l’année scolaire pour leur permettre d’être nommés et affectés à la rentrée scolaire suivant leur libération.

Il est précisé que les services d’enseignement qui pourraient être accomplis durant la période du service national volontaire ne peuvent en aucun cas être pris en compte comme période de stage en vue de la titularisation.

La durée du report de stage est d’une année scolaire, renouvelable une fois si l’intéressé effectue un service volontaire d’une durée supérieure à un an.

VII.1.2. Report pour congé de maternité (article 4 du décret n° 94-874 du 7 octobre 1994)

Les lauréates en état de grossesse peuvent demander à être nommées stagiaires dès le 1er septembre. Dans ce cas, elles devront impérativement prendre leurs fonctions à l’issue de leur congé de maternité, sauf si elles sollicitent, auprès de leur rectorat d’affectation, un des congés prévus par les dispositions du décret n° 94-874 du 7 octobre 1994 précité.

De même, les lauréates qui se trouvent en état de grossesse au 1er septembre peuvent solliciter un report de stage au titre de ce motif, sans que ce report puisse excéder un an. Elles saisissent l’option dans l’application Sial à l’exception de celles qui sont déjà titulaires du second degré et qui en feront la demande à la DGRH (bureau des affectations et des mutations des personnels du second degré – DGRH B2-2 – 72 rue Regnault 75243 Paris Cedex 13) en précisant bien leur concours et leur discipline.

VII.1.3. Report pour congé parental (article 21 du décret n° 94-874 du 7 octobre 1994)

Les lauréats saisissent cette option dans l’application Sial à l’exception des lauréats déjà fonctionnaires titulaires qui se trouvent en position de congé parental et qui peuvent demander à rester dans cette position. Ils en font la demande à leur rectorat.

VII.1.4. Report pour conditions de diplôme (pour les PsyEN uniquement)

Les lauréats des concours PsyEN qui ne pourront justifier de la détention d’un master de psychologie comportant un stage professionnel ou de l’un des autres diplômes requis pour se prévaloir du titre de psychologue en application du décret n° 90-255 du 22 mars 1990 modifié seront placés, pour une seule année, en report de stage.

Un report de stage pour un motif non prévu par le décret n° 94-874 du 7 octobre 1994 modifié pourra être octroyé par la DGRH dans les cas suivants :

• pour effectuer des études doctorales ;
• pour préparer l’agrégation ;
• pour terminer la scolarité à l’école normale supérieure ;
• pour effectuer un séjour à l’étranger.

Cette possibilité n’est pas ouverte :

• aux lauréats fonctionnaires titulaires à la date du 1er septembre 2024 et détachés de leur corps d’origine durant l’année scolaire 2024-2025 ;
• aux lauréats des concours de recrutement de psychologue de l’éducation nationale (PsyEN) ;
• aux lauréats des concours de la session 2024 (agrégation, Capes, Capet, Capeps, CAPLP et CPE) justifiant d’une expérience professionnelle d’un an et demi au cours des trois dernières années tel que définie au II.2. Il ne sera pas accordé de report de stage pour des raisons de santé ou de convenances personnelles.

Tout rejet d’une demande de report de stage entraîne obligatoirement l’affectation de l’intéressé en qualité de fonctionnaire stagiaire à compter du 1er septembre 2024. En conséquence, les lauréats qui ne rejoindront pas leur affectation perdront le bénéfice du concours dans le cadre d’une procédure pour abandon de poste.

VII.2.1. Pour effectuer des études doctorales

Les lauréats des seuls concours de l’agrégation externe, à l’exception de ceux du concours de l’agrégation externe spéciale, peuvent demander le report de leur nomination pour effectuer des études doctorales dans un établissement public français d’enseignement ou dans un organisme public français de recherche. La durée de ce report est d’un an renouvelable deux fois.

VII.2.2. Pour préparer l’agrégation

Seuls les lauréats des concours externes du Capes, du Capet, du Capeps et du CAPLP de la session en cours peuvent solliciter un report pour préparer l’agrégation. La durée de ce report est d’un an non renouvelable.

Ils saisissent cette option dans l’application Sial et formulent ensuite jusqu’à cinq vœux au cas où ils n’obtiendraient pas la formation sollicitée. Leur attention est appelée sur le fait qu’en cas de non-obtention de la formation pour préparer l’agrégation, les lauréats qui en font la demande avant la rentrée scolaire pourront être nommés en académie en fonction des nécessités de service.

VII.2.3. Pour terminer la scolarité à l’école normale supérieure

Les élèves d’une ENS, lauréats des concours externes de l’agrégation, à l’exception de ceux du concours externe spéciale, du Capes ou du Capet (pour ces deux concours, le lauréat doit être également titulaire d’un M2 ou d’un titre ou diplôme reconnu équivalent) qui n’ont pas terminé leur cycle d’études, peuvent solliciter un report de stage pour terminer leur scolarité. La durée de ce report est d’un an renouvelable jusqu’à la fin du contrat avec l’ENS. Il peut être suivi d’un report pour études doctorales.

VII.2.4. Pour effectuer un séjour à l’étranger

Cette possibilité est offerte aux lauréats des concours externes, titulaires d’un M2 ou d’un titre ou diplôme reconnu équivalent, qui souhaitent effectuer un séjour à l’étranger dans le cadre d’un programme d’échange universitaire. Ils saisissent l’option dans l’application Sial et formulent obligatoirement des vœux au cas où le report serait refusé. La durée de ce report est d’un an, non renouvelable et non cumulable avec un autre report. Ce report n’est autorisé que l’année de réussite aux concours.

VII.2.5. Obligation du lauréat en report de stage

Les lauréats en report de stage au titre de l’année scolaire 2024-2025 devront obligatoirement effectuer une nouvelle saisie de vœux dans l’application Sial au printemps 2025, dans les conditions et aux dates fixées par la note de service « Affectation en qualité de fonctionnaire stagiaire des lauréats des concours du second degré » qui paraîtra en avril 2025.

VIII. Dispositif transitoire pour les lauréats de la session 2021 inscrits en M1 placés en report de stage en 2021-2022 (hors PsyEN)

Lauréats des concours externes relevant de la session 2021 (Capes, Capet, CAPLP, Capeps et CPE) inscrits en M1 en 2020-2021, placés en report de stage en 2021-2022 pour absence d’inscription en M2.

Lors de leur connexion sur Sial, ils feront le choix unique suivant  : être nommé en qualité de fonctionnaires stagiaires dans l’académie où se situe l’université dans laquelle ils sont actuellement inscrits en M1 sous réserve de la production de la pièce justificative idoine.

Cette pièce devra obligatoirement être déposée par le lauréat en format dématérialisé sur l’application Sial durant la période de saisie des vœux, soit du 2 mai midi au 3 juin 2024 midi, heure de Paris. Il est précisé que, dans le cas où le candidat serait admissible à plusieurs concours, la pièce justificative d’inscription en M1 n’aura à être déposée qu’une seule fois, et sera prise en compte, si nécessaire, pour l’ensemble des concours auxquels le candidat est admissible et pour lesquels il formule des vœux.

S’agissant des lauréats 2021 inscrits en M1 dans une université francilienne, placés en report de stage en 2021-2022  : ils seront affectés dans l’une des trois académies d’Île de France (Paris, Créteil et Versailles). Pour cela, ils classeront par ordre de préférence ces trois académies et bénéficieront d’un barème spécifique (cf. annexe C).

L’académie de stage est déterminée au vu de l’attestation d’inscription en M1 en 2020-2021, y compris dans le cas où le M1 a été suivi à distance. En d’autres termes, un lauréat inscrit en M1 dans une académie sera affecté en qualité de stagiaire dans cette même académie, y compris s’il ne résidait pas dans ladite académie l’année du concours et/ou s’il était inscrit aux concours dans une autre académie.

L’attestation d’inscription en M1 déposée dans l’application Sial doit être lisible et faire apparaître distinctement l’université au sein de laquelle le M1 a été suivi.

À défaut de production de cette pièce justificative et/ou de sa validité, la qualité de stagiaire M1 ne pourra pas être reconnue et ces lauréats seront alors affectés dans une académie en fonction de leur barème et des nécessités de service conformément au § II.3. Ils pourront néanmoins émettre dans l’application Sial des vœux d’affectation, sachant que leur vœu n° 1 correspondra obligatoirement à l’académie dans laquelle ils sont inscrits au concours. Pour les lauréats inscrits dans une université francilienne, les trois premiers vœux correspondront automatiquement aux académies d’Île-de-France selon le choix qu’ils auront émis.

Seule la pièce justificative dématérialisée et au format PDF (500 Ko maximum) est prise en compte sur l’application Sial. Aucun envoi papier ne sera accepté.

Pour la ministre de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, et par délégation, Le directeur général des ressources humaines, Boris Melmoux-Eude

[1] Décret n° 2021-93 du 30 janvier 2021 relatif à l’ouverture de concours de recrutement de professeurs certifiés à affectation locale en Guyane et décret n° 2021-110 du 3 février 2021 fixant des modalités temporaires de recrutement des professeurs certifiés affectés à Mayotte.

[2] Meef : métiers de l’enseignement, de l’éducation et de la formation.

[3] Sont dispensés des conditions de diplôme (cf. conditions d’admission aux concours) : les pères ou mères d’au moins trois enfants ; les sportifs de haut niveau ; les lauréats des troisièmes concours ; les lauréats du Capet ou CAPLP externe, du Capet ou CAPLP interne ayant ou ayant eu la qualité de cadre dans le secteur privé au sens de la convention collective de travail dont ils relèvent ou relevaient.

[4] Sont dispensés des conditions de diplôme (cf. conditions d’admission aux concours) : les pères ou mères d’au moins trois enfants ; les sportifs de haut niveau ; les lauréats des troisièmes concours ; les lauréats du Capet ou CAPLP externe, du Capet ayant ou ayant eu la qualité de cadre dans le secteur privé au sens de la convention collective de travail dont ils relèvent ou relevaient.

[5] Décret n° 2000-129 du 16 février 2000 modifié fixant les conditions dans lesquelles peuvent être titularisés les professeurs de l’enseignement du second degré stagiaires et les conseillers principaux d’éducation stagiaires justifiant d’un titre ou diplôme les qualifiant pour enseigner ou pour assurer des fonctions d’éducation dans un État membre de la communauté européenne ou dans un autre État partie à l’accord sur l’Espace économique européen.

Coordonnées :

Le dépôt et l’envoi de l’ensemble des documents s’effectueront de façon dématérialisée par le biais de l’application Sial. Les modalités décrites dans la note sont récapitulées dans l’annexe F. Aucune pièce justificative envoyée par courrier ne pourra être prise en compte.

Seuls les contrats de doctorant contractuel et d’Ater doivent être envoyés par courrier avant le 1er novembre 2024 à l’adresse suivante :

Bureau des affectations et des mutations des personnels du second degré (DGRH B2-2)

72 rue Regnault

75243 Paris Cedex 13

• Mentionner : « gestion des stagiaires » et préciser la discipline ;
• Joindre : une copie de la fiche de synthèse de saisie des vœux téléchargée dans l’application Sial.

Renseignements téléphoniques :

Du 2 mai au 3 juin 2024, heure de Paris.

Annexe D — Ordre d’examen des voeux pour la procédure d’extension dans la phase interacadémique